Сопроводительное письмо к договору

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

сопроводительное письмо к договоруДеловое общение между представителями бизнеса невозможно без оформления документов. Одними из ключевых являются договора, так как на их основании выполняются сделки. Они могут быть масштабными и требовать наличия большого количества приложений. Именно поэтому их дополняют сопроводительными письмами. В статье рассматривается нормативное основание, процесс составления сопроводительного письма, приводится образец.

Что такое сопроводительное письмо и для каких целей используется

В делопроизводстве такие документы выполняют вспомогательную функцию, которая заключается в кратком пояснении адресату цели передачи перечисляемых бумаг. Учитывая, что у получателя может быть множество похожих документов, письмо помогает выделить конкретный документ из этого количества.

Сопроводительные письма не могут существовать самостоятельно. Для приобретения юридической силы нужен основой документ, суть которого раскрывается.

В договорных правоотношениях часто используются такие документы, как протокол разногласий (а также их согласования), дополнительное соглашение и другие приложения. К примеру, по договору поставки передаются счета, спецификация товара и т.д.

Сопроводительное письмо выполняет функции:

  • Контроля передачи документов – канцелярия контрагента может проставить отметки о получении, зарегистрировать входящую корреспонденцию.
  • Информирования получателя о сроках и других сведениях, имеющих значение для подписания соглашения.
  • Определения перечня приложений.

Таким образом, сопроводительное письмо – это служебный документ, необходимый для упрощения делового общения и достижения взаимопонимания между контрагентами.

Кто ответственен за оформление сопроводительного письма к договору

Для того чтобы ответить на этот вопрос, нужно изучить локальные требования к ведению делопроизводства, принятые на предприятии. Правила должны определять круг лиц, имеющих право на ведение переговоров с другими организациями и заключение соглашений.  Обычно такими полномочиями обладает генеральный директор компании и заместители.

Но ответственность за оформление документации обычно возлагается на подчинённых (менеджер, бухгалтер, юрист и т.д.). Исполнитель, которому поручено составить сопроводительное письмо, упоминается в нижнем левом углу документа. Этот же человек подготавливает текст основного соглашения и осуществляет сбор необходимых приложений.

Пакет документов предназначен для руководителя организации-получателя. Соответственно, подписывать сопроводительное письмо может только генеральный директор компании-отправителя. При этом нужно помнить об обладателях генеральной доверенности – этот документ подтверждает право на визирование бумаг от имени предприятия.

Нюансы составления сопроводительного письма на подписание договора

сопроводительное письмо к договору на подписьЧтобы правильно подготовить документ, стоит обратить внимание на ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу с 1 июля 2020 года. Учитывая его, целесообразно оформлять не только сопроводительные письма, но и приказы, инструкции, положения и другие локальные акты.

Впрочем, он говорит, что единой формы для рассматриваемого документа не предусмотрено. Компания, опираясь на требования локального положения по делопроизводству, может разработать собственный бланк, используемый в будущем на переговорах. Письмо обычно формируется на основе фирменного бланка компании формата А4.

Учитывая упомянутый стандарт, следует придерживаться такой структуры:

  • Вводная часть. Вверху, посередине листа, размещается «шапка» предприятия, где находятся его название, юридический адрес, регистрационные коды, телефоны. Этот элемент нужен для визуальной идентификации письма и дальнейшей подготовки ответа. Ниже, в левой части, указывается номер документа, дата подписания.
  • Основной раздел начинается с указания реквизитов адресата (кому предназначено письмо). Эти данные пишутся в верхней левой части листа, где нужно написать должность директора предприятия, фамилию, инициалы. Стоит отражать актуальные сведения, так как в случае несоответствия канцелярия предприятия попросит переписать документ. Чтобы этого не делать, можно в телефонном режиме уточнить нужные данные, и только после этого вносить в документ.
  • Текст сопроводительного письма начинается с уважительной формы обращения к адресату. Далее, с абзаца, раскрывается целевое назначение передаваемых документов, а также другая имеющая значение информация. Сопроводительное письмо не должно быть объёмным, при написании стоит придерживаться официально-делового стиля и кратко изложить суть.
  • Завершает основную часть перечень приложений – это те документы, вместе с которыми будет передан сопроводительный лист. Нужно написать вид бумаги, количество листов (для удобства можно карандашом пронумеровать каждую категорию). В этом случае исключается возможность утери, а также намеренного непредставления документа или какой-то его части.
  • Для обретения юридической силы потребуется личная подпись первого руководителя (или должностного лица, которому согласно доверенности предоставлена возможность визировать такие документы). Также стоит попросить исполнителя поставить автограф внизу, в левой части листа, напротив своих фамилии и инициалов. В делопроизводстве не приветствуется паста чёрного цвета, поэтому стоит использовать только синий.

