Срок хранения приказов о командировках

Законодательство РФ постановляет необходимость для нанимателей вести грамотный документооборот с целью фиксации фактов хозяйственной жизни компании. В частности, предприятия должны публиковать различные приказы и распоряжения управленца относительно предоставления отпуска, перечислений различных компенсаций и по ряду других поводов. Особое место в этом списке занимает распоряжение, являющееся основанием для отъезда работника в деловую поездку. Особенно это характерно для крупных компаний, где поездки являются распространенным явлением. В связи с этим актуальным становится вопрос, какой срок хранения приказов о командировках.

Общая информация о составлении и хранении приказов на командировки

На основании ст. 116 ТК РФ, под деловой поездкой сотрудника понимается командировка, ограниченная определенными временными рамками, основной целью которой является исполнение должностных обязанностей конкретным работником вне его основного рабочего места. Впрочем, важно понимать, что если в трудовом соглашении с сотрудником отмечено, что его рабочая деятельность носит разъездной характер, либо осуществляется в пути, то деловые поездки не будут признаны командировками, а будут оцениваться как стандартное исполнение субъектом своих трудовых обязанностей.

Помимо обозначенного выше норматива, алгоритм направления трудоустроенного лица в командировку регламентируется ПП РФ № 74 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления сотрудников в командировки».

Также важно отметить, что до 08.01.2015 г. документами, необходимыми для полноценного оформления деловой поездки, являлись:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение.

После указанной даты документальное оформление командировки было упрощено правительством. В современной юридической практике указанные бумаги больше неактуальны. При этом руководство компании может продолжать их применять, если подобное положение отмечается в локальном нормативе.

Практика демонстрирует, что большинство предприятий продолжают применять командировочное удостоверение, так как указанный документ является крайне информативным.

Помимо прочего, к документам, необходимым для завершения оформления командировки, относится авансовый отчет. Данный документ составляется на основании унифицированной формы АО-1, и подразумевает приложения в виде оправдательных бумаг по факту возвращения сотрудника из деловой поездки.

Оформление командировки — это не только фактический процесс сбора документов по факту возвращения лица из поездки, но также и предварительное детальное оформление заявления (в случае соответствующей необходимости), приказа управленца, а также согласия работника.

Пакет нужных бумаг формируется в кадровом подразделении или, при его отсутствии, самим управленцем компании или индивидуальным предпринимателем.

Так, в первую очередь необходимо подготовить распоряжение о назначении командировки. Документ оформляется в соответствии с унифицированной формой № Т-9, и включает такие аспекты:

  • информацию о лице в соответствии с его удостоверением личности;
  • порядковый номер работника в соответствии с табельными данными;
  • должность, которую занимает сотрудник;
  • отдел (подразделение, департамент, цех), где работает лицо;
  • основные цели деловой поездки, задачи работника, которые должны быть исполнены в ходе деловых встреч. Также прописывается конкретный период поездки, источник финансирования (то есть: денежные средства предоставляются авансом под отчет, либо применяется порядок, при котором работнику в дальнейшем компенсируются издержки на основании оправдательных документов);
  • наименование населенного пункта, где сотрудник будет проживать на протяжении деловой поездки, а также информация о принимающей стороне.

Особенности ведения журнала регистрации командировок

В соответствии с ПП РФ № 771 от 29.07.2015г., наниматели больше не обязаны вести журнал регистрации деловых поездок. Впрочем, на некоторых предприятиях сохраняется данная традиция в связи с удобством, которое заключается в следующем:

  • имеется документальное подтверждение командировочным затратам, что в дальнейшем потребуется для грамотного налогообложения;
  • подобный документ облегчает осуществление расчетов с работниками, также становятся проще порядок проведения расчетов филиалов с центральными офисами на предмет обоснованности конкретных издержек, понесенных в поездке работником;
  • в наличии документальное подтверждение отсутствия сотрудника на его основном рабочем месте.

При этом вся обозначенная информация имеет документальную фиксацию, например, в квитанциях, билетах, чеках и т.д. Журнал, в свою очередь, позволяет объединить и систематизировать данные сведения для удобства служащих кадрового подразделения и бухгалтерии.

Законодательство не предоставляет единой формы подобного журнала, что обуславливает наличие права нанимателя самостоятельно разрабатывать бланк документа. При этом в компаниях также могут вестись автоматизированные журналы регистрации командировок и соответствующих приказов. Конкретную форму ведения документа необходимо фиксировать в локальном нормативе.

К стандартным реквизитам журнала регистрации, который в дальнейшем позволит структурировать порядок хранения приказов о командировках, относятся:

  • порядковый номер;
  • информация о командируемом субъекте, в частности, указывается его ФИО;
  • должность, которую занимает работник;
  • место назначения;
  • реквизиты командировочного удостоверения, если заполнение данного документа актуально для конкретной компании;
  • сведения о субъекте, оформляющем деловую поездку;
  • конкретные даты отъезда и прибытия сотрудника;
  • подпись командируемого работника;
  • прочие данные, которые могут потребоваться в рамках определенного случая.

Срок хранения командировочных приказов

В соответствии с распоряжением Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г., были установлены такие сроки хранения приказов о командировании:

  1. Все командировочные документы должны сохраняться на протяжении, как минимум, 5 лет. При этом при длительных заграничных командировках документы должны храниться минимум 10 лет.
  2. Для командировочных удостоверений действует правило, в соответствии с которым документ должен храниться на протяжении 5-ти лет с момента прибытия работника обратно. Исключение составляют сотрудники Крайнего Севера и приравненных к нему местностей – для таких работников срок хранения документов о командировании составляет 75 лет.
В приведенных правилах не содержится информации именно о приказах на командирование. Однако так как обозначенный документ относится к составу командировочных бумаг, срок его хранения составляет, минимум, 5 лет.

Таким образом, срок нахождения в сохранности распоряжений о командировании сотрудников определяется законодательством. Нанимателям настоятельно рекомендуется заранее ознакомиться с данными правилами, с целью ведения правомерной бизнес-деятельности.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (25 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>