Срок хранения служебных записок

Любая компания, в которой следят за стабильностью документооборота, рано или поздно сталкивается с необходимостью фиксации переписок между членами коллектива, касающихся вопросов трудового характера. С этой целью уместно использовать служебные записки. Однако, это влечет ряд дополнительных обязательств, например, корректное оформление документов и соблюдение сроков хранения служебных записок в организации. Для этого кадровое подразделение должно иметь образец рассматриваемых бумаг, а также регламентацию их движения, закрепленную в локальном нормативе.

Назначение и преимущества служебных записок, нюансы использования журнала по их учету

Под служебной запиской понимается внутренний документ, посредством которого можно максимально оперативно и эффективно передавать информацию между членами трудового коллектива, в том числе между нанимателем и подчиненными.

К основным преимуществам использования служебных записок относится следующее:

  • именно посредством рассматриваемой записки возможно лаконично описать проблему или имеющиеся предложения по ее решению адресату. При необходимости, составитель также вправе приложить к ней определенные документы, которые позволят подтвердить или объяснить основную мысль бумаги;
  • передача и регистрация служебных записок обеспечивает прозрачность процесса деловой переписки. Подразумевается, что в каждом последующем документе должна делаться ссылка на предыдущий, что в будущем может помочь выявить недостающие элементы или предотвратить фальсификацию бумаг;
  • записка позволяет дополнительно подчеркнуть личную ответственность составителя за написанную информацию;
  • служебные записки существенно сокращают объем ошибок, допускаемых при получении распоряжения от вышестоящих подразделений или должностных лиц в устной форме;
  • бумага дойдет до адресата быстро, особенно если имеет срочный характер и фиксируется в соответствующем журнале.

Многие управленцы считают, что заполнять специальный регистр служебных записок не стоит, если их количество небольшое. Однако, ведение журнала, даже если количество записок за год не превышает 650 штук, все равно рационально. Отсутствие регистрации рассматриваемых документов может привести к путанице, а также искажению доносимой таким образом информации.

Нормативное регулирование сохранности документации на предприятии

Законодательство регламентирует хранение документации на предприятии. Подразумевается необходимость сохранности бумаг в кадровом подразделении или в архиве предприятия.

Служебные записки как один из способов коммуникаций внутри компании также подчиняются законодательной регламентации. В частности, нормативной базой для оформления данных документов выступают следующие правовые акты:

  • Положения ТК РФ, касающиеся требований к составлению того или иного документа. Например, ст. 230 и 230.1 ТК РФ регламентируют порядок хранения бумаг, касающихся несчастных случаев на производстве;
  • ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле РФ». Данный норматив фиксирует порядок хранения определенной документации на протяжении конкретных сроков, характерных для отдельных видов бумаг;
  • Приказ Минкульта РФ № 558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых архивных документов…». Указанный законодательный акт содержит список обязанностей компаний в части соблюдения сроков хранения разных видов документации (учитывая не только кадровую, но также налоговую и бухгалтерскую);
  • «Правила работы архивов компаний», утвержденные Постановлением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. Данные Правила носят условно-рекомендательный характер и их соблюдение не является обязательным. Впрочем, большинство нанимателей, тем не менее, придерживаются их с целью упрощения и нормализации системы документооборота в фирме.

Правила хранения документации в компании в 2019 году

Регистрация служебной записки наделяет бумагу юридической силой, а также упрощает учет входящих и исходящих документов. На основании проведенной регистрации в дальнейшем можно судить о движении записки, а также о ходе ее рассмотрения и исполнения.

Регистрацией рассматриваемой документации зачастую занимается сотрудник кадрового подразделения. Однако, нередко данные обязанности вменяются делопроизводителю или секретарю.

Служебную записку также можно направить в электронном варианте – документ сканируется, после чего направляется адресату. Однако для этого, тем не менее, бумагу следует зарегистрировать, после чего отметка о данном факте также предоставляется адресату в электронном формате.

