Тайм-менеджмент — что это

Темы: КадрыОрганизация бизнесаРабочее время и время отдыха

Навыки тайм-менеджмента или управления временем сейчас необходимы практически каждому человеку, и в особенности — руководителю или менеджеру на рабочем месте. Отсутствие таких навыков и игнорирование принципов тайм-менеджмента приводит как к значительным потерям эффективности труда, так и к ухудшению качества жизни в целом. Соответственно, обучение тайм-менеджменту является эффективным способом улучшения результативности деятельности как управленцев, так и рядовых работников.

Тайм-менеджмент — что это такое

Управление временем или тайм-менеджмент — это общее название разнообразных технологий по организации рабочего процесса и времени за его пределами, а также по повышению общей эффективности использования времени в любых целях. При этом определенные аспекты тайм-менеджмента исторически рассматривались различными деятелями науки и искусства с древних времен. Однако в фактическую дисциплину и комплекс практических технологий и мероприятий тайм-менеджмент превратился лишь в 20-м веке.

При этом первые технологии и попытки управления временем успешно применялись на территории Российской Федерации еще в 20-е годы во времена НЭПа. Однако впоследствии эти инициативы свернулись, и фактически тайм-менеджмент как метод организации времени оставался имплементированным лишь в редкие аспекты трудовой деятельности, применяясь лишь в отдельных случаях для обработки тех или иных показателей. Сейчас тайм-менеджмент становится все более востребованным в современном мире — практически каждый человек сейчас регулярно испытывает острую нехватку времени, причиной возникновения которой во многом является именно неумение распоряжаться своим временем.

Одной из ключевых закономерностей, рассматриваемых в тайм-менеджменте, можно назвать закон Парето. Он гласит, что лишь 20% дел приводят к достижению 80% результата, а остальные 80% затрат времени приводят лишь к достижению 20% от желаемого результата. Соответственно, эффективное планирование времени способно обеспечить куда более высокую результативность любой деятельности.

Сейчас существует огромное количество разнообразных методик тайм-менеджмента, многие из которых являются уже достаточно хорошо проверенными временем и доказавшими свою эффективность для решения тех или иных проблем, возникающих из-за неэффективной организации времени.

Кому нужен тайм-менеджмент

В первую очередь, тайм-менеджмент и навыки управления временем необходимы менеджерам и руководителям. Ведь во многом они зависят от умения делегировать рабочие обязанности и задачи. А от эффективности работы руководителя, в свою очередь, зависит эффективность деятельности всего структурного подразделения или даже всей компании. Поэтому чаще всего в том, чтобы узнать больше о структурировании и организации своего времени заинтересованы следующие категории людей:

  • Предприниматели. Ведение собственного бизнеса — это сложная и комплексная задача, и без эффективного управления временем нельзя рассчитывать на настоящее развитие бизнеса, его востребованность и практическую пользу для жизни.
  • Руководители. Любой руководитель должен уметь управлять как своим временем, так и временем своих подчиненных, и знание технологий и методик тайм-менеджмента может значительно помочь в организации труда.
  • Маркетологи. Работа в сфере маркетинга и управления контентом требует хороших навыков тайм-менеджмента, особенно в случае самозанятости или параллельного ведения нескольких проектов.
  • Любые специалисты, решающие несколько задач одновременно. Во многих сферах деятельности существуют работники, в обязанности которых входит комплексное решение сразу нескольких параллельных задач — и для этого необходимо обладать определенными умениями по организации своего рабочего времени.
Наличие навыков тайм-менеджмента является хорошим бонусом при трудоустройстве, особенно если человек действительно может продемонстрировать свое умение применять их на практике.

