Структурные подразделения в штатном расписании — как отобразить
Оглавление:
1. Структурное подразделение в штатном расписании
2. Штатное расписание без структурных подразделений
3. Внесение в штатное расписание удаленных структурных подразделений
Структурное подразделение в штатном расписании
Статистическое ведомство разработало и утвердило бланк штатного расписания более 10 лет назад. В настоящее время эта форма не является обязательной для применения юридическими лицами и предпринимателями. Вместе с тем, многие субъекты хозяйствования берут ее за основу, при необходимости дополняя отдельными графами.
В утвержденной форме этого локального нормативного акта для информации о различных отделах, управлениях, филиалах выделено 2 графы:
- наименование;
- код структурного подразделения.
Для большинства небольших и средних компаний такой информации достаточно. В случае с крупными корпорациями, которые имеют разветвленную структуру, где в составе управления (отдела) могут находиться более мелкие подразделения можно добавить дополнительный столбец с данными об отделах и группах сотрудников, либо добавлять такую информацию через запятую (в скобочках).
Например, если в договоре указано, что человека наняли на должность специалиста в отдел логистики при департаменте торговли, то и в локальном нормативном документе должна быть указана должность в таком структурном подразделении, а не просто в отделе логистики.
Код структурного подразделения в штатном расписании присваивается по порядку и состоит из двух цифр. При разветвленной структуре, с делением на подотделы и группы основному подразделению присваивают двухзначный код, а его составным элементам четырех — шестизначный, в зависимости от разветвленности подчинения.
Например, при использовании полного аналога формы Т-3 часть таблицы штатного расписания со структурными подразделениями будет выглядеть следующим образом:
Структурное подразделение | |
Наименование | Код |
1 | 2 |
Администрация | 01 |
Бухгалтерия | 02 |
Отдел кадров | 03 |
Отдел сбыта | 04 |
Внесение данных в таблицу и присвоение отдельным структурным подразделениям кодов может быть выполнено двумя способами.
Во-первых, по иерархии. Этот вариант является наиболее распространенным. Отделы и управления делятся на:
осуществляющие общее управление фирмой (руководство, финансисты, кадры);- работающие по основным направлениям деятельности (снабжение, производство, сбыт, технологи и т. д.);
- вспомогательные отделы и службы (АХО, службы безопасности, секретариат и т.д.).
Во-вторых, наименования структурных подразделений в штатном расписании располагают в алфавитном порядке.
Штатное расписание без структурных подразделений
Для небольших фирм и индивидуальных предпринимателей характерна структура наемного персонала без разделения по отделам или службам. Вместе с тем, штатное расписание составлять необходимо.
В этой ситуации графы с названиями отделов и управлений либо заполняют знаком «-» либо проставляют в них слово «нет». Колонку с названиями должностей заполняют в порядке иерархии.
Например, для малого предприятия эта часть документа будет выглядеть следующим образом.
Структурное подразделение | Должность | |
наименование | Код | |
— | — | Директор |
— | — | Главный бухгалтер |
— | — | Менеджер |
— | — | Секретарь |
Такое же правило действует для небольших стартапов, где два — три собственника осуществляют деятельность без привлечения дополнительной рабочей силы.
Внесение в штатное расписание удаленных структурных подразделений
Как правило, такие удаленные филиалы не наделены правом самостоятельного юридического лица и не могут выступать в качестве нанимателей для сотрудников. При составлении штатного расписания в этой ситуации можно использовать три варианта действий.
Во-первых, дополнить графы с информацией о структурных подразделениях дополнительной колонкой, с указанием на расположение того или иного офиса, или филиала.
Например:
Филиал, представительство, дополнительный офис | Структурное подразделение | |
Наименование | Код | |
1 | 2 | 3 |
Головной офис (центральный аппарат) | Администрация | 0101 |
Бухгалтерская служба | 0102 | |
Департамент кадровой работы | 0103 | |
Филиал № 1 | Руководство | 0201 |
Отдел по работе с корпоративными клиентами | 0202 | |
Служба по розничной торговле | 0203 | |
Представительство по Дальневосточному региону | Управление | 0301 |
Финансовая служба | 0302 | |
Клиентская служба | 0303 |
При оформлении штатного расписания, таким образом, в удаленные подразделения пересылают либо копию всего документа, либо выписку, в которой указывают сведения, касающиеся только конкретного филиала или представительства.
Во-вторых, оформить удаленные подразделения компании можно в виде приложений к основному штатному расписанию. Такой вариант удобен в случае большого количества подразделений и разветвленной иерархической структуры в них.
При этом способе составления локального нормативного документа он будет выглядеть так:
Штатное расписание ОДО «Промтранс»
Приложения:
- Штатное расписание представительства в г. Таганрог
- Штатное расписание дополнительного офиса в г. Самара
В-третьих, при большом количестве удаленных подразделений и их географической отдаленности от основного офиса компании можно делегировать отдельные полномочия по управлению персоналом и кадровому учету местным руководителям филиальной сети. Для этого необходимо во внутренних положениях по кадровым вопросам указать на децентрализацию отдельных функций по найму персонала и составлению штатных расписаний.
Кроме того, документально, как правило, при помощи доверенности, оформляют и полномочия руководителя удаленного подразделения в кадровом учете. При такой форме взаимодействия штатное расписание составляется и утверждается в каждом филиале или представительстве по отдельности, а затем его копия пересылается в центральный офис.
Часто при слиянии нескольких компаний в одну либо присоединении одной фирмы к другой возникают сложности с составлением общего локального нормативного документа, регулирующего структуру наемного персонала (одинаковые наименования отделов и служб, должности с похожими названиями, но разным уровнем оплаты и т. д.). Выходом из ситуации становится выделение присоединенной организации в качестве удаленного подразделения.
Оформление части штатного расписания, касающейся структурных подразделений компании, зависит от ее размеров и наличия удаленных офисов или филиалов. В небольших фирмах с 10 — 15 работниками, как правило, деление на отделы отсутствует, и заполнять эти графы можно прочерками или словом «нет». В крупных корпорациях с разветвленной иерархической структурой штатные расписания для удаленных подразделений оформляют в виде приложений к основному документу либо отдельными локальными нормативными актами.