Сроки хранения кадровых документов в 2018 году для организаций


Сроки хранения кадровых документов в организации

Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива. Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Они регламентируются согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125 от 22.10.2004).

Классификация кадровой документации

Вся документация подразделяется на несколько категорий:

  1. Комплектование штата — приказы о приеме на работу, трудовые договоры, личные карточки и так далее.
  2. Перемещение работников по предприятию для выполнения каких-либо профессиональных задач — распоряжения о переводе на другие должности, контракты о переходе на вахтовый метод, приказы о совмещении профессий, приказы об увеличении спектра трудовых функций в связи с временным отсутствием сотрудника.
  3. Отношение сотрудника к исполнению обязанностей — поощрительные и порицательные распоряжения, приказы о надбавках к окладу, приказы о лишении премии, приказы о выплате дополнительных премий за особые достижения в профессии.
  4. Прекращение трудовых отношений — приказы о расторжении трудового договора.

Согласно современным нормативам, период хранения документа отсчитывается с момента его формирования. Период хранения документации, касающейся личного состава, составляет 50 лет. Данное положение ФЗ № 125 актуально для документов, созданных с 2003 года и позже.

Для архивных сведений, созданных до 2003 года, сохраняется прежний норматив — 75 лет.

С какой целью хранится кадровая документация

Сроки хранения кадровых документов в 2018 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом. Нормативные положения этой области должны соблюдать и государственные чиновники, и индивидуальные предприниматели.

Основным критерием для определения срока хранения документации является временной отрезок, в течение которого документ, переданный на хранение, нельзя уничтожать физически.

Дольше всего (до 75 лет) или с грифом «бессрочно») хранятся данные, отображающие сведения о личном составе, но это актуально только для документов до 2003 года. В эту категорию входят, прежде всего, трудовые договоры, а также дополнительные положения и соглашения, прилагающиеся к ним. Сюда же относятся личные карточки каждого отдельного сотрудника.

Период хранения личных дел, которые формируют кадровики на производстве или в учреждении, зависит от многих обстоятельств. В частности, штатное расписание учреждения и график отпусков имеют разный уровень важности. Соответственно, и время хранения их отличается: график отпусков хранится 1 год, а штатное расписание — 5 лет.

Схема сроков хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровых документов в архиве таковы:

  • Табели учета рабочего времени: 5 лет для обычных документов; 75 для потенциально опасных условий труда (статья 586).
  • Списки премированных работников: 5 лет (статья 600).
  • Личные дела сотрудников: 50 (см. выше)/75 лет (статья 656).
  • Анкеты лиц, которым было отказано в приеме на работу: 3 года (статья 663).
  • Командировочные удостоверения: 5 лет (статья 668).
  • Списки пенсионеров: 5 лет (статья 685).
  • Графики отпусков: 1 год (статья 693).
  • Приказы по предприятию или учреждению, касающиеся организации административных или хозяйственных нюансов: 5 лет (статья 19).
  • Приказы руководства по предприятию, регламентирующие административную, профессиональную или производственную деятельность: бессрочно (статья 19).

Если имеет место утрата каких-то данных ввиду ненадлежащего хранения, то об этом необходимо делать специальные отметки в архиве. Для того чтобы архив кадровой документации выглядел организовано и был функциональным, необходимо своевременно уничтожать приказы и справки, срок хранения которых истек.

Действия руководства в случае полной или частичной порчи кадровой документации

Чаще всего информация утрачивается на тех документах, срок хранения которых измеряется 75 годами. Как правило, причиной порчи документов является человеческий фактор. В отдельных случаях имеют место нештатные ситуации (пожар или подтопление), в результате чего какая-то часть архива утрачивается.

Если учет персональных данных и всей кадровой документации ведется в электронном формате, то восстановление потребует минимальных усилий. Современные технологии позволяют восстанавливать документы быстро и без проблем.

Если же имеет место бумажный формат, что особенно актуально для документов с длительным сроком хранения, созданным десятилетия назад, то испорченные справки и приказы нельзя просто уничтожить. Они обязательно должны быть заменены аналогами.

Если ответственное лицо позволило себе уничтожение какой-то части утраченных документов, его действия квалифицируются как неправомочные и уменьшающие сроки хранения кадровых документов в организации.

Реставрация трудночитаемых списков или приказов, частично утративших данные, должна выполняться вручную. Восстановление утраченных документов проходит в рамках специальной процедуры, которая включает в себя экспертизу с последующим отражением итогов в акте по предприятию.

Если на предприятии издается приказ об оцифровке архива, то все имеющиеся сведения подлежат переносу в электронный формат. Когда утраченная часть информации восстановлена, испорченные документы можно утилизировать. В каждой компании для этого используются разные способы.

Как правило, первыми отправляются на уничтожение списки отпусков персонала, поскольку срок их хранения измеряется всего двенадцатью месяцами. Серьезным нарушением в организации архива является отсутствие личных дел кого-то из персонала. Причем не имеет значения, о каком количестве отсутствующих личных дел идет речь. Каждое из них оформляется должным образом.

Доукомплектованные личные дела отправляются в архив, согласно правилам хранения кадровых документов в организации.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (5 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение (1)
  1. Настя:

    Хорошая тема, я думала, что сроки хранения личных дел сотрудников меньше, а оказывается аж 75 лет, отлично, мне как раз нужно сходить на старое место работы и взять у них выписку!

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>