Суточные в загранкомандировке

Коммерческие и бюджетные организации регулярно направляют своих сотрудников в командировки, в том числе и заграницу, с целью укрепить профессиональные связи с контрагентами. Однако, при этом важно учитывать, что командировки в пределах РФ и в другие государства имеют ряд отличий, которые необходимо принимать во внимание при исчислении суточных выплат командируемым лицам.

Особенности выплаты суточных при загранкомандировках и направления в них подчинённых

Наниматель не вправе направлять в заграничные деловые поездки следующие категории подчиненных:

  • субъектов, которые имеют официально задокументированную группу инвалидности, предполагающую ограничения деятельность вне основного рабочего места;
  • несовершеннолетних официально трудоустроенных лиц.
Из данного правила имеется исключение для творческих профессий. Например, певцы, актеры, поэты, спортсмены, которые еще не достигли 18-ти лет, тем не менее, могут быть правомерно направлены в деловую поездку за рубеж.

Помимо рассмотренного, также имеется ряд категорий подчиненных, которые наниматель может направить в служебные поездки исключительно с их письменного согласия. К подобным группам сотрудников относятся:

  1. Матери малолетних детей, не достигших трехлетнего возраста. К данной категории также относятся родители-одиночки отпрысков того же возраста.
  2. Родители отпрыска с ограниченными возможностями. Также подразумеваются субъекты, которые вынуждены осуществлять уход за тяжелобольным родственником, если наличию родства между гражданами и заболеванию родственника есть документальное подтверждение.
  3. Сотрудники, имеющие определенную группу инвалидности, которые проходят медицинские курсы реабилитации или любые иные программы по восстановлению здоровья.

Приведенные группы работников могут правомерно отказаться от командировки без каких-либо последствий для себя. Однако, отказ от направления в поездку, как и согласие на нее, должен быть зафиксирован письменно. Это необходимо для наличия в соответствующих обстоятельствах доказательства осведомленности сотрудника о поступавшем предложении.

Одним из наиболее сложных аспектов относительно заграничных командировок является вопрос о направлении в поездку сотрудника по внутреннему совместительству. Практика демонстрирует, что подобных работников правомерно направлять в зарубежные командировки, однако, важно грамотно отражать данную информацию на обоих рабочих местах.

Исходя из ПП РФ № 12 в редакции от 29.12.2016г., объем суточных может разниться в зависимости от страны, куда направляется сотрудник. Например, наибольший объем суточных фиксируется для командируемых в США – 72 долл., а наименьший – для лиц, едущих в Молдавию и Украину – 53 долл.

Основное отличие заграничных командировок от деловых поездок по территории РФ заключается в валюте предоставления суточных. Так, для осуществления отечественных командировок суточные выдаются в рублях, в то время как для зарубежных – в валюте той страны, куда направляется субъект.

Выплата всех средств, которые должны использоваться сотрудником на протяжении командировки, производится до наступления дня деловой поездки, то есть, заблаговременно. В бухгалтерии заранее исчисляется необходимый объем средств, после чего положенная сумма подготавливается к фактической выдаче. Выезжая из страны, работник конкретного предприятия уже должен иметь на руках денежные средства.

Несмотря на то, что период предоставления средств и их объемы определяются законодательством, сотруднику, тем не менее, требуется документально подтвердить все свои траты в день прибытия из командировки обратно.

Так, по факту возвращения на основное рабочее место, субъект составляет авансовый отчет и прилагает к нему все документы, подтверждающие понесенные расходы в ходе деловой поездки.

Особенности выплаты суточных для бюджетных служащих

Всем служащим бюджетной сферы настоятельно рекомендуется перед отправкой в служебную поездку детально ознакомиться с ПП РФ № 12 в редакции от 29.12.2016г. Указанный норматив определяет объемы средств возмещения в расчете на одни сутки за оплату жилья.

