Сопроводительное письмо в налоговую

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов сокращает время на их обработку, обеспечивает оперативное общение с представителями фискальной структуры, а также является элементом грамотного делопроизводства. Неправильное оформление или игнорирование необходимости составить документ может привести к претензиям контролирующего органа.

Назначение сопроводительного письма в налоговую инстанцию

Основными нормативами, регламентирующими документооборот между юридическими лицами и фискальной структурой, являются:

  1. Приказ Минфина РФ № 99-н от 02.07.2012г. «Об утверждении административного регламента…»
  2. Методические рекомендации в части порядка электронного документооборота, составленные в соответствии с требованиями Приказа Минфина № 99-н, и утвержденные Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6-196@ от 13.06.2013г.

Так, сопроводительное письмо является документальным разъяснением к предоставляемым в ФНС РФ бумагам. К наиболее распространенным ситуациям, когда требуется рассматриваемое письмо, относятся:

  • формирование ответа на запрос налоговой инстанции. Подобное пояснение необходимо предоставлять для осуществления камеральных проверок деклараций в соответствии со ст. 88 НК РФ;
  • формирование пояснения к уточненной декларации, которая подается из-за наличия некорректных данных в ранее направленном документе, исходя из ст. 80 НК РФ;
  • оформление описи направляемых документов на основании ст. 93 НК РФ.

Кроме того, сопроводительные письма существенно упрощают и систематизируют имеющийся документооборот на предприятии, так как:

  • предотвращается возникновение конфликтов и споров касаемо объема и количества предоставляемых в налоговую службу документов;
  • регистрация подаваемых бумаг служащими канцелярии ускоряется;
  • раскрывается цель предоставления конкретных бумаг в фискальную структуру;
  • отправленные сведения быстрее достигают адресата, и, как следствие, ответ адресанту предоставляется оперативнее.

Общие рекомендации по заполнению сопроводительного письма в налоговую структуру

До начала процедуры составления рассматриваемого вида письма управленец должен определиться с форматом. Вариантов два: электронный или на бумажном носителе. Исходя из этого будет определяться дальнейший порядок действий. Однако, вне зависимости от выбранного формата, справка должна составляться в соответствии с правилами оформления официальных документов, а также содержать в себе следующие реквизиты:

  • сведения о плательщике налогов, который составляет письмо. Подразумевается указание организационно-правовой формы, юридического адреса компании, КПП, а также контактных данных (на основании Устава фирмы). Когда письмо составляется на фирменном бланке, основные реквизиты будут включать номер лицевого счета, название обслуживающего банка, БИК;
  • данные об адресате письма. Предполагается необходимость внесения названия локального отделения ФНС РФ, ее юридического адреса;
  • дата и номер составленного документа. Также необходимо указать ссылку на входящее от ФНС РФ требование о направлении в структуру конкретных бумаг, если документ оформляется с соответствующей целью;
  • основной текст, составленный в свободной форме. При его написании необходимо соблюдать деловой стиль общения с правовыми структурами;
  • после основного текста в виде обычного маркированного перечня приводится список из прилагаемых документов. Когда он слишком велик, необходимо сослаться на опись, составленную в отдельном документе и также приложить ее к пакету бумаг;
  • подпись управленца, либо его уполномоченного представителя;
  • сведения об исполнителе. Подразумевается указания ФИО субъекта, который составлял документ, его контактные данные и прочие реквизиты, уместные в каждом конкретном случае. Практика демонстрирует, что, когда бумагу оформлял сам управленец, данную приписку можно не ставить, так как директор визирует документ в любом случае.
При отсутствии хотя бы одного из приведенных реквизитов, фискальная служба может выдвинуть в адрес компании претензию или отклонить бумагу. Впрочем, регламентированной формы сопроводительного письма на бумажном носителе нет.

Электронный вариант рассматриваемого документа регламентирован ФНС РФ. Данную форму можно найти на официальном портале службы.

Инструкция по оформлению сопроводительного письма в налоговую службу

Сопроводительное письмо к любым документам, предоставляемым в налоговую структуру, должно выглядеть следующим образом:

  1. В правом верхнем углу листа А4 необходимо указать номер локального отделения ФНС РФ, куда направляются документы и письмо. Также требуется указать ФИО управленца и должность, которую он занимает. Так как форма документа законодательно не регламентирована, субъект вправе самостоятельно определять, составлять ее на фирменном бланке или нет. Тем не менее, юристы однозначно советуют оформлять любые подобные бумаги на фирменном бланке компании. Если составитель выбирает второй вариант, ему необходимо указать все сведения из фирменного бланка (информацию об обслуживающем банке, контакты и т.д.).
  2. В левом верхнем углу необходимо прописать номер бумаги, а также дату ее составления. В случае, когда письмо является ответом на какой-либо запрос фискальной структуры, также указать ссылку на входящий документ от налоговой службы с обозначением его номера и даты.
  3. Далее по центру листа следует прописать полное наименование документа, в данных условиях – «О направлении…», после чего указать, какие именно бумаги направляются в структуру. Например, «О направлении деклараций».
  4. Затем следует основной текст документа. Его начинают так: «Направляем Вам декларации» или «Предоставляем в Ваш адрес ответ на запрос…». После этого уместно прописать все реквизиты предоставляемого документа, а также сведения о доверенном лице, если направляется доверенность.
  5. После основного текста слева указывается должность, которую занимает уполномоченное лицо или непосредственно управленец. В той же строке, посередине, следует проставить штамп компании. В ее конце справа необходимо расшифровать подпись составителя бумаги.
  6. В левом нижнем углу документа должна находиться информация об исполнителе.

Данный алгоритм является универсальным для всех ситуаций, когда налоговая структура требует предоставления сопроводительного письма.

Образец сопроводительного письма к документам в налоговую структуру

Образец сопроводительного письма к документам в налоговую службу выглядит следующим образом:

323/1

01.02.2021

Отделение ФНС РФ в Ленинском районе

г. Ставрополь

 

Сопроводительное письмо

О направлении документов

 

Направляем в Ваш адрес, исходя из полученного нами требования № 43 от 20.01.2021г., такие бумаги с целью проведения камеральной проверки:

  1. Исходящие счета-фактуры (3 листа, 1 экземпляр).
  2. Входящие счета-фактуры (2 листа, 1 экземпляр).
  3. Книга продаж (10 листов, 1 экземпляр).

Генеральный директор ООО «ТоргДом»                          М.П.                                  Колесник А.В.

Порядок предоставления сопроводительного письма в налоговую службу

Письмо оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется непосредственно в отделение ФНС РФ, а второй – остается в компании, однако сотрудник канцелярии отмечает на данном письме, что оно было принято и зарегистрировано.

Многих интересует вопрос относительно способа подачи документа. Это обусловлено наличием двух вариантов. Документ правомерно подать как в бумажной форме по адресу локального отделения ФНС РФ, а также в электронном виде на официальном портале структуры.

При личном посещении субъект должен проконтролировать проставление  подписи канцелярского служащего на втором экземпляре документа, после чего он вправе ожидать ответа от ФНС РФ. Второй экземпляр письма также уместно хранить до момента получения письменного ответа.

Во втором случае  управленец должен иметь заранее оформленную электронную подпись, после чего подтвердить ею документ. Ответ компания может ожидать либо в личном кабинете, либо при личном посещении структуры.

Таким образом, сопроводительное письмо в налоговую является документом, подтверждающим отправку определенных бумаг. Оно позволяет ускорить процесс предоставления документов и, соответственно, получения ответа.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (25 голос., средний: 4,60 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>