Сопроводительное письмо в ФСС о предоставлении документов

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

сопроводительное письмо в фсс о предоставлении документовВ ходе своей бизнес-деятельности управленцы сталкиваются с необходимостью предоставления ряда взносов во внебюджетные фонды. Это позволяет реализовать ряд прав трудоустроенного персонала с целью соблюдения трудового законодательства. Однако существуют ситуации, когда отчетность, направляемая в органы соцстраха касательно реализуемой деятельности, нуждается в разъяснениях. В связи с этим возникает вопрос, как корректно оформить сопроводительное письмо в ФСС РФ о предоставлении документов.

Понятие и назначение сопроводительного письма в ФСС РФ

Сопроводительное письмо необходимо для разъяснений ряда нюансов, которые вызвали сложности у представителей контролирующих инстанций. Также управленцы могут по собственной инициативе направить рассматриваемый документ, приложив его к основному пакету документов, с целью предоставления пояснений по тем позициям, которые в перспективе могут вызвать трудности.

Рассматриваемое письмо должно оформляться в двух экземплярах, один из которых остается в компании с отметкой канцелярии о принятии бумаги к учету в контролирующей структуре, а второе – непосредственно предоставляется представителю ФСС РФ для изучения. Письмо понадобится для обобщения передаваемых сведений, освещения тематики обращения, сохранности тех документов, которые направляют в инстанцию и проч. Такое письмо должно сохранять принципы адекватности, лаконичности и простоты.

Оформлением данного документа зачастую занимается секретарь, бухгалтер или кадровый специалист – субъект, имеющий достаточную квалификацию не только для составления официальных писем, но и для оценки передаваемых документов в фонд соцстраха.

Несмотря на то, что унифицированного бланка изучаемого документа нет, существует ряд рекомендаций относительно наличия в нем базовых разделов, исходя из общих принципов делопроизводства. В частности:

  • вступление. Подразумевается шапка документа, в которой прописывается наименование бумаги, обращение к адресату, а также основное назначение письма;
  • основная часть. В данном информационном блоке фиксируется суть вопроса к представителям ФСС РФ, либо ответ, если незадолго до этого компания получила письменный запрос от фонда. Также необходимо привести перечень приложений к письму;
  • заключение. В этом разделе потребуется отразить ФИО, должность и визу управленца. При использовании печати в повседневной деятельности, ее также необходимо проставить на документе.

Образец оформления сопроводительного письма к документам в ФСС РФ

Рекомендуется оформлять рассматриваемое письмо, используя фирменный бланк предприятия, где уже будет отражена базовая информация о компании. Помимо отмеченного, необходимыми реквизитами в шапке письма являются номер и дата формирования документа. Наличие указанных позиций позволяет с легкостью проследить путь документа от составителя к представителю фонда, а также при внутреннем документообороте ФСС РФ.

Так, сопроводительное письмо оформляют в следующем порядке:

  • сопроводительное письмо в фссотмечают название компании и ответственного субъекта, который представляет интересы компании. В случае, когда подобным лицом выступает не директор, потребуется также сделать ссылку на документ, обеспечивающий сотруднику обозначенные полномочия (зачастую, это доверенность);
  • в основном тексте необходимо детально отразить суть направляемого письма;
  • рассматриваемый документ должен учитывать список бумаг, направляемых в структуру, вне зависимости от того, каким образом производится обмен сведениями (на бумажных носителях или в электронном формате). Рекомендуется указать вид каждого документа, отметить, оригинал это или копия, а также прописать количество страниц в каждом из них и число экземпляров каждого вида бумаги;
  • основным требованием выступает наличие «живой» подписи ответственного субъекта, ее расшифровки, а также печати, если она есть;
  • для обеспечения возможности беспрепятственных контактов, также следует отметить номер телефона представителя компании и электронную почту.

На практике сопроводительное письмо в ФСС РФ выглядит следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Скандинавия»

ИНН 654684698/ КПП 987987007

Юр. адрес: 669556, г. Ижевск, д. 11, оф. 33

р/сч 3620010100014100251 к/сч 3745220001222016665210

В Отделении ОАО «Банк Банк» № 103/114/д БИК 36996520

Исх.№ 144 от 22.07.2021

Руководителю ФСС РФ в г. Ижевск

Серебрякову Виталию Игоревичу

Сопроводительное письмо

О несчастном случае

ООО «Скандинавия» в лице генерального директора Мурыгина Павла Олеговича, действующего на основании Устава, предоставляет опись бумаг, требуемых для назначения страхового обеспечения по несчастному случаю на производстве:

  1. образец сопроводительного письма в фссАкт (форма Н-1).
  2. Уведомление о несчастном случае.
  3. Копия запроса на выдачу «Заключения».
  4. Медицинское заключение о характере полученных повреждений (копия).
  5. Приказ по созданию комиссии по расследованию.

Приложения на 10 страницах.

Генеральный директор Мурыгин П. О.

Нюансы предоставления сопроводительного письма в ФСС РФ

Письмо можно направить в фонд соцстраха посредством почты, электронных коммуникаций, а также лично посетив отделение структуры. Последний вариант наиболее распространен, так как в случае наличия ошибок в документе канцелярист сразу объяснит неточности, после чего исправление некорректных записей пройдет оперативно.

При оформлении и направлении сопроводительного письма уместно опираться на рекомендации конкретной структуры, публикуемые на ее официальном сайте. Это следует делать потому, что унифицированная форма письма законодательно не закреплена, а при отсутствии определенных реквизитов или при неправильно внесенной информации, документ будет отклонен.

Таким образом, сопроводительное письма в фонд соцстраха – необходимое условие предоставления пояснений сотрудникам отмеченной структуры. Отсутствие рассмотренного документа может стать основанием для выдвижения претензий нанимателю ввиду игнорирования запросов контролирующей инстанции.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (15 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>