Одной из особенностей заграничных командировок является возможное финансовое участие иностранной компании в деловой поездке российского специалиста. Так, зарубежные партнеры могут компенсировать часть расходов на проживание или обеспечить приезжему работнику определенные суммы на личные потребности. В обстоятельствах, когда подобное имеет место быть, отечественная фирма не осуществляет выплату суточных.

В условиях, когда зарубежная фирма не принимает финансового участия в обеспечении командировки отечественного специалиста, однако, предоставляет сотруднику питание, то компания-наниматель предоставляет суточные в объеме 30% от установленной нормы. Компенсация за оплату жилья исчисляется, исходя из средней цены отельного номера эконом-класса на одного человека.

Порядок расчета и выплаты суточных сотрудникам

Управленец компании должен самостоятельно постановить, какой вид валюты применять для начисления подчиненному суточных в командировке за рубеж. Так, средства могут быть выданы как в иностранной валюте, так и в отечественной с оговоркой, что лицо обменяет их на валюту по прибытию в страну назначения и предоставит постфактум документ, удостоверяющий данную операцию.

Суточные суммы исчисляются следующим образом:

  1. Когда субъект был направлен в командировку в иное государство, оплата всех затрат, понесенных в течение поездки, должна обеспечиваться в соответствии с нормами законодательства, регулирующего заграничные поездки.
  2. Возвращение сотрудника на родину должно сопровождаться обеспечением выплат в последний день месяца по факту того, что лицо предоставит авансовый отчет.
  3. В обстоятельствах, когда сотрудник вынужден перемещаться между странами в рамках одной зарубежной командировки, все суточные должны исчисляться на основании норм, закрепленных в законодательстве для каждой отдельной страны.

Компенсационные суммы положены командируемому лицу за каждый день нахождения в служебной поездке.

Выплаты осуществляются за каждый день, проведенный в командировке, не исключая выходных и праздников. Подразумевается, что даже если лицо не работало в какой-либо день командировки, оно, тем не менее, получит полную оплату за него.

Если субъект, находясь в поездке, заболевает, он вправе претендовать на получение полной суммы выплат за дни болезни. Однако лицо должно оформить соответствующий больничный лист в любой медицинской организации за рубежом.

Также важно отметить, какие документы субъект должен предоставить в качестве подтверждения своих трат. Так, расходы могут подкрепляться такими бумагами:

  • дорожными билетами в оба конца. Подразумеваются билеты на поезда, самолеты, корабли, автобусы, посадочные талоны и т.д.;
  • чеки на оплату продуктов в супермаркетах или счета из точек общественного питания. В случае, если лицо приобретает еду на стихийных рынках и не получает, при этом чек, подобные расходы не будут приняты во внимание нанимателем;
  • квитанции на оплату отельного номера или соглашение об аренде жилой площади. Важно отметить, что в любом подобном документе должна содержаться отметка о стоимости проживания за один день;
  • прочие документы, которые, по мнению командируемого лица, относятся к делу. При дальнейшем рассмотрении управленцем подобных оправдательных документов он будет решать, принимать такие затраты к учету или нет.

Бухгалтерский учет суточных в 2018 году

При заграничных командировках учет суточных производится как в отечественной, так и в зарубежной валюте. Так, для учета суточных в 2018 году актуальны такие бухгалтерские проводки:

  • Д-т 71 – К-т 50.2 – суточные средства были предоставлены из кассы с иностранной валютой;
  • Д-т 71 – К-т 50.1 – суточные средства были выданы в рублях на период нахождения сотрудника в пределах РФ;
  • Д-т 20, 23, 25, 26, 44 – К-т 71 – сотрудником был предоставлен отчет по факту прибытия из зарубежной командировки. Суточные, выданные в отечественной валюте, будут списываться прямо. В свою очередь, средства инвалюты будут списаны после их конвертации по текущему курсу на дату предоставления отчета;
  • Д-т 91 – К-т 71 – на затраты списывается отрицательная курсовая разница;
  • Д-т 50 – К-т 71 – авансовый остаток был возвращен в кассу;
  • Д-т 71 – К-т 50 – субъекту был компенсирован перерасход по понесенным в командировке затратам;
  • Д-т 70 – К-т 68 – на объем превышения норм суточных был начислен подоходный налог.

