Срок хранения приказов по основной деятельности

Темы: Кадры Организация бизнеса Сотрудники

В ходе хозяйственной деятельности любой компании или организации образуется большой массив документов. Для каждого вида документации предусмотрены определенные сроки хранения. Они зависят от важности документов и некоторых организационных моментов. Одним из важных вопросов является срок хранения приказов по основной деятельности в учреждении или организации.

Оглавление:
1. Срок хранения приказов по основной деятельности организации
2. Срок хранения приказов по основной деятельности в частных компаниях

Срок хранения приказов по основной деятельности организации

Руководство предприятиями или организациями происходит в различных формах. Одной из них являются распорядительные документы. Они обязательны к исполнению и касаются важных аспектов деятельности компаний.

В большинстве субъектов хозяйствования приказы можно разделить на три группы:

по административной и хозяйственной деятельности;
по персоналу;
по основной деятельности.

Первая часть распоряжений касается текущих вопросов по организации функционирования предприятия — закупки канцтоваров, ремонты зданий, пропускной режим и т. д.

Следующий блок приказов регулирует кадровые вопросы — назначение на должности, переводы и увольнения, отпуска и другие аспекты работы с персоналом.

Утверждение локальных нормативных актов, организация производства, структура персонала, финансовые вопросы, режим работы — эти группы вопросов относятся к основной деятельности и регулируются соответствующими приказами.

У каждой группы распорядительных документов свои сроки хранения. Для госорганов и учреждений они установлены централизовано. Это связано с тем, что все государственные организации являются источниками формирования госархивов. На этот же приказ Росархива (№ 236) могут ориентироваться и частные компании.

Для приказов по основной деятельности в организации установлен постоянный срок хранения (п. 19, Перечня типовых архивных документов).

Первоначально приказы по основной деятельности хранятся в том подразделении, деятельность которого они регулируют. У них, как правило, нет ограничения по сроку действия. Периодически эти документы нужно актуализировать или заменять новыми приказами.

По окончании срока действия приказы по основной деятельности передают на архивное хранение. Поскольку эти документы имеют особую важность для деятельности любого предприятия или организации для приказов установлен постоянный срок хранения.

Из этого правила есть исключения. Касаются они компаний, где есть удаленные подразделения, а также организаций ведомственной подчиненности. Часть приказов по основной деятельности таких субъектов хозяйствования образуется в головных организациях и доводится до нижестоящих подразделений в виде копий основного документа. Копии приказов по основной деятельности хранятся только до окончания их срока действия, а затем уничтожаются.

Например, режим работы в ДОУ может устанавливаться централизовано и доводиться в виде копии ведомственного приказа. Хотя этот документ по основной деятельности, но срок его хранения в детсаду «до минования надобности».

Аналогичным образом устанавливаются сроки хранения приказов по основной деятельности в школе или другом государственном учреждении. Если этот распорядительный документ издан директором учреждения, то его нужно хранить постоянно. Когда приказ присылается из курирующего министерства или ведомства, то его хранят до окончания срока действия.

Срок хранения приказов по основной деятельности в частных компаниях

В частном секторе экономики ситуация аналогична государственному. Единственное различие состоит в том, что частники не являются источниками формирования архивов.

Срок хранения приказов по основной деятельности в компаниях постоянный.

Если происходит реорганизация бизнеса, то архивы с документами длительного хранения, переходят под ответственность фирмы-правопреемника.

Когда компания ликвидируется необходимо принять решение о ее документации. Не все распорядительные документы уничтожаются после прекращения деятельности.

Часть приказов передается в госархивы. Значимость каждого распорядительного документа оценивают специалисты этого учреждения. Те приказы, которые не передаются на хранение в госархив можно уничтожить.

Приказы по основной деятельности относятся к категории важных документов. Они регулируют общие правила функционирования компаний. Поэтому для таких распоряжений руководителя предусмотрен постоянный срок хранения. Государственные организации и учреждения со временем передают приказы по основной деятельности в госархивы.

Частные компании хранят эти документы до окончания своей деятельности, а затем либо уничтожают часть из них, либо передают наиболее важные приказы в архивные организации (после проведения соответствующей экспертизы), либо передают их фирме-правопреемнику для дальнейшего хранения.

Автор: Воронова Юлия

(12 голос., средний: 4,10 из 5)

Загрузка...