Топ-8 правил ведения трудовых книжек

Каждый работодатель обязан вести и заполнять трудовые книжки для своих сотрудников, в том числе и заниматься их оформлением при необходимости. Однако разбираться во всех тонкостях и нюансах кадрового дела, особенно начинающим предпринимателям, может быть слишком сложно. Мы собрали самые главные правила ведения трудовых книжек, которые позволят вам работать с наемными сотрудниками без каких-либо сложностей и ошибок.

Правило №1 — общие принципы заполнения трудовых книжек

Вести трудовую книжку достаточно просто. Однако есть множество тонкостей и нюансов, совсем не очевидных для начинающего кадровика или предпринимателя. Поэтому в первую очередь нужно узнать главные принципы заполнения этих документов. Выглядят они следующим образом:

1. У каждой записи должен быть свой порядковый номер, идущий строго за предыдущим.
2. Даты заполняются арабскими цифрами в формате хх.хх.хххх — день, месяц и год.
3. Записи должны быть строго синего, чёрного или фиолетового цвета. Допускается использование как шариковых, так и гелевых ручек или перьевых.
4. Сокращения не используются.
5. Применяется только русский язык, или иной официальный язык, принятый в субъекте федерации на региональном уровне.
6. Оформить документ, а также внести в него запись о трудоустройстве, необходимо не позднее, чем в течение семи дней после начала работы.
7. О каждой записи, внесенной в документ, трудящегося следует уведомить и ознакомить с ней под соответствующую запись в личной карточке.

Зная эти семь основных принципов, можно начинать работать с трудовыми книжками и нанимать сотрудников на работу. Но лучше — ознакомиться со следующими основными правилами использования и ведения этой документации.

Правило №2 — приобретение бланков только у соответствующих компаний

Каждый документ должен строго соответствовать установленной на законодательном уровне форме. При этом каждый работодатель обязан приобретать для сотрудников бланки этих документов сам — у трудящегося может не быть книжки, а приобрести ее самостоятельно просто невозможно. Приобретать данные бланки могут только субъекты хозяйствования.

Но работодатель вправе вычесть расходы на приобретение бланка из заработной платы трудящегося. Либо же — может просто взять данные расходы на себя.

Производятся все трудовые книжки исключительно объединением «ГОЗНАК», то есть — приобретать их можно исключительно у производителей, входящих в данную структуру.

Правило №3 — первый работодатель заполняет титульный лист

Все сведения в рассматриваемый документ вносятся исключительно работодателями. Если человек устраивается на работу впервые — то обязанность заполнения титульного листа возлагается на первого работодателя, который и оформляет рассматриваемый документ для сотрудника. Общий порядок действий в этом случае будет таким:

1. В титульный лист вносятся ФИО трудящегося в полном виде, в соответствии с тем, как они указаны в паспорте.
2. Далее, указывается дата рождения.
3. Сведения об образовании указываются на основании документа, который трудящийся дал при трудоустройстве.
4. Специальность нужно указывать только в именительном падеже.
5. На титульном листе указывается дата заполнения документа, а также подпись ответственного сотрудника и самого работника, для которого оформляется документ.

Правило №4 — заполняем раздел о работе по закону

В разделе о работе необходимо указывать все записи строго так, как предписывает действующий регламент. А именно — в первой графе фиксируем номер записи по порядку, во второй — день принятия трудящегося в штат, в третьей — наименование субъекта хозяйствования, выступающего работодателем, а в четвертой — дату приказа и его номер.

В случае, если нужно перевести сотрудника — сначала делается запись о его увольнении. А потом — о переводе на новое место ведения трудовой деятельности.

Правило №5 — храним трудовые книжки как это положено

Работодатель обязан хранить трудовые книжки своих трудящихся. При этом обязательно следует завести на предприятии книгу учета движения трудовых книжек, а также обеспечить защиту документов от влаги, огня и иных неблагоприятных факторов. За ведение этой документации должен быть назначен ответственный работник — при его отсутствии вести книжки может и работодатель лично.

Правило №6 — не совершите ошибку при увольнении

Самая популярная ошибка при увольнении сотрудника — это неточное внесение записи о прекращении трудовых взаимоотношений. Необходимо избегать сокращений и писать полностью, например:

«Уволен по собственному желанию на основании пункта 3 части 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Также следует помнить о том, что при увольнении нужно выдать документ трудящемуся на руки и внести сведения о выдаче документации в книгу учета ее движения.

Правило №7 — не путаем копии, дубликаты и вкладыши

Законодательство не позволяет работнику получать рассматриваемые документы на руки, за исключением некоторых ситуаций. Даже запись о совместительстве вносится исключительно по основному месту трудовой деятельности. При необходимости получить копию документа, работодатель обеспечивает копирование всех его страниц, начиная с титульной страницы.

На каждой копии ответственный работник должен написать «верно», проставить дату выдачи копии и печать организации, если она есть. Кроме этого, на каждой копии должно фиксироваться место хранения оригинала.

В случае порчи или утери документа, должен быть оформлен дубликат, но сведения о предыдущих местах ведения трудовой деятельности в него могут быть внесены в общем виде. При оформлении дубликата работодатель вправе требовать иные документы, способные подтвердить стаж сотрудника, а также может содействовать ему в получении этих документов, например, направив запрос в ФСС.

Вкладыш — это специальный документ, подшиваемый в случае, если все страницы трудовой книжки уже заполнены и в ней нет места для внесения записей. Вкладыш приобретается так же у объединения компаний ГОЗНАК, а информация о нем должна быть отражена в книге учета движения данной документации.

Правило №8 — награждать можно, наказывать — нельзя

Несмотря на то, что сотрудник может получать как поощрения от работодателя, так и иметь дисциплинарные взыскания, в трудовую книжку могут заноситься только сведения о поощрениях, которые указываются в отдельном разделе документа. Дисциплинарные взыскания указывать в основном документе трудящегося запрещено.

С этим читают

С этим читают

Книга учета движения трудовых книжек

Серии трудовых книжек по годам выпуска

Отмена трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек: образец

Автор: Архипова Ольга Сергеевна

(34 голос., средний: 4,20 из 5)

Загрузка...