Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей

Трудовая деятельность работников нередко сопряжена с нарушениями со стороны их коллег или непосредственных подчиненных. Однако не всегда компетенция субъекта позволяет ему правомерно привлечь нарушителя к ответственности. С этой целью сотрудник должен составить специализированный документ, который донесет до уполномоченного по данному вопросу управленца нужную информацию, − служебную записку о невыполнении сотрудником служебных обязанностей.

Назначение и виды служебной записки о невыполнении служебных обязанностей

Служебная записка является средством внутренней коммуникации компании. В зависимости от вида записки определяется маршрут ее движения (горизонтальный или вертикальный). Записку можно адресовать как одному конкретному человеку, так и группе коллег, а также целому отделу. Зачастую компании имеют в своих кадровых подразделениях образцы служебных записок, соответствующих разным поводам. Однако нередко сотрудники также оформляют данную бумагу в свободной форме. Впрочем, в обоих случаях составитель должен включить в документ все необходимые реквизиты.

Так, основной целью составления записки является информирование адресата о каком-либо факте в ходе трудового процесса (положительном или, что чаще всего, отрицательном).

Основная классификация данных бумаг осуществляется также на основании типа адресата. Подразумевается либо управленец компании, где работает служащий, либо представитель другого предприятия. Следовательно, служебные записки делятся на следующие виды:

  1. Внутренняя документация. Данный вид является самым распространенным вариантом рассматриваемой бумаги. Внутренняя записка подразумевает информирование вышестоящего управленца о нарушениях, допущенных непосредственным подчиненным или коллегой составителя. Такая документация в большинстве случаев оформляется на обычном листе А4, однако также допускается использование фирменного бланка, если подобное принято в практической жизни конкретной компании. Юридическую силу документ получает в момент его визирования всеми свидетелями нарушения, а также в дальнейшем – при регистрации у кадровика или секретаря директора.
  2. Внешняя записка. Данный документ должен составляться исключительно на фирменном бланке предприятия, так как подразумевается его дальнейшая передача в другую компанию. Выписывается записка обычно на имя управленца фирмы или представителя обособленного подразделения. Также подобный вид служебной записки актуален для предоставления ее в контролирующую инстанцию с целью уведомления государственного органа о неправомерном поведении управленца.

Данные бумаги не различаются по форме. Основным отличием является адресат и инстанция, куда направляется документ. Оба вида предполагают детальное описание происшествия и обеспечение документу достаточной аргументации.

Основания для составления служебной записки о невыполнении служебных обязанностей

Основанием для оформления служебной записки о невыполнении каким-либо трудоустроенным субъектом своих должностных обязанностей является зафиксированное нарушение трудовой дисциплины и/или договоренностей, прописанных в контракте с лицом.

Так, к подобным проступкам относятся:

  1. Опоздание на работу. Зачастую непосредственные управленцы применяют устное предупреждение, если сотрудник за длительный период опаздывает на работу в первый раз. Однако в условиях, когда подобные задержки становятся регулярными, начальники вольны составить записку о нарушении вышестоящему управленцу. Впрочем, также важно учитывать, что у работника может быть уважительная причина, которая минимизирует суровость наказания.
  2. Прогул. Важно подчеркнуть, что прогулом признается отсутствие субъекта на рабочем месте более четырех часов подряд за одну рабочую смену. В случае, когда лицо опаздывало на 10 минут на протяжении полугода, что в сумме дает более 4-х часов, это, тем не менее, прогулом не считается. В подобных обстоятельствах коллега или начальник прогульщика должен уведомить управленца компании о нарушении, обозначив, сколько конкретно времени отсутствовал субъект. Также необходимо приложить объяснительную записку от нарушителя, если подобная имеется, либо акт об отказе от дачи разъяснений.
  3. Нарушение   (Правил внутреннего трудового распорядка) или установленных правил дисциплины. Например, к подобным явлениям относится появление работника на территории компании в состоянии опьянения химическими веществами (что не связано с пагубными влияниями его рабочей деятельности), нарушение правил безопасности труда, вследствие чего произошел несчастный случай, порча или хищение имущества нанимателя, распространение коммерческой или государственной тайн, а также иные нарушения, предусмотренные трудовым законодательством или индивидуальным соглашением.

