Служебная записка о списании материальных ценностей
Оглавление:
1. Списание материальных ценностей: понятие и причины
2. Особенности списания ценностей
3. Служебная записка на списание материальных ценностей –образец
Списание материальных ценностей: понятие и причины
Любая вещь имеет свой эксплуатационный срок и рано или поздно окончательно приходит в негодность. Типичным примером такого процесса внутри предприятия является спецодежда, заказываемая для определённой категории рабочих и активно эксплуатируемая.
Кроме этого, компания может столкнуться с приведением в негодность или моральным устареванием мелкой техники, используемой в работе (калькуляторов, например).
Прежде чем рассматривать нюансы списания той или иной ценности, необходимо определиться с категориямиРазличают:
- Основные средства (ОС) – это жизненно важный элемент деятельности любого предприятия, ведь под эту категорию попадает то имущество, без которого затрудняется или вовсе может прекратиться работа организации. Они имеют ряд подвидов, среди которых – здания и сооружения, оборудование, спецтехника и т.д. Срок использования ОС – более одного года.
- Товарно-материальные ценности. Сюда относятся те активы, которые также будут использоваться предприятием в процессе осуществления своей деятельности. Существуют в форме сырья или запасов. Именно эта категория имеет активную динамику оборачиваемости и подлежит регулярному списанию.
- Малоценное имущество – под эту категорию попадает то имущество, срок службы которого составляет менее одного года и является быстроизнашивающимся. Кроме этого, важным критерием для отнесения к этому виду является и её стоимость. К малоценному имуществу относится, как правило, спецодежда, предметы хозяйственной деятельности, узкопрофильные рабочие инструменты и так далее.
Сама процедура списания включает несколько этапов:
- Определение состояния имущества.
- Составление мотивированной служебной записки о необходимости списания.
- Получение разрешения руководства организации на проведение инвентаризации.
- Непосредственно, проведение инвентаризации и составление акта непригодности имущества.
- Утилизация пришедшего в негодность имущества.
- Списание по бухгалтерскому учёту.
При необходимости списания малоценного актива перед материально-ответственным лицом возникает задача исключить такое имущество из своей зоны ответственности. Конечно же, такой процесс должен проходить с составлением бумаги — служебной записки о списании материальных ценностей.
Как правило, списание материальных ценностей (ТМЦ) осуществляется по инициативе материально-ответственного работника, который обязан следить за своевременностью операций с ними и сам должен быть заинтересован в их корректном учёте.
Также списание может быть результатом проведённой инвентаризации или проверки.
Особенности списания ценностей
Первоначальным документом, с которого начинается процедура утилизации, является служебная записка о списании материальных ценностей. Получив такой документ, руководитель предприятия, как правило, назначает инвентаризацию, после которой составляется акт о непригодности того или иного малоценного имущества.
Акт инвентаризации будет являться законным основанием для снятия ТМЦ с учета.
В целом правила списания того или иного вида ценностей определяются политикой предприятия. Материально-ответственным лицам при получении подотчёт имущества необходимо ознакомиться и подписать соответствующую инструкцию.
Служебная записка на списание материальных ценностей –образец
Данный вид документа имеет цель донести информацию от работника к вышестоящему руководству о необходимости списания того или иного вида имущества. Внешний вид служебной записки на списание материальных ценностей может варьироваться в зависимости от особенностей работы конкретного предприятия или организации, ведь законодателями не принят стандартизированный бланк. В данном вопросе управленцу предстоит исходить из требований локальных документов предприятия, регламентирующих делопроизводство.
При составлении важно помнить о следующих обязательных реквизитах документа:
Дата составления, номер и наименование документа. Сюда же рекомендуется добавить небольшую преамбулу, раскрывающую тематику вопроса.- Адресат или получатель. Это то должностное лицо, которому направляется документ для рассмотрения и принятия решения. Следует указать его Ф.И.О и должность полностью.
- Основная часть. Здесь следует отразить основания, отражённые в акте на списание, само прошение, а также виды и наименования списываемого имущества. Помимо этого, следует указать балансовую стоимость, инвентарный или номенклатурный номер.
- Данные о материально-ответственном лице. Обычно им же выступает сам автор служебной записки.
Текст документа должен быть кратким, но раскрывать суть. В этом может помочь прикрепление к служебной записке подтверждающих документов (таких как акт на списание, заключение компетентного подразделения организации и т.д.).
Перед тем, как направить документ на рассмотрение, его необходимо подписать не только материально-ответственному лицу, но и его непосредственному руководителю, подтверждающему достоверность описанных сведений.
После должного оформления и визирования документ подлежит регистрации в приёмной предприятия, после чего направляется на рассмотрение адресата. Именно его резолюция определяет дальнейшую судьбу того или иного имущества.
Исходя из вышеуказанных рекомендаций, служебная записка о списании материальных ценностей (в случае со спецодеждой) будет иметь следующий вид:
№156-сз от 20.05.2018 г. Директору ООО «Вертикаль»
Иванову П.О.
Служебная записка
«О списании товарно-материальных ценностей»
Довожу до Вашего сведения, что в связи с истечением срока ношения форменной спецодежды охранника отдела по безопасности ООО «Вертикаль» (выдана 15.05.2017 г.) прошу Вас разрешить произвести списание данного вида спецодежды.
№ п/п | Наименование | Кол-во | Баланс.
Стоимость (рос. руб.) |
Инв. № |
1. | Куртка зимняя утеплённая | 1 шт. | 4700 | 12345 |
2. | Сапоги зимние | 1 шт. | 5600 | 54321 |
Основание для списания: Истечение срока ношения
Начальник отдела по безопасности ООО «Вертикаль» Петров В.С.
20.05.2018 г.
Охранник отдела по безопасности ООО «Вертикаль» Сидоров А.О.
Таким образом, в статье были определены основные моменты, с которыми может столкнуться управленец в процессе списания материальных ценностей. Для исключения возможных негативных последствий ему необходимо следить за состоянием и движением своих активов, а также вовремя их утилизировать.