Смена фамилии в трудовой книжке

Достаточно часто работники кадровых подразделений сталкиваются с необходимостью изменить какие-либо данные работника. Например, заменить фамилию человека на новую. При смене фамилии работника в трудовой книжке сотрудник кадрового подразделения должен соблюдать определенные правила. Замена персональных данных независимо от ее причины, производится только на основании подтверждающих этот факт бумаг, выданных официальными органами.

Причины замены фамилии

Самая распространенная причина для смены записи о фамилии — заключение либо расторжение брачных отношений.

Однако в законодательстве предусмотрена и возможность изменения фамилии, имени или отчества по желанию человека. С 14 лет для этого необходимо согласие родителей, опекунов или других законных представителей, после совершеннолетия достаточно простого желания человека, который меняет какие-либо персональные данные.

Человек может захотеть изменить неблагозвучную фамилию или написанную в его основных документах с ошибкой.

Например, фамилия матери и ребенка одна — Пировы. Но при оформлении документов, удостоверяющих личность, была допущена ошибка, и мать записали как Перову. Позднее были оформлены и другие документы на фамилию с ошибкой. При оформлении визы для выезда за границу ошибка стала причиной для отказа в выезде ребенка, так как фамилия у родителя получается другая.

Пришлось пойти на замену фамилии матери и, соответственно, замену документов или записей о старой фамилии.

Замену фамилии, имени или отчества производят органы ЗАГС по заявлению гражданина или его законных представителей.

Там же человек получает и документ, который помимо паспорта, будет обосновывать необходимость внесения новых сведений в остальные бумаги, регламентирующие трудовую деятельность сотрудника, например, в трудовую книжку.

Порядок изменения записи в трудовой книжке

После изменения Ф.И.О. необходимо поменять запись о персональных данных в трудовой книжке. Для этого нужно предпринять ряд действий, так как книжка является документом строгой отчетности и одного желания сотрудника или нового паспорта для исправления записи на актуальную недостаточно.

В законодательстве не установлены сроки, в которые необходимо известить нанимателя об изменении персональных данных, но лучше сделать это как можно быстрее, так как в дальнейшем могут возникнуть проблемы, например, с получением социальных пособий или оформлением пенсии.

Порядок внесения изменений и дополнений в этот документ регламентируется двумя постановлениями — Правительства РФ от 16.04.03 No225 и Минтруда РФ от 10.10.2003 No69.

Изменить запись о персональных данных может руководитель фирмы или уполномоченное им лицо, которое ведет учет и вносит записи в документ.

Для этого необходимо уведомить нанимателя об изменении данных и предоставить документы, которые подтверждают факт изменения.

Законодательство не предусматривает, в каком виде сотрудник подает просьбу об изменении персональных данных в книжке. Он может сделать это в устной или письменной форме.

Форма заявления может быть любой. Если просьба о замене фамилии оформляется в письменном виде, то в обращении к нанимателю указывают:

  • новые данные;
  • просьбу о внесении изменений в трудовую книжку;
  • перечисляют копии документов, которые приложены к заявлению и подтверждают факт смены персональных данных.

Смена фамилии в трудовой книжке производится на основании паспорта с новыми данными и документа, выданного органами ЗАГС, которые подтверждают изменение.

К заявлению прилагают копии этих документов, заверенные работником кадрового подразделения или иным лицом, которое отвечает за кадровый учет в организации.

На основании заявления сотрудника, руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в трудовую. Такую замену необходимо произвести в кратчайшие сроки, после издания приказа. Так как руководитель компании и сотрудники кадровых служб, которым делегированы полномочия на ведение кадрового учета, несут ответственность за правильность и актуальность его ведения.

Несвоевременная замена устаревших сведений может стать основанием для применения мер дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности для должностного лица.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии

Изменение вносят в два этапа. Во-первых, на титульном листе зачеркивают одной горизонтальной чертой старую запись и рядом пишут новую фамилию.

Старые данные должны быть читабельными, нельзя их заштриховывать или замазывать корректирующей жидкостью и писать поверх предыдущей надписи новую.

Во-вторых, в трудовую книжку заносят данные о документе, который служит основанием для исправления записи. Как правило, это свидетельство, выданное органом ЗАГС.

Сведения о документе-основании изменения данных нужно записывать полностью, без сокращений.

В трудовую книжку вносят:

  • название документа;
  • его серию и номер;
  • орган, который его выдал;
  • дату выдачи.

При смене фамилии, запись в трудовую книжку можно сделать по следующему образцу:

Фамилия с «Кравилина» изменена на «Сердолицкую» на основании свидетельства о расторжении брака № I-СПБ 456780, выданного Мирненским районным отделом ЗАГС, 12.08.2018 года.

Эту запись проставляют на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Если места не хватает, например, владелица документа меняет персональные данные не первый раз, то запись можно делать на задней стороне обложки трудовой книжки.

Сведения о документе, который послужил основанием для внесения изменений, заверяет своей подписью лицо, вносившее исправление. Указывается должность и Ф. И. О. кадровика, внесшего новую запись, а также ставится и дата изменения. После этого запись о документе-основании дополнительно заверяется печатью организации или кадрового подразделения.

Исправление ошибочной записи о фамилии

При первоначальном оформлении трудовой книжки или внесении данных о новой фамилии и других персональных данных, по невнимательности работника кадрового подразделения, который ее заполняет, может появиться описка.

