Срок хранения штатного расписания
Хранение штатного расписания
В период действия этого документа, само расписание и связанные с ни распоряжения, приказы и переписка хранятся у работника, ответственного за ведение кадрового учета. Для удобства работы с ним допускается создание копий расписания, например, для бухгалтерии или финансовой службы.
Этот локальный нормативный акт не должен находиться в общем доступе, а по окончании работы с документом на бумажном носителе его убирают в сейф или запираемый на ключ шкаф. Если документооборот компании организован в электронном виде, то оригинал штатного расписания хранят в компьютере, защищенном паролем от несанкционированного доступа.
После того, как руководство компании утвердит новое расписание, старый нормативный акт и все связанные с ним документы оформляют для архивного хранения.
Сроки хранения штатного расписания в организации
Министерство культуры разработало и утвердило перечень всех возможных документов, которые создаются в процессе деятельности компании и сроки их хранения. Поскольку штатное расписание имеет важное значение для организации, его хранят постоянно на протяжении всего периода функционирования фирмы. Если этот локальный акт передавался в другие организации, то там его хранят в течение трех лет.
В ходе составления штатного расписания либо при необходимости изменений отдельных его пунктов создаются иные документы:
служебные (докладные) записки;- проекты;
- заключения;
- предложения от отдельных подразделений;
- приказы (распоряжения);
- иные документы.
Для этих документов также установлены сроки архивного хранения. Все что можно отнести к переписке хранят три года, проектную документацию на протяжении пяти лет, а распоряжения на утверждение (изменение) должны храниться постоянно.
Такие длительные сроки хранения связаны с тем, что штатное расписание является одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри компании. Помимо текущей деятельности, они могут понадобиться при оформлении пенсионного пособия, подтверждения особого стажа работы и т. д.
Проверяют их и контролирующие органы, а отсутствие какого-либо архивного документа может привести к тому, что наниматель получит штраф.