Составление графика отпусков в 2018 году

График отпусков является важным элементом документооборота хозяйствующего субъекта. Составлять его необходимо до начала нового отчетного года, что позволит наперед распланировать деятельность трудового коллектива, а также исключить возможность одновременного ухода в отпуск подчиненных и, следовательно, остановку рабочего процесса.

Понятие графика отпусков, его назначение

График отпусков считается составным элементом внутреннего документооборота компании. С его помощью внутри организации поддерживается перманентность трудовой деятельности. То есть, производственный процесс не прерывается массовым отсутствием сотрудников. Для отдыха им ежегодно поочередно отводится определенный период.

Качество такого графика определяет слаженность работы не только внутри рабочего коллектива, но и непосредственно руководящего аппарата.

Исходя из ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом. Однако не уточняется, для предприятия какой формы собственности он необходим. На практике, не составляют его только ИП, осуществляющие предпринимательскую деятельность в единственном лице. Предполагается, что пока ИП трудится один, он сам планирует свой график. При этом возможность возникновения конфликтных ситуаций объективно исключается.

В иных случаях, к примеру, для предприятий, на которых трудится большое количество работников, график необходим.

Помимо вреда стабильному и непрерывному осуществлению деятельности, отсутствие графика также влечет за собой привлечение фирмы к ответственности.

Содержание приказа об утверждении графика отпусков в 2018 году

Составление и оформление графика должно начинаться с изучения специальной инструкции о кадровой политике организации. В случае ее отсутствия альтернативой является публикация соответствующего приказа администрации. В нем должны быть отражены следующие пункты:

  1. Сведения об ответственном подчиненном за составление графика: его ФИО и должность. Зачастую, им выступает сотрудник кадровой службы или управляющего аппарата.
  2. Срок, отведенный на процедуру согласования периодичности отпусков с работниками организации.
  3. Дата, на момент наступления которой руководитель отдела или подразделения должен свести в единую таблицу пожеланий сотрудников относительно отпусков и рассчитать периодичность производственного процесса своего подразделения.
  4. Дата, когда график должен быть предварительно готов и предоставлен управленцу для рассмотрения и утверждения.

Приказ, как внутренний документ организации, регистрируется в стандартном порядке.

Общие правила составления графика отпусков

Для решения задачи по составлению документа и экономии времени работниками кадровой инстанции используется регламентированная форма графика отпусков Т-7.

Изначально ответственным за формирование сотрудником проводится анализ пожеланий работников компании, в ходе которого сопоставляются желаемые даты и возможность назначить на них отпуск. При этом сразу учитывается количество льготных подчиненных, чье право получить отпуск в желаемый период первично.

После подобного распределения предварительный проект графика передается начальникам отделов. Те, в свою очередь, должны согласовать периоды отпусков с каждым подчиненным лично. Также рассматривается возможность разделить отдых на части. Если сотрудник желает воспользоваться ним, каждый период также подлежит отдельному внесению в документ.

Затем сотрудником кадровой службы принимается рассмотренная в подразделениях скорректированная информация об отпусках и составляется повторный, исправленный, график, который и будет подан на согласование управляющему аппарату.

В график должны быть включены все виды отпусков, то есть основной, дополнительный, а также отражены те периоды, которые не были использованы работниками в предыдущем году. Законодательно установлено, что базовый период ежегодного отдыха — 28 календарных дней. Существуют также льготные категории работников, отпуск которых может продлеваться.

Документ должен быть полностью готов за две недели до окончания отчетного года, то есть, на практике, 17 декабря.

Если 17 декабря выпадает на выходной, график должен быть готов в последний рабочий день до наступления обозначенной даты (15 или 16 числа соответственно).

Порядок оформления графика отпусков в 2018 году для льготных сотрудников

К льготным сотрудникам организации относятся:

  • несовершеннолетние подчиненные (лица до 18 лет);
  • инвалиды;
  • субъекты, занимающиеся педагогической деятельностью;
  • работники государственных структур;
  • совместители;
  • супруги военнослужащих;
  • мужья тех женщин, которые находятся в декрете или в отпуске по уходу за малолетним ребенком.

Основываясь на ст. 267 ТК РФ, несовершеннолетние сотрудники компании могут брать ежегодный отпуск сроком в 31 календарный день.

Исходя из ст. 23 ФЗ №181 «О социальной защите инвалидов в РФ», люди с особыми потребностями ежегодно должны отдыхать более 30 дней. При этом, максимальное ограничение отпуска в статье не указано.

В соответствии со ст. 334 ТК РФ, а также ПП №724 от 01.10.2002г., периодичность планового отпуска работников, занятых в педагогической деятельности, колеблется между 42 и 56 календарными днями. Конкретное число дней отдыха зависит от должности, а также вида организации, в которой занят гражданин (дошкольное учреждение, школа и т.п.).

В ФЗ №79 от 27.07.2004г. фиксируется отпуск длиной от 30 до 35 календарных дней в год для сотрудников государственных структур. Конкретное количество свободных дней также зависит от должности и места работы.

Исходя из ст. 286 ТК РФ, сотрудникам, совмещающим две работы, также положен ежегодный отпуск в обеих организациях. Однако кадровым работникам обоих субъектов необходимо проследить, чтобы отпуска совместителя совпадали по времени.

На основании ст. 11 ФЗ №76, отпуска мужа-военного и жены должны совпадать по времени.

Исходя из ст. 123 ТК РФ, мужчинам, чьи жены находятся в отпуске в связи с рождением ребенка, также положены привилегии в вопросе выбора периода отдыха – работник может в данном случае выбрать отпуск во время отпуска по беременности и родам супруги.

