Служебная записка о замене компьютера
Во внутреннем документообороте особо значение уделяется служебным запискам. Они не относятся к той категории управленческих документов, которые имеют строгую классификацию. Однако служебная записка часто служит побудительным действием для руководства. На ее основе отдаются важные распоряжения, составляются приказы. Кроме того, она может послужить поводом для внесения корректировок в бюджет компании. Например, служебная записка о замене компьютера требует выделения определенной денежной суммы.
Оглавление:
1. Специфика служебных записок как документов делопроизводства
2. Правила составления служебной записки
3. Служебная записка на замену компьютера — образец
Специфика служебных записок как документов делопроизводства
Коммуникации между различными подразделениями предприятия или учреждения осуществляются при помощи служебных записок или докладных.
Более подробно о том, чем отличается докладная записка от служебной, можно прочитать в отдельной статье.
Независимо от фактического содержания, служебная записка относится к информационно-справочным документам.
В ней могут содержаться:
- уведомления;
- поручения;
- просьбы о выделении материальных средств;
- сообщение административного характера.
Фактическое наполнение записки может касаться как отдельного сотрудника, так и подразделения в целом. Являясь инструментом коммуникации, служебная записка обязательно регистрируется.
Особенно это касается тех документов, которые связаны с выделением материальных средств. Например, служебная записка о замене компьютера на новый должна быть обязательно принята секретарем под определенным номером.
Ранее документы подобного рода фиксировались в определенном журнале. Однако в настоящее время, в связи с тотальной цифровизацией и переходом на электронный документооборот, обычной деловой практикой стало выделение места под служебные записки на компьютере. Это очень удобно, поскольку такая практика организует и систематизирует горизонтальные связи между подразделениями. В то же время текстовые документы не занимают много места. Формирование такого импровизированного архива нисколько не «утяжеляет» жесткий диск.
Известно, что устное сообщение не обязывает ни к чему за редким исключением. Письменный документ, внесенный в специальную папку на компьютере, впоследствии может стать основанием для проведения внутрикорпоративного расследования. Особенно это актуально для записок, содержащих просьбы о закупке каких-то материальных ценностей.
Правила составления служебной записки
Не существует федерального единого образца для составления записки. Однако хорошим деловым тоном и считается, если в канцелярии предприятия или учреждения выработан корпоративный бланк для ее составления. В то же время не будет нарушением, если служебная записка на выделение компьютера или иных материальных ценностей написана на листе формата А4.
Несмотря на допустимость произвольной формы в служебной записке обязательно должны отражаться:
Наименование должности и личные данные адресата. Не обязательно указывать имя и отчество полностью, достаточно будет инициалов.- Название документа — «Служебная записка». Как правило, оно располагается на середине строки. Но не будет ошибкой, если составитель пишет его в начала строки.
- Регистрационный номер документа и дата составления.
- Подзаголовок, раскрывающий фактическую суть содержания. Например: «Служебная записка о выделении премиальных за сверхурочную работу сотрудницам швейного цеха».
- Основная часть с четким описанием сложившихся обстоятельств, ставших причиной составления данного документа.
- Личная подпись составителя.
- Наименование должности и личные данные составителя. Не обязательно указывать полностью имя и отчество. Здесь также можно ограничиться инициалами.
При составлении служебной записки не обязательно придерживаться протокольного тона. Объяснения, адресованные получателю документа, могут изобиловать подробностями. В пользу излагаемой просьбы можно приводить разные аргументы.
Тем не менее необходимо помнить, что записка — это не письмо, и она должна быть максимально лаконичной. Самая объемная часть записки — основная. Именно здесь приводится анализ ситуации автором документа, а также содержится его предложение по решению проблемы.
Если служебная записка составляется на компьютере, то можно воспользоваться рекомендациями ГОСТа. Однако и в этом случае ГОСТ предоставляет только советы по использованию определенных интервалов, шрифтов и так далее. Единого образца не существует и для электронного варианта служебной записки.
Но в любом случае данному документу должен быть присвоен уникальный номер.
Служебная записка на замену компьютера — образец
Заведующему департамента
компьютерных технологий ООО «Лидер»
Александрову А. А.
Служебная записка
от 14.11.18 № 125
О замене компьютера
Считаю своим долгом доложить, что с 13 ноября 2018 года в персональном компьютере, который закреплен по итогам служебный инвентаризации за руководителем отдела по работе с техническим персоналом Иванчик Маргаритой Степановной, систематически отмечается сбой в программном обеспечении. Системный блок ни разу не подвергался инспекции на предмет работоспособности. Техническое обслуживание не проводилось за весь период работы данного оборудования. В результате компьютер частично утратил свои эксплуатационные качества. Работа вверенного мне участка затрудняется в связи с данным фактом. Убедительно прошу заменить персональный компьютер на новый.
Старший администратор Подпись Иванчик М.С.
Несмотря на отсутствие официального статуса у данного документа, резолюция руководителя, которая накладывается на записку, обязательна к исполнению. Невыполнение воли руководства рассматривается как грубое нарушение внутреннего распорядка.
(9 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...