Например, часто путают буквы «о» и «а», «и» и «е». Или неверно указывают имя человека, если оно предполагает двоякое написание — «Наталья», вместо указанного в удостоверении личности «Наталия».

В таком случае, алгоритм действий зависит от того, когда была замечена ошибка. При оформлении трудовых отношений в первый раз, работник проверяет правильность персональных данных на титульном листе документа и ставит свою подпись. Если ошибка была замечена в этот момент, то можно просто заменить трудовую книжку на новую, а предыдущую утилизировать с оформлением соответствующего акта.

Когда ошибку не заметили сразу, и в книжку внесены записи о трудовой деятельности человека, то действуют по тому же алгоритму, как и при смене персональных данных на новые. Основанием для внесения изменений в таком случае может выступать паспорт или другой документ удостоверяющий личность.

Никаких подчисток, подрисовывания одной буквы вместо другой, использования корректирующей жидкости на титульном листе быть не должно. Такие исправления делают документ недействительным.

Смена фамилии при переходе к другому нанимателю

В законодательстве нет четкого определения ситуаций, когда изменения в трудовую книжку сотрудника должен вносить предыдущий или новый наниматель.

В случае, когда эти изменения произошли во время работы на прежнем рабочем месте, обратиться можно и к предыдущему нанимателю. Исключением становится ситуация, когда организация, в которой работал человек, ликвидирована, и соответственно, вносить новые персональные данные некому.

Если смена фамилии произошла после увольнения работника, то сведения меняют уже при трудоустройстве на новое место работы.

Пример 1: в период увольнения с прежнего места работы, женщина одновременно расторгла брак и решила вернуться к девичьей фамилии. Чтобы не усложнять процесс увольнения, она не уведомила об этом предыдущего работодателя. При приеме на новую работу она поставила в известность о факте изменения персональных данных нового работодателя.

В такой ситуации, можно внести изменения при приеме сотрудника в штат организации.

Для этого работник пишет заявление на прием, а также на изменение персональных данных. При этом можно оформить трудовые отношения и внесение изменений одним приказом.

Пример 2: сотрудник, при увольнении обратил внимание, что фамилия на титульном листе трудовой указана с ошибкой. В такой ситуации он может потребовать внести исправление на старом месте работы, а может попросить изменить написание фамилии уже у нового работодателя.

Пример 3: после увольнения женщина оформляет брачные отношения и, соответственно, меняет свою фамилию на фамилию мужа. В таком случае запись о новых данных на титульном листе трудовой делают работники кадрового подразделения при устройстве на новую работу.

Другие документы, куда вносят изменения

Кроме изменений титульного листа трудовой книжки необходимо заменить устаревшие сведения и в остальных бумагах, которыми регламентируется трудовая деятельность сотрудника.

В первую очередь, это личная карточка сотрудника. Для этого работник кадрового подразделения зачеркивает запись о старой фамилии, а также вносит данные о документе, основании для смены персональных данных. Делается это по аналогии с записью о таком документе в трудовой книжке.

Кроме того, можно оформить личную карточку повторно, с указанием причины замены. В личное дело сотрудника также вносят запись о смене фамилии, и указывают основание для такого изменения.

Помимо этого, необходимо заменить персональные данные:

  • в табелях учета рабочего времени или норм выработки;
  • графике отпусков;
  • бухгалтерском программном обеспечении, в котором ведутся учетные данные для начисления заработной платы;
  • подать сведения о новых данных работника в банковское учреждение, которое осуществляет зарплатное обслуживание компании.

Вносят изменения и в должностные инструкции работника. Оно может быть оформлено дополнением или такой документ можно подписать заново, с указанием новой фамилии.

Также переоформляют используемые работником ключи ЭЦП, доверенности, выданные нанимателем для выполнения трудовых обязанностей и другие бумаги.

Дополнительно уведомляют ПФР для внесения актуальных сведений в пенсионный учет и выдачи нового СНИЛС.

Замена данных в трудовом и иных видах договоров

Перечень данных, которые должны указываться в трудовом договоре, указан в ст. 57 ТК РФ. При этом законодательство позволяет дополнить этот документ недостающими сведениями, без его перезаключения.

Смена фамилии, имени или отчества должна сопровождаться внесением изменений в трудовой договор.

Сделать это можно оформив дополнительное соглашение к трудовому контракту или заключить новый договор. Вариант, которым будет внесено изменение, определяют работник и наниматель самостоятельно.

Таким же образом поступают и с другими видами договоров, которые регламентируют трудовую деятельность сотрудника, изменившего персональные данные, например, с договором о материальной ответственности работника.

В коллективные договоры или профсоюзные соглашения вносить изменения нет необходимости, так как там персональные данные каждого отдельного работника не фигурируют.

Ситуация с изменением персональных данных сотрудников организации встречается достаточно часто. Для того чтобы избежать ошибок, необходимо соблюдать последовательность действий при внесении новых сведений в документацию, регламентирующую трудовую деятельность человека, в первую очередь это трудовая книжка. Такие записи делают только на основании официальных документов, подтверждающих смену фамилии.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (35 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение (1)
  1. Ирина:

    Хорошая тема, я тоже сейчас буду фамилию менять в трудовой книжке, замуж вышла , думала это сложно, но прочитала Вашу статью, все понятно стало, спасибо! Ни каких проблем не будет, теперь знаю как действовать и куда еще изменения должны внести!

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>