Субъект, являющийся ответственным за хранение документации кадрового подразделения, должен определяться посредством публикации распоряжения управленца. Обязанности, возлагаемые на данного сотрудника, следует отражать в соответствующей должностной инструкции.

Все бумаги, являющиеся частью документооборота, должны фиксироваться в соответствии с принятой в компании номенклатурой. Понимается специальная группировка документов в папки.

Оформление архива в соответствии с номенклатурой происходит в следующем порядке:

  1. При формировании папок необходимо отображать на них ряд реквизитов. К ним относятся название компании в полной форме, наименование подразделения, чьи бумаги систематизируются, номенклатурный номер конкретной папки, заголовок дела, а также срок хранения служебных записок.
  2. После формирования папки в нее могут подшиваться бумаги, которые были грамотно оформлены, зарегистрированы и исполнены. При этом подшиваться должен только подлинник записки. Важно также учитывать, что одна папка (как и журнал регистрации служебных записок) должна соответствовать одному календарному году.

Внутри папки записки должны подшиваться по порядку, установленному нумерацией при регистрации. В случае, когда количество документов превышает 250 единиц, то дело должно делиться на тома, исходя из реального объема документооборота.

Сроки хранения служебных записок в отделе кадров

Срок хранения служебных записок по «Перечню типовых архивных документов», утвержденному Приказом Минкульта РФ № 558, может варьироваться, исходя из их содержания. В частности:

  1. Все распоряжения административного аппарата, предназначенные структурным подразделениям компании, включая выписки, докладные записки, заключения и прочие подобные бумаги, должны храниться 5 лет.
  2. Записки, докладные, заявления, списки и иные документы о выдаче или утрате удостоверений, о пропусках и идентификационных картах должны находиться в сохранности на предприятии на протяжении 1-го года.
  3. Бумаги, включая записки, которые не вошли в состав личных дел, хранятся в течение пяти лет.
  4. Записки, подтверждающие нарушения внутреннего распорядка, должны храниться один год.
  5. Все бумаги о проверках контролирующих инстанций на государственных предприятиях должны храниться постоянно.
  6. Докладные, служебные записки, сводки и иные подобные бумаги должны находиться в сохранности в течение одного года, а также на протяжении еще одного года после их снятия с учета.
  7. Бумаги о соблюдении правил внутреннего распорядка сохраняются на протяжении трех лет.
  8. Служебные записки о фактах обращения к гражданским служащим различных третьих лиц с целью склонения первых к совершению коррупционного преступления, должны храниться постоянно.
  9. Бумаги об организации охраны компании и безопасности трудовой деятельности сохраняются на протяжении пяти лет.
  10. Документы об административно-организационной деятельности хранятся также в течение пяти лет.

Нюансы электронного хранения служебных записок

Законодательство не предусматривает ограничений для компании при переводе хранения служебных записок в электронный режим.

Однако при этом не избежать трудностей технического характера, так как появляется множество сложностей с переносом оригиналов документов в электронный формат. В основном это касается бумаг с длительным сроком хранения.

Однако решение данного вопроса уже имеется – для этого существуют специализированные архивы в электронном виде, технические возможности которых позволяют обеспечивать юридическую силу документов, а также читаемость всех электронных оригиналов.

В случае, когда управленец принимает решение хранить служебные записки в электронном виде, необходимо учитывать следующие нюансы:

  • в условиях, когда записка должна храниться 10 и менее лет, то в случае наличия в компании соответствующего технического обеспечения, весь период существования бумаги может протекать в электронном варианте;
  • если период сохранности документа более 10 лет, то формировать и утверждать служебную записку правомерно в электронном варианте, однако затем данная бумага должна оформляться в бумажном варианте и храниться как оригинал в стандартной папке в архиве компании.

Таким образом, период хранения служебных записок различен и зависит от информационного наполнения документа. Чаще всего подобные бумаги хранятся в компаниях 5 лет. Однако, кадровому служащему настоятельно рекомендуется заранее ознакомиться с рассмотренным в тексте Перечнем, где приводятся более детальные сведения об указанных сроках.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (19 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>