Суточные в командировке — нормы в 2021 год
Оглавление:
1. Определение и классификация суточных в командировке, их правовая база
2. Изменения в суточных при командировках в 2021 году
3. Размер суточных при командировке в 2021 году
4. Порядок расчета количества дней в командировке
5. Порядок компенсационных выплат при командировке
6. Суточные при однодневной командировке
7. Суточные при командировке за границу
8. Примеры расчета суточных при командировках
Определение и классификация суточных в командировке, их правовая база
Суточными издержками в командировке является материальная нагрузка на бюджет работника, обусловленная его временным пребыванием в другом городе. Наниматель обязан возместить их в определенном законе размере. Кроме того, на период пребывание работника в командировке его заработная плата сохраняется в обычном объеме.
Обратите внимание – практика показывает, что суточные будут выплачены работнику только в том случае, когда он находился в другом городе более суток. То есть, в случае необходимости искать место для ночевки.
Суточные расходы делятся на такие категории:
- Обустройство сотрудника на новом месте, то есть поиск и оплата жилья (отеля, хостела или съемной квартиры);
- Питание в столовых или кафе, а также приобретение продуктов в магазинах (для компенсирования обязательно наличие чеков);
- Перемещение посредством общественного транспорта. Возмещению подлежат затраты на проезд до места командировки и возвращение обратно, а также передвижение в границах города (при наличии чеков);
- Проведение деловых обедов и иных, необходимых для компании, мероприятий;
Допускаются также иные расходы, если руководитель сочтет, что они были обусловлены исполнением субъектом своих должностных обязанностей.
Определить сумму суточных, подлежащих компенсированию сотруднику, помогают установленные на государственном уровне лимиты. Так, начиная с 2017 года, они претерпели определенные изменения, о которых каждый руководитель, если направляет подчиненных в командировки, должен знать.
Изменения в суточных при командировках в 2020 году
Главные корректировки суточных коснулись заграничных деловых поездок:
- Во-первых, с 2017 года контроль расчетных данных перешел от внебюджетных образований к налоговым инстанциям.
- Во-вторых, страховые отчисления будут считаться из превышающей законодательный лимит суммы суточных (речь о котором идет ниже). Так, руководитель компании может самостоятельно определять объем суточных в командировках для своих подчиненных, при этом он может превышать норму, зафиксированную в НК РФ. Однако, это должно отражаться в местном регламентирующем нормативе (коллективное соглашение, распоряжение о командировочных поездках и т.д.).
- Также изменения коснулись базы исчислений. Теперь для расчета суточной нормы расходов не принимаются во внимание страховые отчисления по травматизму.
Размер суточных при командировке в 2021 году и налогообложение
Помимо этого, основываясь на ПП РФ №729 от 02.10.2002 г., суточная норма финансовых средств при командировке в коммерческом хозяйствующем субъекте не должна быть меньше, чем в государственных организациях.
В 2020 году принят ряд ограничений для отчислений налоговых сумм и взносов. Исходя из ст. 217 НК РФ, в 2020 году от налогового бремени освобождены следующие размеры суточных расходов:
- Деловая поездка в пределах России – 700 руб.;
- Деловая поездка за границу – 2500 руб.
То есть, если распоряжением руководителя организации постановлено, что суточная норма расходов для конкретного подчиненного в командировке по РФ составит 1200 руб., то налоговые отчисления следует делать с разницы (1200 – 700 = 500 руб.).
Изменить лимиты расхода финансовых средств подчиненными руководитель может в любое удобное для него время. Однако, как показывает практика, наиболее удачным периодом для принятия подобного решения, является начало года.
Порядок расчета количества дней в командировке
Чтобы можно было грамотно определить количество дней командировки, сотрудник по факту своего возвращения обратно должен предоставить документы, подтверждающие ее продолжительность и наличие расходов. В первую очередь, такими бумагами являются проездные билеты.
Именно исходя из дат, указанных в проездных билетах, фиксируется количество дней, которые сотрудник провел в командировке:
- Если деловая поездка осуществлялась в пределах России, то доказательством служит дата билета или обращения в транспортную службу.
- Если работник, по нуждам компании, уезжал за рубеж, то его отбытие и прибытие фиксирует таможенная служба.
Также для поездки в командировку подчиненный может использовать свой автомобиль. В этом случае выплата финансовой компенсации полагается, если субъектом предоставлены такие документы:
- Путевой лист;
- Квитанции, чеки или любые иные бумаги, которые бы удостоверяли, что автомобиль, использованный в интересах организации, следовал по требуемому маршруту.
Порядок осуществления компенсационных выплат при командировке
Компенсация затраченных в деловой поездке средств осуществляется сотруднику, возвратившемуся из-за рубежа либо из другого российского города, куда его командировали.
Когда периодичность командировки составляет не более одного дня и выезд за границы страны не предполагается, работнику не предусматривается компенсация его затрат. Впрочем, руководитель вправе возместить расходы, совершенные в однодневной командировке. Он должен зафиксировать это в местных нормативных документах, детально определив порядок однодневных поездок.
Порядок возмещения командировочных издержек при длительном отъезде подразумевает следующие этапы:
- Руководитель организации ставит подчиненного в известность о существующих в текущем году лимитах командировочных расходов.
- Субъект, находясь в отъезде, расходует финансовые средства, не превышая установленный лимит.
- После своего возвращения работник предоставляет руководителю и/или в бухгалтерию предприятия соответствующие бумаги, которые бы подтверждали все его траты (билеты на проезд, чеки, квитанции).
