Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Деловая этика предполагает наличие сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов. Не существует единого федерального образца составления данного документа. Однако сам факт его наличия свидетельствует о взаимном уважении партнеров. В письме четко констатируется, кто является ответственным лицом со стороны контрагента. Кроме того, оно работает на имидж компании и представляет ее руководство как людей обязательных, которым можно доверять в бизнесе.

Зачем требуется сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов

Выстраивание профессиональных отношений с партнерами — это сложный процесс. В нем принимают участие не только непосредственно ответственные лица компании или руководства. Бухгалтерия также причастна к формированию положительного имиджа компании.

Например, сопроводительное письмо и сами акты сверок готовятся сотрудниками бухгалтерии. И именно они впоследствии направляют документацию контрагенту. Реже отправка корреспонденции может быть доверена администратору или курьеру. Иногда письмо доставляет секретарь. В любом случае это всего лишь исполнитель, который может не иметь прямого отношения к бизнес-процессу.

Сопроводительное письмо — это один из кирпичей в фундаменте делового партнерства. Являясь элементом деловой этики, оно способствует установлению доверительных отношений между партнерами и задает хороший тон в бизнес-сотрудничестве.

Иногда акт сверки адресуется контрагенту как единичный документ. Однако это не является обычной практикой, а скорее, исключением из нее. Отсутствие сопроводительного письма допускается, когда взаимозачеты являются частью постоянной практики документооборота.

Например, между двумя компаниями долгие годы реализуются профессиональные отношения. Производственные задачи между ними решаются по шаблону, а отношения руководителей проверены временем и взаимными коммерческими интересами. Документооборот является давно согласованным, взаимозачеты регламентируются легко — по накатанной в многолетней практике схеме. В этом случае сопроводительное письмо не требуется.

Но иногда бывает, что одна из сторон выступает инициатором проверки взаиморасчетов. Значит, вторая сторона должна с пониманием отнестись к данному запросу и своевременно сообщить, когда будет возвращен документ. Сопроводительное письмо в таких обстоятельствах было бы уместным.

Составление сопроводительного письма (или «сопроводиловка», как в ежедневной текучке называют его производственники) может быть доверено только компетентному человеку.

Сопроводительное письмо требует определенной подготовки и знаний. Оно должно быть безупречным: грамотным, хорошо форматированным и отражающим компетентность стороны.

Сопроводительное письмо: структура

Несмотря на то, что не существует федерального образца сопроводительного письма к акту сверки, необходимо придерживаться классических правил, актуальных для деловой корреспонденции. То есть, составитель должен быть лаконичным и придерживаться делового стиля.

Примерная схема сопроводительного письма:

  1. Реквизиты компании, которая его отправляет.
  2. Реквизиты контрагента.
  3. Номер документа и дата составления.
  4. Фактическое содержание.
  5. Уточняющее приложение (опись).
  6. Подписи первых лиц, участников бизнес-процесса (или тех лиц, которым официально делегированы полномочия).
  7. Контактные данные.

Как правило, реквизиты указываются в верхней части бланка (в так называемой шапке).

Они должны отражать:

  • физический адрес;
  • КПП;
  • ИНН.

В зависимости от того, насколько тесными являются бизнес-отношения, по желанию отправителя может быть внесена (или не внесена) информация по банковскому счету и ОГРН.

Что касается реквизитов адресата, то их вбивают в верхний правый угол. К обязательным моментам относится точное наименование того, кто должен получить письмо. Физический адрес и ИНН можно не указывать. Однако если же эти данные внесены, то есть вероятность того, что корреспонденция будет доставлена быстрее.

Согласно канонам деловой переписки, акт сверки должен быть адресован конкретно руководителю учреждения, предприятия или организации. Но иногда производственные отношения складываются так, что данные физического лица (руководителя) не известны. В этом случае достаточно будет указать в качестве получателя его должность.

Фактическое содержание сопроводительного письма к акту сверки

Как правило, данный документ начинается со слов: «Направляем вам…». Затем обобщенно обозначается цель отправления и просьба к адресату о возвращении акта сверки с указанием оценки: согласия, несогласия или внесения своих предложений по фактам, отраженным в документе.

Сопроводительное письмо к акту сверки с расхождениями в расчетах должно дополняться еще одним документом, в котором присутствовали бы доказательства тех или иных несоответствий.

При этом со стороны отправителя в качестве аргументов к письму могут прилагаться не только оригиналы. Допускается предоставление копий, но каждая из них должна быть заверенной.

Но иногда случается, что по факту сверки обнаруживаются серьезные расхождения по позициям. Возможно, сделка заключалась без должного внимания из-за недостатка времени или по другой субъективной причине. В этом случае во избежание несогласий и споров уместно рассматривать только первичные документы, подписанные первыми лицами сторон.

Сопроводительное письмо к акту сверки: зачем нужна опись

Отправляя профильную документацию, необходимо побеспокоиться о сохранности. Опись сопровождения призвана конкретизировать каждый отправляемый документ. Сам факт ее существования исключает возникновение разных трактовок и подлогов.

Рационально было бы каждый документ в описи прописывать отдельной строкой и нумеровать. В деловой документации используется только арабская нумерация. Причем отправитель должен не просто перечислить каждый элемент, но уточнить число листов в документах. В конце описи указывается итоговое количество содержимого.

Как правильно должно быть подписано сопроводительное письмо

Право подписи имеет только соответствующее должностное лицо. Однако регламент делопроизводства допускает передачу права подписи заместителю или иному служащему.

Это не является нарушением, но в этом случае контрагенту необходимо будет предоставить подтверждающую документацию, которая давала бы право подписи и обеспечивала ее законность. Сложность заключается в том, что если обе компании не приходят к единому мнению по сверке, и вопрос уходит на рассмотрение в судебную инстанцию, то суд не примет к рассмотрению документ, подписанный не первым лицом даже при наличии официально подтвержденных полномочий.

Документооборот предполагает дальнейшие контакты. Для обеспечения технической стороны последующих коммуникаций в письме должна быть указана электронная почта, номер телефона и личные данные отправителя (полностью).

Что касается отправки корреспонденции, то правомерным являются все варианты:

  • при помощи курьера;
  • на e-mail или другой электронный адрес;
  • по почте.

Если письмо доставляет курьер, то он должен побеспокоиться о специальной отметке принимающей стороны на копии. Это подтвердит факт доставки. Иногда в судебных разбирательствах все доводы истца становятся неактуальными по причине отсутствия данной отметки.

Для отправления важной корреспонденции по почте необходимо побеспокоиться о составлении описи вложения. Без таковой в судебной инстанции пакет с документами не будет принят к рассмотрению. Это объясняется тем, что остается риск подлога, утраты или порчи отправляемой документации.

Отправка на e-mail или другой электронный адрес допускается только в том случае, если между компаниями существует предварительная договоренность об электронном документообороте.

Электронный формат документации актуален для компании только при наличии электронно-цифровой подписи. Отсутствие ЭЦП нивелирует серьезность и юридическую состоятельность деловых отношений. В этом случае отправка документа имеет исключительно технический характер. Судебная инстанция не рассматривает их как доказательство.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (5 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>