Порядок оформления дополнительных отпусков в графике

Исходя из ст. 116 ТК РФ, граждане, осуществляющие свою трудовую деятельность в опасных и/или вредных для своего здоровья и/или жизни условиях, имеют право на дополнительный ежегодный отдых. Также на такой отпуск имеют право граждане, трудящиеся в ненормированном темпе, жители Крайнего Севера и некоторые другие частные категории, предусмотренные законом.

Помимо этого, любой работодатель, исходя из своих финансовых и практических соображений, может предоставить своим подчиненным дополнительные отпуска. Для этого управленцу необходимо составить коллективное соглашение о вопросе дополнительного отдыха для сотрудников, учитывая при этом мнение профсоюзного органа. Так, при исчислении общего периода отдыха в основной отпуск включаются дополнительные дни, общее количество которых отображается в графике.

Для сотрудников, только начавших трудовую деятельность, законодательно закреплено право уйти в отпуск по истечению 6 месяцев постоянной работы в конкретной организации (ст. 122 ТК РФ). Впрочем, с согласия нанимателя, этот срок может быть сокращен.

Порядок внесения изменений в утвержденный график отпусков

Исходя из ст. 123, ст. 124 ТК РФ, внесение изменений в график отпусков возможно в следующих случаях:

  1. Подчиненный изъявил желание перенести запланированный отдых. Для этого ему требуется составить заявление, в котором следует раскрыть причины данного решения. Также необходимо указать желаемый срок для внесения корректировок в документы.
  2. Сотрудник заболел. При наличии доказательств определенного периода нетрудоспособности гражданина, руководитель должен осуществить перерасчет дней его отдыха.
  3. Срочные трудовые обязанности. Если на предприятие поступает объемный заказ на выпуск продукции, в котором конкретный сотрудник должен принять непосредственное участие, руководитель может предложить ему написать заявление о перенесении отпуска. В случае, если сотрудник согласен выполнить данный объем работ, а после него – уйти в отпуск, он составляет соответствующее заявление.

Внесение изменений оформляется соответствующим приказом «О внесении изменений в график отпусков». После этого откорректированный документ публикуется заново со всеми учтенными нововведениями.

Нюансы составления графика отпусков

Нередко сотрудники организации планируют свой отпуск частично, разбивая 28 дней (либо другой срок) на несколько периодов. При планировании свободного времени подобным образом требуется опираться на ст. 125 ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, хотя бы одна часть отпуска работника должна составлять 14 и более дней. Данный срок установлен после проведенных медицинских исследований, которые показали, что физическое и психическое состояние человека после напряженной работы восстанавливается в течение, как минимум, двух недель.

Помимо этого, подобное деление возможно только по договоренности нанимателя и подчиненного. Если руководитель согласен с ним, ему необходимо подтвердить свое решение подписью в графике или соответствующем приказе.

Разные организации реализуют вышенаписанное по-разному:

  1. Если волеизъявителем выступает сотрудник, ему необходимо направить соответствующее заявление начальнику. Оно подается до момента утверждения графика отпусков. В случае согласия, руководитель ставит пометку на заявлении, удостоверяя ее датой и подписью.
  2. Когда волеизъявителем выступает начальник, ему необходимо предоставить подчиненному копию проекта графика, исходя из которого работник может ознакомиться с предполагаемым делением отпуска. В случае отсутствия возражений сотрудником ставится дата и подпись в соответствующей графе.
  3. В таблицу графика добавляется дополнительный столбец «Ознакомлен, согласен». В данных графах сотрудники будут отмечаться о своем согласии с разделением отпуска на периоды.

Мнения о последнем способе неоднозначны. В случае, если все сотрудники согласны с предлагаемым вариантом отдыха и проставили свои подписи, а один подчиненный наотрез отказался, график подлежит корректировке полностью.

Работодатель не вправе принуждать подчиненного давать свое согласие на деление отпуска по частям.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Так как наличие подобного документа является обязательным, его отсутствие противоречит закону, то есть является правонарушением в сфере трудового законодательства. Исходя из ст. 5/27 КоАП РФ, административная ответственность за подобный проступок обуславливается следующим:

  • должностному лицу делается предупреждение, а также накладывается штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
  • ИП карается штрафом от 1 до 5 тыс. руб.
Речь идет только о тех ИП, у которых числятся наемные сотрудники.
  • юр. лицо получит штраф от 30 до 50 тыс. руб.

Также ответственность может быть усилена при повторном совершении правонарушения:

  • для должностных лиц штраф составит от 10 до 20 тыс. руб., при этом, они могут быть отстранены от занимаемой должности на срок от 1 до 3 лет;
  • ИП будет начислен штраф от 10 до 20 тыс. руб.;
  • юр. лицу будет вменен штраф от 50 до 70 тыс. руб.

Таким образом, вопрос о том, как составить график отпусков на 2018 год, решается последовательно проводимой работой по распределению трудовых ресурсов. Документ является обязательным и гарантирует стабильность производственного процесса, а также обеспечивает правомерность осуществляемой деятельности. Кроме этого, он существенно облегчает управление рабочим процессом и не позволит ему прерваться вследствие отсутствия работников.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (25 голос., средний: 4,90 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение (1)
  1. Оксана:

    Да , график отпусков составляется, но как-то всегда хитро, кто-то почти всегда летом в отпуск идет, а кто-то осенью и зимой! Я за пять лет работы, только один раз летом в отпуске была, обидно!

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>