Однако не только менеджерам и предпринимателям будет полезно ознакомиться с принципами тайм-менеджмента и действующими методиками. Ведь тайм-менеджмент позволяет не только структурировать рабочее время и повысить эффективность его использования, но также является применимым и в повседневной жизни. Более того, управление временем дает возможность значительно увеличить количество времени на отдых и сделать сам отдых куда более увлекательным и полезным. Поэтому знать основы тайм-менеджмента будет полезно каждому, чтобы:

  • Эффективно использовать имеющееся свободное от работы время, чтобы иметь больше возможностей для отдыха.
  • Быстрее решать важные рабочие задачи и в целом эффективней выполнять свои обязанности и добиваться лучших результатов.
  • Научиться определять важность дел и справляться с возможными непредвиденными обстоятельствами быстрее и с меньшим ущербом.
  • Лучше управлять не только временем, но также финансами и взаимоотношениями с другими людьми.
  • Получить мотивацию для дальнейшего развития и достижения новых успехов в различных сферах деятельности.

Таким образом, ознакомиться с базовыми технологиями тайм-менеджмента и применяемыми методиками будет полезно абсолютно любому человеку — ведь они действительно могут изменить жизнь к лучшему, и как минимум подарить возможность более эффективно использовать своё время.

Топ-5 мифов о тайм-менеджменте

Прежде чем приступать к непосредственному изучению принципов и методик управления временем, следует все же ознакомиться с самыми распространенными мифами и заблуждениями об этой технологии. Так вы сможете объективно воспринимать все преимущества подобного способа работы над собой, и не окажетесь разочарованы, если что-то пойдет не так:

  • Миф №1. Тайм-менеджмент — это панацея. Такое заблуждение часто озвучивают авторы и ведущие различных тренингов и семинаров по тайм-менеджменту, обещая посетителям золотые горы. Управление временем не спасет человека, который не ставит себе правильные цели, не обладает профессиональными навыками и необходимыми для успех личностными качествами. Но он все-таки может помочь сделать ситуацию лучше, чем она есть.
  • Миф №2. Тайм-менеджмент — это просто. Не следует думать, будто научиться правильной организации своего времени — это легко. Придется долго работать над собой, ломать привычный уклад жизни и испытывать определенный дискомфорт, особенно на первых порах использования любых технологий и методов управления временем.
  • Миф №3. Тайм-менеджмент — это лишняя нагрузка. Некоторые люди отказываются работать над собой и своим временем по причине того, что считают это лишними проблемами, а ведь они и так погрязли в них по горло. Это не так, тайм-менеджмент напротив, позволит начать экономить время, а значит — снизит уровень нагрузки.
  • Миф №4. Тайм-менеджмент — это новомодная выдумка. Конечно, только сейчас тайм-менеджменту учат на специализированных семинарах и курсах. Однако определенные методики в том или ином виде, равно как и идеи о необходимости правильного контроля времени использовались издревле в том или ином виде.
  • Миф №5. Тайм-менеджменту нельзя научиться. Организация своего времени — это такой же практический навык, как и умение ездить на автомобиле и наличие автомобильных прав. Никто не рождается с такими умениями, но практически каждый может их приобрести при наличии желания и определенной работы над собой.
Управлять временем, словно волшебник, не получится, даже став гуру тайм-менеджмента. А вот научиться правильно распределять работу и отдых, избавиться от большинства авралов и ежедневного стресса, связанного с недостатком времени — можно будет достаточно легко.

Основные принципы тайм-менеджмента

Не стоит сразу переходить к конкретным методикам по организации времени. Вначале нужно ознакомиться с базовыми принципами тайм-менеджмента, обдумать их и принять каждый из них как данность. Эти принципы — универсальны и используются так или иначе во всех методиках. К ним можно отнести следующие особенности и нюансы подобной технологии:

