Срок хранения первичных документов

Темы: ДелопроизводствоОрганизация бизнесаОформление

В работе любого предприятия образуется значительное количество документов. Они подтверждают различные факты хозяйственной деятельности — взаимоотношения с персоналом и контрагентами, движение имущества, расчеты и т. д. Каждый из этих документов имеет определенный срок хранения, который зависит от назначения документации.

Срок хранения первичных документов в организации

Бухгалтерский учет ведется на основании документации, подтверждающей каждое движение имущества или средств компании. Эти документы составляются и хранятся не только в бухгалтерии, но и в любом подразделении предприятия или организации.

У них разные сроки использования и хранения. Частично они зависят от прямого назначения документа, частично от того, какой факт хозяйственной деятельности они фиксируют.

Все это разнообразие сроков хранения необходимо учитывать при составлении локальных нормативных документов по созданию архива и ведению учета.

Для того чтобы правильно определить время, в течение которого нужно хранить документы необходимо руководствоваться нормами НК РФ, закона о бухучете (№ 402-ФЗ), а также перечнем типовых архивных документов (приказ Росархива № 236).

Архивное ведомство создало новый перечень документов и сроков их хранения, который вступил в действие 18 февраля 2020 года.

Старый перечень (приказ Минкульта № 558) отменен. Поэтому необходимо пересмотреть сроки хранения документов и привести их в соответствие с новым перечнем.

Для ИП действует такой же срок хранения первичных документов, как и для организаций.

Первое, чем нужно руководствоваться, устанавливая сроки хранения документов, это временные промежутки, установленные в законе о бухучете (ст. 29 закона). В нем указано, что первичные документы нужно хранить 5 лет после отчетного года, к которому они относятся.

Например, накладные на отпуск товара покупателю сформированные в 2021 году нужно хранить до 2027 года. Затем их можно уничтожить.

Следующий срок хранения устанавливает НК РФ. Он связан с тем, что налоговые инспектора могут проверить правильность расчета налогов в течение 3 лет. Поэтому первичную документацию, подтверждающую суммы налогов, нужно хранить не менее 4 лет (НК РФ, ст. 23).

Третья разновидность сроков хранения, которую нужно учитывать основана на перечне типовых документов. Этот нормативный акт устанавливает длительность сохранности документации, в зависимости от ее назначения.

Большинство документов, касающихся взаимоотношений с наемным персоналом необходимо хранить длительные сроки.

К такой документации относят:

  • бумаги, подтверждающие стаж работы (договора, личные карточки);
  • документы по расчетам с персоналом;
  • информацию об учете рабочего времени (табели, журналы);
  • сведения о страховых взносах за наемный персонал.

Срок хранения таких документов зависит от даты их создания и составляет 50 (75) лет.

Еще одним случаем длительного хранения первичных документов, являются основным средства. У них достаточно длинный срок эксплуатации, в течение которого стоимость этого имущества списывается на расходы частями. Поэтому до окончания срока использования (или даты продажи ОС) нужно хранить все документы.

Нюансы исчисления сроков хранения для первичных документов

Если рассматривать общие требования законодательства по срокам хранения, кажется, что все достаточно просто. По закону о бухучете храним минимум пять лет. Когда документация касается некоторых кадровых вопросов, сохраняем ее дольше.

Однако в этом алгоритме есть исключения. И вносит их как раз налоговое законодательство.

Касается это правило, тех документов, которые уменьшают налоговую базу. В частности, подтверждают получение убытков. В зависимости от ситуации убытки, полученные в ходе хозяйственной деятельности, можно списывать несколько лет (до 10 лет).

Все это время нужно хранить документы, подтверждающие сам факт убытка.

Срок хранения документации по убыткам начинается с года, который следует за последним годом списания убытков.

Например, компания построила новый логистический центр. Старые складские помещения не используются и в хозяйственной деятельности им применения не нашли. Собственник принял решение о продаже этого строения.

Однако ситуация на рынке недвижимости такова, что продать старые склады по остаточной стоимости невозможно. Их реализуют с убытком.

Поскольку разница между ценой продажи и остаточной стоимостью по этим основным средствам велика, убыток списывают 2 года.

Именно на этот период увеличится и срок хранения первичных документов по этой операции.

По правилам бухгалтерии документы о продаже хранят 5 лет после года реализации здания. То есть склад продан в 2021 году, значит можно уничтожить документы в 2027 году. Но убыток от этой операции списывают в 2022 — 2023 году. Значит, действует срок, установленный в НК РФ. К 2023 году добавляют еще 4 года. Следовательно, срок хранения первичных документов по продаже этого основного средства заканчивается в 2027, и утилизировать их можно только в 2028 году.

Сроки хранения первичных документов в бухгалтерии различны. Они зависят от того, какой факт хозяйственной деятельности фиксируют. По окончании использования такой документации для бухучета, ее хранят, как минимум, 5 лет. Документы кадрового учета нужно хранить до 50 (75) лет. А все, что касается основных средств, хранят в течение всего срока эксплуатации.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (6 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>