Служебная записка о замене компьютера

Оглавление:
1. Специфика служебных записок как документов делопроизводства
2. Правила составления служебной записки
3. Служебная записка на замену компьютера — образец
Специфика служебных записок как документов делопроизводства
Коммуникации между различными подразделениями предприятия или учреждения осуществляются при помощи служебных записок или докладных.
Более подробно о том, чем отличается докладная записка от служебной, можно прочитать в отдельной статье.
Независимо от фактического содержания, служебная записка относится к информационно-справочным документам.
В ней могут содержаться:
- уведомления;
- поручения;
- просьбы о выделении материальных средств;
- сообщение административного характера.
Фактическое наполнение записки может касаться как отдельного сотрудника, так и подразделения в целом. Являясь инструментом коммуникации, служебная записка обязательно регистрируется.

Ранее документы подобного рода фиксировались в определенном журнале. Однако в настоящее время, в связи с тотальной цифровизацией и переходом на электронный документооборот, обычной деловой практикой стало выделение места под служебные записки на компьютере. Это очень удобно, поскольку такая практика организует и систематизирует горизонтальные связи между подразделениями. В то же время текстовые документы не занимают много места. Формирование такого импровизированного архива нисколько не «утяжеляет» жесткий диск.
Известно, что устное сообщение не обязывает ни к чему за редким исключением. Письменный документ, внесенный в специальную папку на компьютере, впоследствии может стать основанием для проведения внутрикорпоративного расследования. Особенно это актуально для записок, содержащих просьбы о закупке каких-то материальных ценностей.
Правила составления служебной записки
Не существует федерального единого образца для составления записки. Однако хорошим деловым тоном и считается, если в канцелярии предприятия или учреждения выработан корпоративный бланк для ее составления. В то же время не будет нарушением, если служебная записка на выделение компьютера или иных материальных ценностей написана на листе формата А4.
Несмотря на допустимость произвольной формы в служебной записке обязательно должны отражаться:
Наименование должности и личные данные адресата. Не обязательно указывать имя и отчество полностью, достаточно будет инициалов.- Название документа — «Служебная записка». Как правило, оно располагается на середине строки. Но не будет ошибкой, если составитель пишет его в начала строки.
- Регистрационный номер документа и дата составления.
- Подзаголовок, раскрывающий фактическую суть содержания. Например: «Служебная записка о выделении премиальных за сверхурочную работу сотрудницам швейного цеха».
- Основная часть с четким описанием сложившихся обстоятельств, ставших причиной составления данного документа.
- Личная подпись составителя.
- Наименование должности и личные данные составителя. Не обязательно указывать полностью имя и отчество. Здесь также можно ограничиться инициалами.
При составлении служебной записки не обязательно придерживаться протокольного тона. Объяснения, адресованные получателю документа, могут изобиловать подробностями. В пользу излагаемой просьбы можно приводить разные аргументы.
Тем не менее необходимо помнить, что записка — это не письмо, и она должна быть максимально лаконичной. Самая объемная часть записки — основная. Именно здесь приводится анализ ситуации автором документа, а также содержится его предложение по решению проблемы.
Если служебная записка составляется на компьютере, то можно воспользоваться рекомендациями ГОСТа. Однако и в этом случае ГОСТ предоставляет только советы по использованию определенных интервалов, шрифтов и так далее. Единого образца не существует и для электронного варианта служебной записки.
Но в любом случае данному документу должен быть присвоен уникальный номер.
Служебная записка на замену компьютера — образец
Заведующему департамента
компьютерных технологий ООО «Лидер»
Александрову А. А.
Служебная записка
от 14.11.18 № 125
О замене компьютера
Считаю своим долгом доложить, что с 13 ноября 2018 года в персональном компьютере, который закреплен по итогам служебный инвентаризации за руководителем отдела по работе с техническим персоналом Иванчик Маргаритой Степановной, систематически отмечается сбой в программном обеспечении. Системный блок ни разу не подвергался инспекции на предмет работоспособности. Техническое обслуживание не проводилось за весь период работы данного оборудования. В результате компьютер частично утратил свои эксплуатационные качества. Работа вверенного мне участка затрудняется в связи с данным фактом. Убедительно прошу заменить персональный компьютер на новый.
Старший администратор Подпись Иванчик М.С.
Несмотря на отсутствие официального статуса у данного документа, резолюция руководителя, которая накладывается на записку, обязательна к исполнению. Невыполнение воли руководства рассматривается как грубое нарушение внутреннего распорядка.