Служебное задание на командировку

При отправлении сотрудников в командировку нельзя игнорировать этап документального оформления этого ответственного события. Работник, уезжающий в другой населённый пункт, должен иметь наглядное представление о том, чем заниматься на выезде. Иначе сотрудник может не выполнить задачу, эффективность поездки будет стремиться к нулю, а работодатель впустую потратит деньги. Чтобы этого не происходило, нужно подготовить служебное задание на командировку. В материале статьи приведены процедура оформления документа и его образец.

Служебное задание на командировку – назначение документа, кто составляет, нормативное регулирование

Работодатель, отправляющий сотрудника в командировку, должен отвечать за действия подчинённого, по мере возможности контролировать работу и вовремя оформлять нужные документы. Важно обратиться к законодательству и узнать, как выглядит процесс командирования для участников трудовых отношений.

Согласно Постановлению №749 от 13.10.2008, регулирующего командировочный процесс:

  • Предприятие формирует внутренний приказ, где отражает сведения об отправляемых в поездку сотрудниках. Здесь же указывается населённый пункт прибытия, сроки командировки.
  • Авансовый отчёт. Готовится работодателем, однако заполняется участниками поездки. Вернувшись к месту постоянной работы, работнику нужно сдать в бухгалтерию информацию о том, сколько было потрачено на дорогу, проживание, имели ли место непредвиденные расходы и т.д.

До 2015 года в дополнение к этим документам управленцу нужно было составить ещё и служебное задание на командировку. Названым постановлением также предусматривалась унифицированная форма, которой нужно было придерживаться при оформлении. Но в связи с изменениями в законе, этот документ был исключён из числа обязательных.

Теперь командировочное задание считается факультативным. Назначение документа – внести ясность в планируемую поездку. Документ отвечает на вопросы «кто едет, куда и зачем»?

Всё зависит от типа предприятия и сложности командировки. Иногда нужно отправить одно лицо на несколько дней в один город. С этим проблем не должно возникнуть. Но бывает, что компания направляет, к примеру, пять сотрудников в несколько населённых пунктов.

В связи с указанными выше сведениям, у исполнителя может возникнуть вопрос «обязательно или нет служебное задание на командировку»? Ответ – нет, на усмотрение предприятия.

В контексте этого вопроса ключевую значимость играет локальная документация. Если ЛНА (локально-нормативные акты) компании прямо указывают на необходимость составления и выполнения такого документа, то сотрудник, игнорирующий его, может быть привлечён к ответственности.

Кстати, документ может готовиться самим директором, если фирма небольшая. Но обычно задача поручается начальнику того подразделения, чьи работники готовятся к выезду. Также допускается поручить эту работу кадровому инспектору.

Оформление служебного задания на командировку

Приступая к написанию задания, управленцу нужно четко знать, какова цель поездки, что нужно сделать сотруднику, на какое время эффективнее запланировать выезд и так далее. Эти и другие организационные вопросы анализируются и продумываются руководством задолго до составления официальных бумаг. Если компании нет надобности направлять работников на удалённый участок в непогоду, то почему бы не выбрать для этого более благоприятные условия?

Управленец начинает оформление с подготовки фирменного бланка. Если такой не предусмотрен ЛНА, то подойдет и обычный белый лист А4. Но документ должен содержать «шапку», где в развёрнутой форме пишется название фирмы, даётся расшифровка аббревиатурам, указываются ИНН, КПП, ОГРН, адрес, телефоны.

Ниже, с левой стороны, оставляются поля для даты и номера регистрации, а с правой указывается название населённого пункта, где находится составитель.

Название бумаги размещается посередине. В данном случае оно будет звучать как «Служебное задание на командировку». Далее, с правой стороны, отражаются сведения о направляемом сотруднике, а именно фамилия, инициалы, должность и структурное подразделение компании, табельный номер.

Если уезжает не один работник, то задание лучше оформить на каждого по отдельности. Этим предприниматель упростит понимание документа и последующую отчётность.

Далее можно привести основной текст (без преамбулы). Можно придерживаться разных формулировок, но главное условие – должно быть понятно, куда едет сотрудник, в какое предприятие или учреждение, с какой целью и на какой срок. Для уточнения можно написать дни в пути.

Служебное задание будет иметь силу, если есть основание. Таким считается приказ о командировке, который должен иметься на момент составления СЗ.

Завершает основную часть перечень задач, которые нужно выполнить сотруднику. Это может быть заключение контракта, ремонт административного здания, проведение проверки и т.д.

Задание подписывает директор компании, начальник структурного подразделения и командируемое лицо. Подписи этих сотрудников должны находиться в резолютивной части документа.

На этом оформление со стороны работодателя завершается. Далее можно составить бланк, заполняемый сотрудником по завершении поездки. Дублируются пункты задач, а напротив них работник пишет комментарии о выполнении.

Образец служебного задания на командировку

В качестве примера будет рассмотрена аварийная ситуация, с которой пришлось столкнуться работникам ООО «Пример». Находясь в тесной экономической связи с ООО «Образец», руководство этого предприятия решает направить специалиста для оказания помощи контрагенту в восстановлении инфраструктуры.

При таких условиях образец служебного задания на командировку будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Образец»

123456, г. Мытищи, ул. Образцовая 12, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

N4321 от 21 августа 2019 г.

  г. Мытищи

Служебное задание на командировку

Главному энергетику

ООО «Образец»

Иванову И.И.

Таб. N1234

Для устранения последствий аварии, имевшей место 15 августа 2019 года на территории ООО «Пример» (вх. N4321 от 15.08.2019 г.) а также проведения ремонтно-восстановительных работ, в командировочную поездку направляется главный энергетик ООО «Образец» Иванов И.И.

Согласно Приказу ООО «Образец» N1234 от 17.08.2019 г. данная поездка запланирована на период с 23.08.2019 по 23.09.2019 г., сроком на 30 календарных дней, из них в пути – 2 дня.

Содержание служебного задания:

  1. Осмотр и оценка текущего состояния трансформаторной подстанции, ограждений административного здания, освещения и других, стратегических пунктов.
  2. Совместно с представителями ООО «Пример» составить план восстановительных работ.
  3. Оказать помощь в работе технического персонала ООО «Пример» по восстановлению перечисленных объектов.

Генеральный директор ООО «Образец»                                                            Петров П.П.

Главный инженер ООО «Образец»                                                                                  Сидоров С.С.

С заданием ознакомлен:

Главный энергетик ООО «Образец»                                                                               Иванов И.И.

Данная ситуация условна и отражает наглядную структуру заполняемого документа. Однако, его форма и содержание могут отличаться. Кстати, если обязанность составлять служебного задания исчезла, это не значит, что нельзя пользоваться унифицированным бланком. Управленец может применить этот документ, если посчитает, что приведённый в статье образец не подходит.

Когда требуемые визы собраны, задание регистрируется в журнале и прикладывается к приказу о командировке. Составлять документ лучше в одном экземпляре.

По вопросу хранения управленцу стоит применять временные рамки документов по личному составу, поскольку задание связано напрямую с сотрудником компании.

Как видим, в вопросе организации командировки большую роль играет документальное оформление. Директору компании, прежде чем отправить людей, нужно убедиться, что составлен и введён в действие приказ и служебное задание. Задание хоть и не является обязательным, но относится к категории рекомендуемых, поэтому пренебрегать его составлением не нужно. Полнота и корректность названых документов позволит работодателю исключить негативные последствия, возможные претензия со стороны сотрудников и контролирующих органов.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (11 голос., средний: 4,00 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>