Запись о смене фамилии в трудовой книжке

Темы: КадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка

Практика демонстрирует, что смена фамилии – довольно распространенное явление, которое вызывает ряд вопросов у кадровых служащих. Это обуславливается тем, что любые корректировки в персональных сведениях о гражданине необходимо отражать в его трудовой книжке. Внесение записей в отмеченный документ должно осуществляться грамотно и без ошибок. Исправления и помарки в трудовой книжке могут привести к длительным разбирательствам ее владельца с органами ПФ РФ относительно будущего назначения пенсионных выплат и иных социальных преференций.

В каких случаях делается запись о смене фамилии в трудовой книжке

Наиболее распространенной причиной смены фамилии в трудовой книжке является заключение или расторжение брака. Также законодательство предусматривает возможность смены фамилии по достижению субъектом совершеннолетия на основании его личного волеизъявления. При этом с 14 лет для смены фамилии необходимо согласие родителей или официальных опекунов, после 18 лет – гражданин вправе самостоятельно определять персональные сведения.

Из практики становится ясно, что зачастую смена фамилии на основании личного волеизъявления гражданина происходит либо ввиду неблагозвучности изначальной фамилии, либо ввиду наличия ошибки в документах, допущенной при оформлении паспорта.

В случае наличия документов с ошибкой, все последующие бумаги также оформляются с ошибкой, так как сведения берутся не со слов субъекта, а из удостоверения личности. Поэтому в трудовой книжке – обязательном документе для всех трудоустроенных граждан (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) – подобные корректировки необходимо оперативно фиксировать.

Законодательная база

Так как наиболее частая причина смена фамилии – брак (или его расторжение), следует опираться на ст. 30 ФЗ № 143 от 15.11.1997г. В отмеченном нормативе фиксируется, что подобные корректировки персональных сведений должны подтверждаться соответствующим свидетельством (о браке или разводе).

В свою очередь, исходя из ст. 19 ГК РФ, фамилия – обязательный параметр гражданина, отражаемый в его удостоверении личности. Это позволяет корректно идентифицировать субъекта и в дальнейшем помогает избежать путаницы при назначении ему различных финансовых средств.

В соответствии с приведенными тезисами, информация о смене фамилии вносится в трудовую книжку. Особенности ведения указанного регистра фиксируются в следующих нормативах:

  • правила ведения документа устанавливаются ПП РФ № 225 от 16.04.2003г.;
  • порядок заполнения и внесения информации определяется в соответствии с Постановлением Министерства труда РФ № 69 от 10.10.2003г.

На основании Правил ведения трудовой книжки, идентифицирующая информация каждого сотрудника должна отражаться в рассматриваемом регистре сообразно сведениям из паспорта. Внесение изменений касательно фамилии субъекта происходит в соответствии с п. 26 Инструкции.

Как изменить фамилию в трудовой книжке?

После обращения в локальный ЗАГС с заявлением об изменении фамилии и завершении проведения данной процедуры, гражданин получает документ с откорректированными сведениями. На этом основании в трудовую книжку будут вноситься новые данные. Важно учитывать, что книжка относится к документам строгой отчетности, а значит – запись должна вноситься в соответствии с требованиями законодательства, по установленному алгоритму.

Правовые акты не фиксируют сроки, когда субъект, сменивший фамилию, должен оповестить нанимателя об указанном факте. Однако рекомендуется донести информацию до управленца максимально оперативно, так как неверные сведения в кадровом отделе могут спровоцировать ряд неблагоприятных последствий для лица в дальнейшем.

Внести корректирующую запись может как управленец компании, так и уполномоченное лицо, занимающееся учетом трудовых книжек. Зачастую им является кадровый инспектор или начальник кадрового подразделения. Для этого ответственный субъект должен получить документальное доказательство измененным персональным данным.

Правовые акты не регулируют вопрос относительно формы прошения сотрудника о смене фамилии в трудовой книжке. Предполагается, что лицо может сделать это как в письменной, так и в устной форме. Однако подобные аспекты рекомендуется оформлять в письменном виде, чтобы в дальнейшем при возможном возникновении конфликта субъект мог сослаться на конкретное заявление, дату в бумаге и иные важные реквизиты.

