Служебная записка на замещение на время отпуска: образец

Темы: КадрыОрганизация бизнесаОтпуск

служебная записка на замещение на время отпускаПри временном отсутствии работника, его обязанности должен выполнять кто-то другой. Чтобы каждый раз не терять время на поиск подходящего сотрудника, взаимозамену работников близких специализаций можно оформить в должностной инструкции. Тогда начальник будет точно знать, кто выполняет работу отсутствующего сотрудника. Однако все нюансы не всегда удается предусмотреть. Поэтому можно оформить замещение, например, на время отпуска. Для начала потребуется служебная записка, на основании которой и будет произведено замещение.

Служебная записка о замещении на время отпуска

Временное замещение отсутствующего работника подразумевает, что другой сотрудник выполняет его работу. Руководитель подбирает работника с наиболее подходящей специальностью или квалификацией.

Замещение может быть выражено в:

Первые два варианта подразумевают, что сотрудник, который замещает ушедшего в отпуск коллегу, выполняет и свои обязанности, и работу отпускника. В случае совмещения все поручения руководства исполняются в строго отведенное рабочее время. Причем и по основной и по замещаемой должности.

При оформлении совместительства, работник в основное время делает свою работу, а вне рабочего времени (утром, вечером или в выходные) справляется с дополнительным объемом работы.

Если подходящего сотрудника не нашлось, то можно временно нанять нового работника. Причем трудовой договор оформляется не только на время отсутствия основного сотрудника.

Кроме того, при большом объеме работы можно временно перевести какого-либо сотрудника на место отпускника. При этих вариантах замещения выполняются обязанности только по той должности, которую временно закрывают наймом или переводом.

Замещение подразумевает изменение в оплате труда замещающего работника.

В основном это какая-либо доплата за возросший объем работы. А в случае перевода может быть и доплата до среднего заработка. Если на временной должности отпускника зарплата меньше, чем на основном месте работы замещающего сотрудника.

Замещение на время отпуска руководителя

служебная записка о замещении на время отпускаОсобые сложности возникают с поиском замещающего работника на время отсутствия кого-либо из руководителей.

В больших компаниях, у каждого начальника есть, как минимум, один заместитель. Именно такому работнику вменяется в обязанности замещение, ушедшего в отпуск руководителя.

Если зама нет, то приходится искать наиболее подходящего по квалификационным требованиям сотрудника. В основном выбирают одного из наиболее опытных работников того же подразделения, которым руководит, отдыхающий в отпуске менеджер.

Некоторые профессии подразумевают дополнительные квалификационные требования при выполнении обязанностей руководителя.

Например, главному бухгалтеру, по профстандарту, присваивается определенная категория. Это сказывается на том, какой объем работы он может выполнять в силу своей квалификации.

Поэтому и заменить главбуха может не каждый работник бухгалтерии. Нужно искать наиболее квалифицированного подчиненного.

Кроме того, у руководителей есть право подписи различных документов от имени организации-работодателя. Поэтому нужно дополнительно оформить доверенности и образцы подписей для замещающих работников.

Оформление служебной записки на замещение на время отпуска

Любое временное замещение (кроме оговоренного должностной инструкцией) требует документарного оформления. И первым документом, который понадобится, будет служебная записка на замещение от непосредственного начальника, замещаемого на время отпуска сотрудника.

В ней указывают все нюансы замещения:

  • основание для изменений (причину временного отсутствия);
  • данные замещаемого работника;
  • кандидатуру замещающего сотрудника;
  • способ замещения;
  • доплату;
  • допуски и доверенности (при необходимости);
  • другие важные детали замещения.

Кроме того, в служебной записке нужно получить согласие замещающего работника с увеличением объема обязанностей или переводом на другую должность.

Служебную записку на замещение на время отпуска с доплатой можно составить следующим образом:

Директору ООО «Сильверпром»

Макарченко В. Г.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

О временном замещении отсутствующего работника и доплате за замещение

В связи с временным отсутствием ведущего специалиста Авасунова П. С. (трудовой отпуск с 10.08.2021 по 03.09.2021), предлагаю возложить его обязанности на главного специалиста Пешеходную А. Ю. Замещение будет происходить в форме совместительства (не более 2 часов по окончании рабочего дня).

За совместительство двух должностей предлагаю установить Пешеходной А. Ю. доплату в размере среднечасового заработка по должности ведущего специалиста за каждый час работы.

06.08.2021

Начальник отдела коммуникаций

Пригоршнева С. Т.

С возложением дополнительных обязанностей и оформлением совместительства согласна Пешеходная А. Ю.

Согласовано: начальник отдела кадров Астанкин В. С.

Заключение

служебная записка на замещение на время отпуска с доплатойПри необходимости временного замещения отсутствующего работника нужно правильно оформить возложение дополнительных обязанностей на замещающего сотрудника. Одним из важных документов в этой процедуре является служебная записка о замещении. Ее оформляют в произвольной форме, согласно правилам внутрифирменного документооборота. На этом же документе указывают и письменное согласие работника, который будет временно выполнять обязанности отсутствующего сотрудника.

В служебной записке также указывают все нюансы замещения и размер доплаты за дополнительный объем работы или возмещение разницы в зарплате при временном переводе на должность отсутствующего работника. Оформляет этот документ непосредственный начальник ушедшего в отпуск сотрудника. А в случае с замещением должности руководителя, служебную записку можно составить от имени начальника кадрового подразделения.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (35 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>