Сопроводительное письмо, в случае подписания директором и проставления печати предприятия, подлежит регистрации в журнале исходящей корреспонденции. Перед отправкой стоит проверить приложения, скрепить бумаги.

Образец сопроводительного письма к договору

Бланк документа должен быть заблаговременно разработан и внесён в положение по делопроизводству компании. На разных интернет ресурсах размещены различные варианты таких писем, однако каждый из них приблизителен (равно как и представленный ниже).

Скачав документ нужно привести его в соответствие с ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также локальными требованиями, после чего использовать в работе.

Учитывая рекомендации к оформлению, итоговый вариант письма будет выглядеть примерно так:

Общество с ограниченной ответственностью «Образец»

123456, г. Москва, ул. Примерная 12, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

31 января 2021 г.

                                                                                           Генеральному директору

ООО «Пример»

Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

Высылаю в Ваш адрес, подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 1234 от 30.01.2021 г. Прошу его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить ответным письмом в течение 7 дней.

Приложение: договор в 2-х экз. (на 6 листах каждый).

С уважением,

Генеральный директор ООО «Образец»                                                   Сидоров С.С.

31.01.2021

Документ можно отправить почтой, но лучше сделать это нарочно курьером или попросить кого-либо из сотрудников передать лично.

Ответственность за утерю, порчу документов возлагается на исполнителя. В случае привлечения курьера к доставке писем, последний будет солидарно отвечать за свои действия.

Если документы отправляются почтой, то стоит учесть риски, связанные с работой предприятия, оказывающего такие услуги. При неверном заполнении адреса или других реквизитов, почтальон может не найти предприятие или прислать не по назначению. Процесс возвращения документов, исправления и повторной отправки займёт лишнее время.

Передача сопроводительного письма к договору на подпись и дальнейшие действия

В случае благополучной доставки адресат должен изучить документы, после чего выполнить запрашиваемые ответные действия (подготовить сопроводительное письмо, прикрепить нужные бумаги и отправить обратно).

Прежде чем это сделать, входящая корреспонденция регистрируется в журнале. Письму присваивается номер, с помощью которого можно будет отыскать документы.

Целостность присланных бумаг нужно проверять на этапе получения и регистрации. Если недостатки будут обнаружены после, то ответственность в этом будет возложена на адресата.

Если экземпляр договора присылается впервые, то к содержанию могут возникнуть вопросы со стороны адресата. Замечания к соглашению нужно указывать не в ответном сопроводительном письме, а в протоколе разногласий.

сопроводительное письмо на подписание договораПри работе с рассмотренным видом документов стоит обращать внимание на сроки. Не нужно затягивать переговорный процесс и нарушать период ответа, указанный в сопроводительном письме. Если в ходе рассмотрения возникают затруднения, можно направить промежуточное уведомление, в котором изложить причины задержки.

Деловая переписка может стать объектом изучения со стороны суда, куда одной из сторон будет подан иск. Орган правосудия будет исследовать как содержание писем, соглашений, так и сроки, порядок передачи, регистрации, хранения.

Сопроводительное письмо и вложения нужно помещать в файл и размещать в недоступном для посторонних лиц месте. Хранение рассматриваемого документа и последующее уничтожение осуществляется согласно номенклатуре предприятий.

Заключение

Таким образом, в статье была изучена сущность сопроводительного письма, его назначение. Каждой из сторон договорных правоотношений стоит использовать этот документ для оптимизации делового общения, ускорения принятия решений.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (28 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>