  1. Планируйте и записывайте. Невозможно организовывать время без составления планов на день, на неделю и на другие периоды времени. Составляйте списки дел и записывайте их. Составляйте свой распорядок дня и записывайте его. Записывание позволит вам не забыть важные задачи, а также обеспечит дополнительную дисциплину.
  2. Разделяйте большие задачи. Не создавайте слишком сложных и объемных задач во время планирования. Любая задача может быть легко разделена на несколько малых. Это будет удобнее как с точки зрения планирования — при необходимости вы всегда сможете переключиться на что-то ещё, так и с точки зрения психологии — достижение успеха при выполнении поставленной задачи будет обеспечивать дополнительную мотивацию.
  3. Устанавливайте приоритеты. Обязательно определяйте, какие задачи являются наиболее важными в определенный момент времени и старайтесь решить их в первую очередь при необходимости. Но не следует забывать и о других задачах — для них тоже должно быть выделено время и внимание.
  4. Не отвлекайтесь. Откажитесь от различных хронофагов — факторов, поглощающих время, и посвящайте все отведенное на определенное дело время именно ему. В этом вопросе также важно добиться понимания со стороны окружающих, поэтому придется приложить усилия и донести важность вашего дела до других людей.
  5. Устанавливайте четкие формулировки задач. Они не должны быть пространными, а должны обладать строгими критериями выполнения — только так тайм-менеджмент будет приносить результаты. То есть, указывайте не «Приготовить еду» или «Повысить продажи», а «приготовить салат оливье» и «увеличить средний чек на 20%».
  6. Помните основную цель. Выполняя любое запланированное задание, вы должны понимать, зачем и почему вы занимаетесь этим делом — тогда вы сможете выполнить его как можно быстрее, чтобы приблизить себя к изначально установленным глобальным жизненным целям.
  7. Делегируйте полномочия. Если вы можете передать кому-то определенные задачи — сделайте это, а не выполняйте все самостоятельно. Особенно актуально это требование для руководителей, но не менее важно оно и в повседневной жизни.
  8. Умейте отказывать. Не следует соглашаться на любое предложение и хвататься за любую возможность, если она на самом деле не сможет помочь вам в вашей работе, в отдыхе и в других занятиях. Именно отсутствие умения отказывать часто приводит к самым нерациональным затратам времени во всех сферах жизни.
  9. Отдыхайте. Отдых — это крайне важный элемент времяпрепровождения, который абсолютно нельзя игнорировать. Можно допустить единичные ситуации повышенного напряжения, но в долгосрочном периоде у вас всегда должно быть достаточно времени для отдыха.
  10. Следите за биоритмами. Конечно, не каждый человек может себе позволить жить по своим биоритмам, однако в любом случае у большинства людей продуктивность связана с тем или иным временем суток, и не стоит ломать себя через колено, заставляя выполнять задачи тогда, когда организм хочет отдыхать, и наоборот.

На практике каждый человек вырабатывает свой индивидуальный подход к тайм-менеджменту, однако вышеозначенные принципы действительно являются универсальными и применяются повсеместно. Это не значит, что отсутствие соблюдения хотя бы одного из них сделает все усилия напрасными, однако для достижения идеального результата стоит позаботиться об их применении в тайм-менеджменте.

Базовые методики и технологии управления временем

После понимания базовых принципов тайм-менеджмента, можно переходить к изучению непосредственно методик по управлению временем. К таким методикам можно отнести:

  • Метод «Альпы». Он предполагает следование принципам закона Парето и предусматривает упорядочивание задач, оценку продолжительности действий, резервирование времени в разделе 60:40, а также последующее принятие решений по установленным приоритетам и перепоручение задач с контролем выполнения. Ключевая его особенность — это резервирование 40% времени в качестве свободного — оно предусматривается для возможной компенсации задержек в выполнении тех или иных задач или отводится для решения срочных и непредвиденных дел.
  • Анализ ABC. Эта методика применяется как в сфере тайм-менеджмента, так и в других сферах управленческой деятельности и может быть легко комбинирована с любыми другими подходами. В частности, предусматривается разделение задач на три группы соответственно первым трем буквам латинского алфавита, при этом наиболее важные задачи занимают малый процент от количества дел, но приносят наилучший результат. Методика ABC-анализа актуальна в первую очередь для руководителей и не так эффективна для повседневного планирования времени.
  • Принцип Эйзенхауэра. Это самая простая методика тайм-менеджмента, которая подразумевает разделение задач по двум критериям — срочности и важности. Срочные и важные задачи необходимо решать сразу, здесь и сейчас, усилиями самого руководителя. Срочные и неважные задачи могут быть решены как руководителем при наличии свободного времени, так и подчиненными. Несрочные и важные задачи решать лучше руководителю, без делегирования. А неважные и несрочные задачи нужно в обязательном порядке делегировать подчиненным.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (16 голос., средний: 4,70 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>