В целях налогообложения для суточных при зарубежных поездках была определена граница в 2500 руб. В случае, если выдаваемая сотруднику сумма превышает указанную величину, разница будет облагаться налогом. Все подобные суммы должны отражаться в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

В связи с недавними корректировками законодательства, все суммы превышения рассмотренного лимита также будут подвержены обложению всеми видами социальных отчислений, исключая отчисления на травматизм.

Все процедуры по начислению налогов и выдачи средств осуществляются бухгалтером в последний день того месяца, в котором был подан авансовый отчет.

Нюансы суточных при загранкомандировках в 2018 году

Нередки ситуации, когда сотрудник, вернувшись утром из одной заграничной командировки, в тот же день должен направляться в другую деловую поездку за пределы РФ. Законодательство не запрещает подобное, однако, оно также и не регламентирует такие ситуации.

Практика показывает, что возможны следующие варианты оформления рассматриваемых обстоятельств:

  1. Оформление деловой поездки осуществляется по стандартной схеме: публикуются два распоряжения, составляются два авансовых отчета и т.п. Суточные средства наниматель обеспечивает подчиненному также за обе поездки отдельно, учитывая период, проведенный лицом в дороге. Таким образом, день, когда субъект возвращается из одной командировки и уезжает в другую, оплачивается дважды, так как, фактически, считается завершением предыдущей служебной поездки и началом новой.
  2. Объединение двух командировок. В условиях, когда изначально известно, что субъект должен будет посетить две страны в производственных целях, управленец может заблаговременно продлить ему командировку. Так как законодательство не ограничивает длительность деловой поездки, компания может сама определять периодичность ее продления. Так, используя данный способ, суточные рассчитываются, исходя из страны пребывания и соответствующих нормативов.

Пример расчета суточных выплат

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018 году зависит от количества дней, проведенных в служебной поездке. Рассмотрим подробнее механизм исчисления на примерах.

Пример 1. Головацкая Л. И. трудоустроена в ООО «Зеленоглазое такси» в г. Ростове-на-Дону. Сотрудница отправляется в командировку в другое государство. Билет на самолет куплен на 00:45, 02.09.2018 г. Чтобы добраться до аэропорта, Головацкой необходимо 2 часа. При этом, чтобы пройти регистрацию, сотрудница должна прибыть в аэропорт за час до вылета. Таким образом, она должна за 3 часа до времени вылета уже быть в аэропорту. Это означает, что, фактически, командировка начинается 01.09.2018г., так как уже с указанной даты Головацкая осуществляет действия, обусловленные производственной необходимостью. Суточные за 01.09.2018г. должны быть начислены в полном объеме.

Пример 2. Плесецкого П. Р. направляют в командировку из г. Москвы в г. Минск. Длительность составляет 4 дня: с 13.08.2018 по 16.08.2018. В локальных положениях предприятия, где трудоустроен Плесецкий, нормативы суточных не превышают лимита и составляют:

  • для заграничных поездок в Беларусь – 50 долл.;
  • для командировок в пределах РФ – 600 руб.

Так, Плесецкий отправился в Минск 12.08.2018, граница была пересечена 13.08.2018. По возвращении сотрудник пересек границу 15.08.2018, а вернулся в Москву 16.08.2018. При этом, суточные составят:

  • 13-15.08.2018, то есть три дня, будут оплачиваться по 50 долл. То есть, 3 * 50 = 150 долл.;
  • 12 и 16 августа будут оплачены по тарифу отечественных командировок, то есть 2 * 600 = 1200 руб.

Таким образом, суточные выплачиваются сотрудникам, отправляющимся в загранкомандировки, в определенном порядке и размере. С этой целью обеим сторонам трудового соглашения необходимо быть ознакомленными с нюансами данной процедуры.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (22 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>