При фиксации любого из приведенных нарушений субъект может оформить служебную записку, при этом бумага оформляется по одному алгоритму, в стандартном принятом порядке.

Порядок оформления служебной записки о невыполнении должностных обязанностей

Порядок оформления дисциплинарных нарушений в каждой компании может быть разным ввиду наличия индивидуальных особенностей локальных нормативов. Однако в общем виде инструкция по оформлению факта нарушения правил выглядит следующим образом:

  1. В первую очередь необходимо документировать факт нарушения правил. Подразумевается, что у заявителя должно быть доказательство, заверенное свидетелями или ответственным лицом подтверждение его словам. Например, табель учета, где видно опоздание, или акт, составленный со слов очевидцев и т.д.
  2. Затем субъект должен непосредственно составить записку.
  3. Далее бумага должна быть визирована ответственным субъектом. Зачастую подобным лицом выступает непосредственный начальник заявителя, либо секретарь управленца, через которого документ передается директору.
  4. После этого записка попадает к управленцу на рассмотрение.
  5. По факту вынесенного директором решения, он должен опубликовать соответствующее распоряжение, которое станет основанием для привлечения нарушителя к ответственности.

Образец служебной записки о невыполнении должностных обязанностей

Так как законодательство не регламентирует форму рассматриваемого документа, то компании зачастую соблюдают такой порядок формирования бумаги:

  • в первую очередь составляется шапка бумаги, где прописываются общие сведения об адресате (подразумевается наименование компании, название подразделения, где трудится субъект, его должность, а также ФИО). В условиях, когда записка составляется на фирменном бланке, сотрудник вправе обозначить только ФИО и должность управленца;
  • затем по центру листа необходимо прописать наименование бумаги – «Служебная записка», после чего нужно проставить номер;
  • после этого следует основной текст. В нем требуется максимально полно и лаконично высказаться относительно происшествия. Его следует описать как можно детальнее, а также постановить факт неисполнения конкретным лицом своих должностных обязанностей;
  • далее уместно привести несколько законодательных аргументов, подтверждающих правонарушение. Подразумевается указание статьи, которую нарушил субъект. Для оформления доказательной базы нарушения также уместно использовать положения локальных нормативов;
  • в случае, когда нарушения сотрудника повлекли за собой неблагоприятные последствия для компании, составитель также должен описать фактический урон, причиненный нанимателю;
  • затем субъект должен изложить в рекомендательной форме свое видение ситуации. Например, лицо вправе порекомендовать нанимателю применить к нарушителю конкретный вид взыскания (замечание или выговор). При этом просить управленца уволить коллегу некорректно со стороны заявителя;
  • в завершении, каждый, кто принимал участие в составлении текста, должен визировать служебную записку. Подразумевается не только проставление подписи, но и ее расшифровка, куда входит ФИО и должность, которую субъект занимает в текущий момент.
Деловой этикет исключает право сотрудника субъективно и грубо выражаться относительно нарушения. Задача записки – предоставить фактическую информацию управленцу без литературного и/или эмоционального окраса.

На практике служебная записка о невыполнении работником своих обязанностей выглядит так:

Кадровое подразделение Генеральному директору
ООО «Владимирский централ»
Юрину Петру Владимировичу

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
от 14.02.2019 № 1/к

 

О невыполнении должностных обязанностей

 

Довожу до Вашего сведения, что кадровый служащий Федорова Лилия Николаевна не выполнила квартальный отчет в срок, просрочив сдачу на 9 дней, что повлекло за собой письменную претензию со стороны контролирующей инстанции.

 

В связи с данным нарушением предлагаю объявить Федоровой Л.Н. выговор.

                                                               

Начальник кадрового подразделения Палеева Палеева Л.Е.

Таким образом, служебная записка о невыполнении работником его прямых обязанностей является удобным инструментом для поддержания дисциплины внутри предприятия. Образец данного документа уместно искать в кадровом подразделении.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (32 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>