Служебное письмо

Деловая переписка включает не только внутреннее общение с применением служебных документов. В работе часто приходится направлять письма в другие организации. Статья расскажет о том, какие виды служебных писем бывают, чем отличаются и как составляются.

Понятие и виды служебных писем

Рассматриваемый документ используется повсеместно и выступает как основной элемент коммуникации между официальными лицами.

Служебное письмо – это элемент деловой переписки, выраженный в письменной форме, направляемый адресату в различных целях. Содержание письма обязательно отражается в официально-деловом стиле.

Классифицируются служебные письма следующим образом:

  • Сопроводительные письма. Составляются при передаче пакета документов из одного предприятия в другое или в государственный орган. Исполнитель оформляет два экземпляра, один из которых остаётся у владельца передаваемых документов, с отметкой о получении, а второй – у адресата.
  • Претензионные письма. Не прибегая к обращению в судебные инстанции или правоохранительные органы, компании могут регулировать конфликтные ситуации самостоятельно. Для этого потребуется направить оппоненту официальную претензию с описанием причин недовольства.
  • Информационное письмо. В зависимости от ситуации, может быть в форме ответа на ранее полученный запрос. В других случаях компания информирует сторону о фактах, которые могут ее заинтересовать.
  • Гарантийное письмо. В документе сторона обязуется выполнить конкретные действия в будущем. Важно учесть, что в случае невыполнения взятых обязательств сообщение может быть использовано в судебных разбирательствах.
  • Запрос или письмо-просьба. Исходя из того, что требуется компании, можно направить официальную бумагу в другое предприятие или государственное учреждение с просьбой предоставить нужную информацию в рамках законодательства.

Служебное письмо должно быть написано понятно и доступно для понимания, вне зависимости от назначения. Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Перед написанием стоит тщательно продумать содержание будущего документа, привлечь к процессу представителей других отделов, например, юрисконсульта, бухгалтера.

Что содержит служебное письмо, основные требования по оформлению

Законодательством не устанавливаются строгие рамки формирования служебных писем. Работая с этим видом документов, стоит руководствоваться локальной документацией, регулирующей делопроизводство компании. В инструкции обычно приводится пример служебного письма, который должен входить в состав обязательных элементов, а также порядок его хранения, передачи.

Документ составляется на фирменном бланке предприятия (при наличии). В верхней части листа должны отражаться сведения об отправителе, то есть название компании, регистрационные коды, индекс и юридический адрес. Факультативно указывается сайт, электронная почта и контактные телефоны для связи.

Сообщение подлежит регистрации как в канцелярии отправителя, так и адресата. Поэтому в документе обязательно должно быть поле для регистрационного номера и даты отправления.

В правой верхней части письма пишется полное название компании адресата, фамилия и инициалы первого руководителя. При необходимости, ниже указывается индекс и адрес.

Бывает, что нужно направить одно и то же сообщение сразу нескольким адресатам. В этом случае первым указывается тот, которому нужно предоставить документ в первую очередь и далее по очерёдности. Если другим получателям нужно прислать дубликат, то над реквизитами адресата пишется слово «Копия».

Письмо начинается с обращения к адресату фразой «Уважаемый Иван Иванович!». После этого предложения можно озаглавить документ и написать преамбулу в левой части листа. Однако, это не считается обязательным.

Далее отправитель понятно и лаконично излагает факты, в соответствии с назначением письма. Информация должна быть реальной и правдивой. При необходимости можно руководствоваться и ссылаться на нормативную базу страны или локальный нормативные акты компании.

Образец служебного письма

Прерогатива работы с входящей и исходящей корреспонденцией отдаётся делопроизводителю организации, референту или работникам канцелярии. Сотрудники принимают и отправляют письма, обращают внимание на оформление. При необходимости, возвращают инициатору для приведения в соответствие.

При формировании образца документа рекомендуется использовать ГОСТ Р 6.30-2003.Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы.

Если управленец решает направить претензию, то при написании основного текста не рекомендуется использовать критичные формулировки. Содержание должно быть воспринято не как угроза, а как конструктивное, аргументированное преподнесение фактов, на которые получателю нужно обратить внимание.

Ниже приводится пример служебного письма, чьё назначение – подтвердить гарантийные обязательства по выплате сформировавшейся задолженности.

С учётом рекомендаций образец служебного письма будет выглядеть следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»

123456, г. Севастополь, ул. Примерная12, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

N4321 от 21июня 2018 г.                                                     Директору ООО «Альфа»

Иванову И.И.

123456, г. Севастополь,

ул. Белая, 21

Уважаемый Иван Иванович!

«О гарантийных обязательствах»

            Настоящим ООО «Бета» в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, обязуется выплатить имеющуюся задолженность перед ООО «Альфа» по состоянию на 21.06.2018 г., согласно Договору N 10 от 05.06.2018 г. в размере 5000 (пять тысяч) рублей не позднее 01.07.2018г.

Генеральный директор ООО «Бета»                                                                              Петров П.П.

Для передачи документа чаще всего используется почтовая связь. Этот способ эффективен при отправке в письма в другие города. Если адресат находится в одном городе с отправителем, рациональнее направить курьера, если такая должность есть в штатном расписании. В других случаях исполнитель самостоятельно доставляет письмо и забирает ответ.

Если документ поступает в канцелярию нарочным способом, на экземпляре отправителя ставится отметка о получении. Исполнитель указывает фамилию, инициалы, ставит свою подпись и штамп с входящим номером.

Цель служебного письма – поддержание связи между предприятиями и государственными учреждениями, физическими лицами. Без сопроводительного листа адресат не будет понимать назначения пересылаемых документов, а без официального запроса нельзя правомерно получить информацию и в дальнейшем использовать. При этом, среди предпринимателей распространено мнение, что делопроизводство можно вести без соблюдения каких-либо форм и правил. Управленцу стоит знать, что если на предприятие поступает письмо, которое не соответствует общепринятым нормам, то такой документ можно не регистрировать и вернуть отправителю (к примеру, если инициатор письма забыл поставить печать предприятия, подписать документ, зарегистрировать).

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 голос., средний: 4,00 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>