Срок хранения приказов на отпуск

Трудовое законодательство постановляет ряд правил, исходя из которых должен осуществляться документооборот на любом предприятии. В случае, если алгоритм составления и хранения деловых бумаг нарушается, это грозит санкциями по отношению к нанимателю. На этом основании у кадровых служащих возникает вопрос, каков срок хранения приказов на отпуск.

Оглавление:
1. Правовая база срока хранения приказов на ежегодные отпуска
2. Сроки хранения приказов по отпускам в организации
3. Организация хранения приказов и заявлений на отпуск

Правовая база срока хранения приказов на ежегодные отпуска

В контексте алгоритма формирования и сохранности документов, предприятиям и частным предпринимателям следует опираться на такую законодательную базу, представленную следующими нормативами:

ФЗ № 125 «Об архивном деле» от 22.10.2004г.;
Приказом Министерства культуры РФ № 526 от 31.03.2015г.;
Распоряжением Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г.

Отдельные нюансы относительно порядка сохранности распоряжений на отпуска персонала также содержатся в следующих нормативах:

ст. 12 и ст. 50 ФЗ № 14 от 08.02.1998г. «Об обществах с ограниченной ответственностью». В обозначенном правовом акте фиксируется обязанность компаний хранить документацию касательно трудоустроенного персонала, а также распорядительные бумаги в соответствии с правилами, отраженными в уставе предприятия;
ФЗ № 208 от 26.12.1995г. «Об акционерных обществах». Указанный закон является основным регламентирующим порядок сохранности документации нормативом в акционерных объединениях.

При этом законодательство не запрещает устанавливать локальные правила публикации и порядка хранения документов. Однако с этой целью нанимателям обязательно нужно создавать специальные нормативы местного характера. Правила, прописываемые в подобных нормативах, не должны противоречить установленным в федеральном законодательстве правилам.

Сроки хранения приказов по отпускам в организации

В соответствии с положениями Приказа Министерства культуры № 558 от 25.08.2010г., бумаги, касающиеся различных типов отдыха трудоустроенных субъектов, принято причислять к документам личного состава предприятия. В частности, в приведенную классификацию включаются следующие документы:

приказ об обеспечении работнику регулярного (и дополнительного) отдыха, оплачиваемого нанимателем;
приказ о переносе дней отдыха или отзыве кадра из регулярного отпуска;
распоряжение об обеспечении отпуска с целью ухода за отпрыском;
приказ о назначении добавочного отпуска субъекту за его счет;
приказ об отпуске для лиц, трудоустроенных в компании, которая предполагает для конкретных должностей пагубные и сложные условия трудовой деятельности.

Так, все бумаги, которые соответствуют штатным документам, должны находиться в сохранности минимум 5 лет. Впрочем, существуют следующие нюансы:

срок хранения приказов на учебные отпуска насчитывает 5 лет, если они не подшиваются в личные дела персонала. В условиях, когда на предприятии фиксируются такие положения документооборота, в соответствии с которыми, распоряжения и заявки на отпуск должны подшиваться в личные дела, то подобные бумаги должны находиться в сохранности на протяжении 50 или 75 лет. Конкретный срок сохранения документов зависит от того, когда приказ был опубликован – ранее 2003 года или позднее (на основании ст. 656 Приказа № 558);
срок хранения приказов о предоставлении отпуска для субъекта, трудящегося в пагубных условиях работы, для лица, который собирается осуществлять уход за детьми, а также приказа на предоставление бесплатного отпуска составляет 50 или 75 лет. Конкретный срок также зависит от периода публикации (до или после 2003 года).

Сохранность приказов на отпуск ввиду беременности и дальнейших родов не регламентируется законодательством. Это обуславливает тот факт, что многие компании ликвидируют данные бумаги через минимальные 5 лет, прописанные в федеральном нормативе. Тем не менее, период сохранности приказа на отпуск по уходу за малышом составляет 75 лет. Ввиду этого при проверке контролирующей инстанцией отсутствие распоряжения на отпуск по БиР может быть расценено, как нарушение ввиду преждевременной ликвидации документов. В связи с этим рекомендуется сохранять оба вида приказов максимальный срок.

Организация хранения приказов и заявлений на отпуск

Возможности срока хранения приказов и заявлений на ежегодный отпуск зависят от организации должных условий для содержания бумаг в архиве. Уместно выделить следующие рекомендации относительно сохранности бумаг на предприятии:

Нанимателю необходимо понимать, что любой из архивных документов может потребоваться в любой момент по запросу контролирующей инстанции. На этом основании рекомендуется разделить документы по папкам, классифицировав их таким образом.
Проводить сортировку документов в каждой отдельной папке рекомендуется по одному установленному критерию: по дате публикации, по фамилиям персонала или на основании иного фактора, удобного для конкретной ситуации.
Объемные документы следует разделять на несколько папок или томов, после чего сортировать по алфавиту. Это поможет в случае необходимости оперативного поиска.
В момент регистрации приказа на предоставление сотруднику отпуска, подобные документы фиксируются в соответствии с их хронологией. При этом актуальная для компании система регистрации должна содержаться в соответствующем локальном нормативе.
Подлинники документов, которые законодательно должны храниться длительный период времени, следует подшивать в дела работников, после чего передавать в архив. Важно отметить, что все дела должны быть заранее внесены в соответствующую номенклатуру предприятия.
По завершению установленного периода хранения документов, экспертный комитет должен провести экспертизу на предмет выявления ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком годности ликвидируются. Ликвидация приказов и заявлений на отпуск происходит на основании соответствующего акта и распоряжения управленца.

Таким образом, срок хранения приказов на отпуск определяется законодательством. Нанимателям рекомендуется детально изучить правила содержания в сохранности деловых бумаг, а также порядок их ликвидации после истечения срока годности.

(21 голос., средний: 4,20 из 5)

Загрузка...