Срок хранения графика отпусков

Ежегодный трудовой отпуск наемного персонала в основном регламентируется графиком отпусков, который составляется на 1 год. Этот документ позволяет нанимателю планировать расходы на оплату труда и избежать одновременного отсутствия ключевых сотрудников.

Срок хранения графика отпусков в организации

Действует график отпусков в течение одного календарного года. Затем его нужно хранить определенное время. Им пользуются при определении очередности выхода в трудовой отпуск для составления графика на следующий год.

Кроме того, бухгалтерия или финансисты на основе этого документа создают резервы на оплату отпусков.

График отпусков может понадобиться и для разрешения каких-либо спорных ситуаций, например, в случае жалобы работника на отказ во внеочередном предоставлении трудового отпуска.

Срок хранения этого документа, в первую очередь, устанавливается законодательно (Приказ Минкульта № 558). В этом нормативном акте установлен срок хранения графика отпусков в 1 год.

Например, график отпусков на 2019 год прекращает свое действие 31 декабря. Соответственно, срок его дальнейшего хранения начинается с 1 января 2020 года. Следовательно, уничтожить этот документ можно только в 2021 году.

При составлении внутренних документов организации, регламентирующих внутренний документооборот и сроки хранения документации, руководство компании может продлить сроки хранения документов. Делается это исходя из целесообразности их использования.

После того, как обязательная форма этого документа была отменена, появилась возможность создавать график отпусков и утверждать его в электронном виде.

Электронный документ можно использовать если:

• в компании существует электронный документооборот;
• все работники фирмы могут подтвердить (установленным во внутренних документах образом) ознакомление с этим документом;
• у работников и руководителей, которые согласовывают и утверждают график отпусков, есть квалифицированные цифровые подписи.

Хранение и уничтожение графика отпусков

Хранить график отпусков, как действующий, так и прошлогодний, нужно с соблюдением всех необходимых мер защиты, предусмотренных для кадровой документации.

Это связано с тем, что график отпусков содержит сведения, позволяющие идентифицировать конкретного человека (персональные данные). Поскольку разглашение такой информации может нанести вред ее владельцу, необходимо предпринимать особые меры по ее сохранности.

При составлении графика на бумажном носителе нужно обеспечить ограничение доступа к нему. Для этого хранят документ в закрытых (железных) шкафах или сейфах, ключи от которых имеют только начальник кадрового подразделения и исполнитель, ответственный за составление и ведение такой документации.

При использовании электронного графика отпусков на компьютер, где хранится этот документ, устанавливают дополнительные меры защиты.

По окончании сроков хранения документы уничтожают. Для этого приказом руководителя создается специальная комиссия (на разовой или постоянной основе). Она уполномочена производить уничтожение документов.

Комиссия делает это с составлением акта определенного образца. Документы на бумажном носителе уничтожают путем измельчения или сжигания. Электронные графики отпусков можно уничтожить путем стирания их с носителя информации, где они были записаны.

График отпусков действует в течение одного календарного года, затем его нужно сохранять на аналогичный срок. Вместе с тем, исходя из производственной необходимости, руководитель организации может увеличить срок хранения этого документа.

С этим читают

С этим читают

Срок хранения приказов по основной деятельности

Утверждение графика отпусков

Отпуск вне графика отпусков: как оформить

Составление графика отпусков в 2021 году

Автор: Воронова Юлия

(40 голос., средний: 4,30 из 5)

Загрузка...