Форма подобного заявления также не унифицирована. Рекомендуемыми сведениями для внесения в бумагу являются:

  • новые измененные данные (а также старые сведения, которые больше не актуальны);
  • непосредственно прошение о внесении корректирующей записи в трудовую книжку;
  • список документов, которые субъект прилагает к заявлению в качестве доказательств, что отметка о смене фамилии будет правомерной.
Внесение записи в трудовую книжку происходит не только на основании обновленного паспорта, но и справки, выдаваемой в ЗАГСе лицу, сменившему отмеченную характеристику.

Прилагать уместно копии документов, а не оригиналы. Впрочем, копии должны сопоставляться с оригиналами, после чего – визироваться кадровым инспектором в доказательство подлинности бумаг.

После получения такого заявления, наниматель рассматривает обращение и публикует распоряжение в соответствии с которым, уполномоченное лицо вносит запись в трудовую книжку. Данный субъект также несет ответственность за правильность вносимой информации.

В обстоятельствах, когда заявление было подано, но процедура не осуществилась, компанию могут привлечь к ответственности ввиду нарушения прав сотрудника. Данный проступок может классифицироваться как административное нарушение и как уголовное преступление.

Изменения вносятся в два шага: в первую очередь зачеркивают предыдущую запись о фамилии, а затем – вносят новые сведения. Устаревшие данные нельзя замазывать, они должны быть читабельными и ясными, перечеркнутые одной ровной линией.

Новые сведения также должны вноситься корректно и четко. В частности, отражать следует такую информацию:

  • наименование документа, на основании которого осуществляются корректировки;
  • серию и номер оправдательной бумаги (свидетельства о браке или разводе, либо иного документа);
  • государственную структуру, выдавшую документ субъекту;
  • дату предоставления паспорта.

Запись о смене фамилии проставляют на внутренней стороне обложки книжки. Если места не хватает, то также правомерно переносить информацию на заднюю обложку документа.

Пример записи о смене фамилии в трудовой книжке

Фамилия с «Сегуцкая» изменена на «Башаримову» на основании свидетельства о заключении брака № I-М 43598, выданное Владимирским районным отделом ЗАГС 31.03.2021г. (кадровый инспектор ООО «ЛомМарш» Абагратулина Есения Павловна, 03.04.2021г.).

Внесенную запись визирует кадровый сотрудник. Также отмечается его ФИО, должность, дата корректировок. После этого проставляется печать организации, если таковая имеется.

Скачать образец записи о смене фамилии в трудовой.

Стоит ли менять трудовую книжку при смене фамилии?

Трудовую книжку при смене фамилии менять запрещено. Смена трудовой книжки может обеспечить неблагоприятные последствия для ее владельца в виде длительных разбирательств с контролирующими инстанциями в будущем.

В случае если места в трудовой книжке недостаточно (например, у сотрудницы было несколько браков, после которых она меняла свою фамилию на девичью, а затем – на фамилию каждого мужа), то уместно добавить вкладыш в трудовую книжку, где отметить роль данной бумаги.

Заключение

Таким образом, запись о смене фамилии в обязательном порядке должна вноситься в трудовую книжку, так как данный документ в дальнейшем станет главным основанием при назначении пенсии и иных социальных льгот. Более того – без корректно оформленной трудовой книжки невозможно полноценно обслуживаться в банках, поликлиниках и реализовывать свои иные гражданские права в полной мере.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (29 голос., средний: 4,70 из 5)
Загрузка...
Обсуждение (2)
  1. Полина:

    Ни чего сложного в смене фамилии в трудовой нет, я тоже меняла, мне даже самой сказали, что нужно это сделать, я как-то упустила этот момент, паспорт новый получила, а вот про трудовую забыла. Как и что правильно делать это должны знать сотрудники , кто этим занимаются, если что-то не так будет, вот тогда проблема. Нет у нас с этим все в порядке. Если честно, думала, что мне придется новую книжку заводить, а оказалось, это даже и запрещено.

  2. Ирина:

    Хорошая тема, я тоже сейчас буду фамилию менять в трудовой книжке, замуж вышла , думала это сложно, но прочитала Вашу статью, все понятно стало, спасибо! Ни каких проблем не будет, теперь знаю как действовать и куда еще изменения должны внести!

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>