Сроки хранения кадровых документов в организации
Оглавление:
1. Классификация кадровой документации
2. С какой целью хранится кадровая документация
3. Схема сроков хранения кадровой документации
4. Действия руководства в случае полной или частичной порчи кадровой документации
Классификация кадровой документации
Вся документация подразделяется на несколько категорий:
- Комплектование штата — приказы о приеме на работу, трудовые договоры, личные карточки и так далее.
- Перемещение работников по предприятию для выполнения каких-либо профессиональных задач — распоряжения о переводе на другие должности, контракты о переходе на вахтовый метод, приказы о совмещении профессий, приказы об увеличении спектра трудовых функций в связи с временным отсутствием сотрудника.
- Отношение сотрудника к исполнению обязанностей — поощрительные и порицательные распоряжения, приказы о надбавках к окладу, приказы о лишении премии, приказы о выплате дополнительных премий за особые достижения в профессии.
- Прекращение трудовых отношений — приказы о расторжении трудового договора.
Согласно современным нормативам, период хранения документа отсчитывается с момента его формирования. Период хранения документации, касающейся личного состава, составляет 50 лет. Данное положение ФЗ № 125 актуально для документов, созданных с 2003 года и позже.
Для архивных сведений, созданных до 2003 года, сохраняется прежний норматив — 75 лет.
С какой целью хранится кадровая документация
Сроки хранения кадровых документов в 2021 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом. Нормативные положения этой области должны соблюдать и государственные чиновники, и индивидуальные предприниматели.
Дольше всего (до 75 лет) или с грифом «бессрочно») хранятся данные, отображающие сведения о личном составе, но это актуально только для документов до 2003 года. В эту категорию входят, прежде всего, трудовые договоры, а также дополнительные положения и соглашения, прилагающиеся к ним. Сюда же относятся личные карточки каждого отдельного сотрудника.
Период хранения личных дел, которые формируют кадровики на производстве или в учреждении, зависит от многих обстоятельств. В частности, штатное расписание учреждения и график отпусков имеют разный уровень важности. Соответственно, и время хранения их отличается: график отпусков хранится 1 год, а штатное расписание — 5 лет.
Схема сроков хранения кадровой документации
Сроки хранения кадровых документов в архиве таковы:
Табели учета рабочего времени: 5 лет для обычных документов; 75 для потенциально опасных условий труда (статья 586).- Списки премированных работников: 5 лет (статья 600).
- Личные дела сотрудников: 50 (см. выше)/75 лет (статья 656).
- Анкеты лиц, которым было отказано в приеме на работу: 3 года (статья 663).
- Командировочные удостоверения: 5 лет (статья 668).
- Списки пенсионеров: 5 лет (статья 685).
- Графики отпусков: 1 год (статья 693).
- Приказы по предприятию или учреждению, касающиеся организации административных или хозяйственных нюансов: 5 лет (статья 19).
- Приказы руководства по предприятию, регламентирующие административную, профессиональную или производственную деятельность: бессрочно (статья 19).
Если имеет место утрата каких-то данных ввиду ненадлежащего хранения, то об этом необходимо делать специальные отметки в архиве. Для того чтобы архив кадровой документации выглядел организовано и был функциональным, необходимо своевременно уничтожать приказы и справки, срок хранения которых истек.
Действия руководства в случае полной или частичной порчи кадровой документации
Чаще всего информация утрачивается на тех документах, срок хранения которых измеряется 75 годами. Как правило, причиной порчи документов является человеческий фактор. В отдельных случаях имеют место нештатные ситуации (пожар или подтопление), в результате чего какая-то часть архива утрачивается.
Если учет персональных данных и всей кадровой документации ведется в электронном формате, то восстановление потребует минимальных усилий. Современные технологии позволяют восстанавливать документы быстро и без проблем.
Если же имеет место бумажный формат, что особенно актуально для документов с длительным сроком хранения, созданным десятилетия назад, то испорченные справки и приказы нельзя просто уничтожить. Они обязательно должны быть заменены аналогами.
Реставрация трудночитаемых списков или приказов, частично утративших данные, должна выполняться вручную. Восстановление утраченных документов проходит в рамках специальной процедуры, которая включает в себя экспертизу с последующим отражением итогов в акте по предприятию.
Как правило, первыми отправляются на уничтожение списки отпусков персонала, поскольку срок их хранения измеряется всего двенадцатью месяцами. Серьезным нарушением в организации архива является отсутствие личных дел кого-то из персонала. Причем не имеет значения, о каком количестве отсутствующих личных дел идет речь. Каждое из них оформляется должным образом.
Доукомплектованные личные дела отправляются в архив, согласно правилам хранения кадровых документов в организации.
Спасибо за статью, все четко и понятно раскрыли, и я теперь точно знаю как правильно и сколько времени хранить документы по кадрам.
Хорошая тема, я думала, что сроки хранения личных дел сотрудников меньше, а оказывается аж 75 лет, отлично, мне как раз нужно сходить на старое место работы и взять у них выписку!