Служебная записка об отсутствии на рабочем месте

Длительное и беспричинное отсутствие сотрудника на рабочем месте является нарушением трудовой дисциплины. Для того чтобы зафиксировать факт прогула или опоздания, а также принять решение о мерах наказания и их применении к работнику, необходимо составить ряд документов. Одним из этапов оформления нарушения будет создание служебной записки об отсутствии работника.

Служебная записка об отсутствии на рабочем месте

Служебные записки являются неотъемлемой частью документооборота любой фирмы. Их пишут для того, чтобы зафиксировать какой-либо факт, передать руководству просьбу о чем-либо, или донести необходимую информацию до начальника и заинтересованных структурных подразделений. Шаблоны этого документа разрабатываются в соответствии с принятым порядком документооборота.

В случае неявки на рабочее место сотрудника без уважительной причины или по неизвестным основаниям необходимо уведомить об этом факте руководство. В небольших фирмах, с несложной иерархической структурой, как правило, достаточно устного информирования кадровика или директора.

В крупных компаниях первоначальное оформление неявки происходит путем создания служебной записки. Написать ее может кто-либо из коллег неявившегося работника или его непосредственный руководитель.

В зависимости от принятой системы документооборота, направляется такой информационный документ на бумажном носителе либо в электронном виде с использованием ЭЦП. Его форма стандартизирована и содержит:

  • название компании и структурного подразделения;
  • данные руководителя, которого информируют о происшествии;
  • наименование документа «Служебная записка», его регистрационный номер и дату;
  • краткий заголовок, расшифровывающий тему документа;
  • описание инцидента;
  • принятые меры по установлению причины отсутствия работника;
  • предложения о дальнейших действиях.
Предлагать руководству меры по дисциплинарному наказанию провинившегося работника либо его увольнению можно только в том  случае, когда точно установлено беспричинное отсутствие человека на рабочем месте.

Ведь в случае непредвиденных обстоятельств или наличия уважительной причины опоздания или прогула, примененные выговор или увольнение необходимо будет отменить.

Такая служебная записка не заменяет акт об отсутствии на рабочем месте.

Процедура оформления выявленного факта дисциплинарного нарушения предполагает коллегиальную фиксацию инцидента. Служебной запиской можно только проинформировать руководство о случившемся.

Служебная записка для обоснования отсутствия сотрудника

Кроме уведомления о произошедшем инциденте, служебная записка может быть ориентирована и на пояснение причин отсутствия сотрудника. Ее форма аналогична первому документу, но содержание имеет некоторое отличие. В ней указывают:

  • краткое описание инцидента;
  • пояснение причин;
  • документы, подтверждающие уважительность отсутствия.
  • Эту записку пишет человек, отсутствовавший на рабочем месте.
Такая записка является неотъемлемой частью оформления инцидента с неявкой на работу.

Ее можно использовать в качестве письменного пояснения причин несвоевременной явки на работу. По итогам рассмотрения этого документа руководство компании принимает решение об уважительности обоснования и необходимости применения мер дисциплинарного наказания.

В некоторых случаях, подтверждающих основание документов может и не быть.

Например, сотрудник опоздал на работу из-за того, что не пришел рейсовый автобус. Конечно, можно потребовать, чтобы он принес справку из автопарка о том, что рейс был пропущен или автобус был снят с маршрута и т. д. Но такие действия требуют гораздо больше временных затрат, чем простое принятие пояснения. В этом случае руководитель рассматривает необходимость применения дисциплинарного наказания исходя из предыдущего поведения и эффективности работы такого подчиненного.

Если опоздание носит единичный характер и существенно не повлияло на работу подразделения, либо сотрудник отработал пропущенное время, то начальник может не применять взыскание.

Любое решение руководства по несвоевременной явке подчиненного на рабочее место изначально фиксируется резолюцией на рассмотренной служебной записке, а затем на ее основании издаются соответствующие распорядительные документы и вносится информация в акт об отсутствии работника.

Примеры служебных записок об отсутствии

  1. Для информирования руководителя компании об опоздании или прогуле можно составить такую служебную записку:

ООО «Стримплюс»

Директору компании Мамонтову А. В.

Отдел снабжения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 178 от 20.02.2019

Об отсутствии работника

20.02.2019 года менеджер отдела снабжения Макрохвоткин П. И. не явился на рабочее место к началу рабочего дня (8-30). До настоящего момента (14-00), установить местонахождение и причины отсутствия Макрохвоткина П. И. не представляется возможным, так как его личный и служебный мобильные телефоны не отвечают, а его жена, находившаяся дома в момент звонка на домашний телефон, причины неявки пояснить не смогла и сказала, что утром Макрохвоткин П. И. отправился на работу в обычное время.

Предлагаю зафиксировать неявку на рабочее место Макрохвоткина П. И., путем составления акта, внести соответствующую отметку в табель рабочего времени. Вопрос применения дисциплинарного взыскания, предлагаю рассмотреть после выяснения причины отсутствия.

Начальник отдела Симанткин Д. Ф.

  1. После того, как провинившийся сотрудник появится на рабочем месте, ему необходимо письменно пояснить причину отсутствия. Для этого также можно использовать такой документ, как служебная записка:

ООО «Стримплюс»

Директору компании Мамонтову А. В.

Отдел снабжения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 181 от 22.02.2019

О причине неявки на рабочее место

20.02.2019 года, я Макрохвоткин Петр Иванович, менеджер отдела снабжения, не явился на рабочее место. Причиной отсутствия стала травма, которую я получил по дороге на работу (справку из травмпункта больницы СМП прилагаю). Поставить в известность кого-либо из коллег или начальника отдела, о причине своего отсутствия в тот же день я не мог, так как при падении разбил мобильный телефон.

Приложение:

Справка об оказании медицинской помощи в травматологии больницы СМП от 20.02.2019 № 125-86-35/75

Менеджер отдела Макрохвоткин П. И.

Служебная записка используется во многих компаниях, как форма взаимодействия между структурными подразделениями и руководством компании. В случае с невыясненным отсутствием сотрудника на рабочем месте, с помощью этого документа непосредственный начальник опоздавшего или прогулявшего работника ставит в известность об инциденте кадровую службу и руководство фирмы. Кроме того, служебную записку можно использовать и в качестве письменного пояснения провинившегося работника, которое является обязательным элементом оформления дисциплинарного проступка.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (27 голос., средний: 4,70 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>