- Законодательно определенный размер суточных затрат в командировке умножается на число дней, которые сотрудник провел в деловой поездке. Полученная сумма является средствами к возмещению.
- Указанные средства компенсации выплачиваются с ближайшей заработной платой.
Приведенный алгоритм действий является стандартным и может служить образцом для любых организаций. Он может несколько отличаться в зависимости от правил, закрепленных локальными регулирующими данный процесс документами.
Суточные при однодневной командировке
Руководитель возмещает все затраты, имеющие место в подобной командировке (проезд или питание), однако, лимит издержек должен быть заранее оговорен и соблюден сотрудником. При этом, суточные на однодневные поездки заранее не выплачиваются. Соответственно, сотруднику положено только возмещение фактически затраченных средств.
Деловые поездки сотрудников государственных учреждений регулируются ПП РФ №729. В положении определяются нормы по расходам на день для командировок в пределах страны. Так, объем суточных выплат на одного государственного сотрудника в подобных командировках составляет 100 руб.
Порядок выдачи средств сотрудникам бюджетных организаций регулируется ПП РФ №812 в редакции от 29.12.2016 г.
Суточные при командировке за границу
В соответствии со ст. 217 НК РФ, норма суточных издержек для гражданина, направляющегося в командировку за границу, составляет 2500 руб. Если руководитель установит верхний предел трат выше обозначенной законом суммы, с дополнительных средств будет удержан НДФЛ и страховые взносы.
Помимо этого, нюансом заграничной командировки является заблаговременная выдача средств либо в иностранной, либо в отечественной валюте. Кроме того, поскольку такая поездка состоит из двух этапов (первый — передвижение сотрудника по территории РФ, а второй – пересечение границы страны), можно одновременно выдать как рубли, так и иностранные деньги.
Также компания может предоставить субъекту средства в рублях с тем, чтобы сотрудник обменял эти деньги на иностранную валюту уже в момент нахождения за рубежом. Чтобы подтвердить данную операцию, работнику потребуется предъявить своему работодателю квитанцию из обменного пункта или банка.
Все расходы, осуществленные в валюте, подлежат возмещению в рублевом эквиваленте, исходя из текущего курса ЦФ РФ на момент возвращения субъекта в Россию.
Примеры расчета суточных при командировках
Пример 1. Тарасов И.Г. на 14 дней был направлен в деловую поездку в пределах РФ. Дата отъезда, зафиксированная в билете на поезд – 01.09.2017, 14:00. Обратно Тарасов прибыл 14.09.2017 в 18:00. Объем суточных средств на предприятии составляет 670 руб. (что не превышает предельной границы в 700 руб.).
Расчет суточных заключается в следующем: 670 * 14 = 9380 руб.
Пример 2. Комаров Л.Д. отправляется в командировку в границах России на 14 дней. Норма суточных на предприятии является 950 руб., что на 250 руб. превышает установленный в законе лимит. Расчет суточных будет иметь следующий вид:
- 950 – 700 = 250 руб.
- Удерживается НДФЛ: 250 – 13% = 33 руб.
- Определяется размер суточных: (700 + 217) * 14 = 12 838 руб.
- Определяется НДФЛ, подлежащий перечислению в бюджет: 33 * 14 = 462 руб.
Пример 3. Дронин С.В. поехал в командировку за рубеж на 10 дней (с 01.10.2017 по 10.10.2017). Так, 01.10 и 10.10 средства были истрачены Дрониным в пределах России. Оставшиеся 8 дней он пробыл за границей. Нормативным актом предприятия установлены следующие значения суточных:
- деловые поездки по РФ – 900 руб.;
- зарубежные поездки – 4100 руб.
Суточные составят:
- 900 * 2 = 1800 руб.;
- 4100 * 8 = 32 800 руб.
Налог на прибыль будет исчисляться исходя из общей суммы, то есть 1800 + 32 800 = 34 600 руб.
Необлагаемые налогами средства составят:
- 700 * 2 = 1400 руб.;
- 2500 * 8 = 20 000 руб.
Налогооблагаемые средства составят:
- 1800 – 1400 = 400 руб.;
- 32 800 – 20.000 = 12 800 руб.
Удерживаемый НДФЛ рассчитывается так: (400 + 12 800) * 13 % = 1716 руб.
Таким образом, суточные при командировках в 2020 году претерпели определенные изменения. Теперь порядок их расчета регулируется постановлениями налоговых органов, а не внебюджетных фондов. Руководителям компаний рекомендуется чаще сверяться с поправками в законодательных актах во избежание неверного исчисления лимита суточных расходов для командировок своих подчиненных.
Хоть вроде и увеличили суточный в этом году, но все равно, мне кажется маловато. Нет, конечно руководство может их и увеличить, но у нас почему-то это делают. Хотя знаем , что когда директор ездил за границу в командировку, там суточные были очень даже не плохие Вот так всегда и очень жаль , что так получается, о простых работниках , много говорят, а на деле , оказывается только слова. А то, что оплачиваются и выходные и праздники , это точно, я раньше не знал, думал, что так их гулять вдалеке от дома буду !
А как мне быть, у меня была командировка, вот только из нее вернулась, при отъезде в нее ни кто ни о каких лимитах на суточные не говорил, я думала, что они такие же как в прошлом году, получилось, что нет, урезали, вот теперь и проблема, что мне придется платить все самой ?
Лимиты на суточные устанавливаются законодательно на каждый год, а также оговариваются с работником до начала командировки, но не могут быть выше установленных пределов.