Трудовая книжка

Темы: КадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка

Трудовая книжка Одним из основных документов, подтверждающих факт работы человека и наличия трудовых взаимоотношений, является трудовая книжка. Знание правил заполнения трудовой книжки и принципов внесения в неё различных записей — прямая обязанность каждого специалиста по кадровому делу. Узнайте, как именно обеспечивается оформление трудовой книжки в 2020 году, а также ознакомьтесь с образцом этого документа и примером записей, которые могут в него вноситься.

Электронная или бумажная трудовая книжка — что это такое

Согласно положениям законодательства России, трудовая книжка, оформляемая соответственно установленному образцу — это базовый документ, содержащий сведения информацию о стаже трудящегося и его рабочей деятельности в целом. Она является обязательным документом при осуществлении трудовых взаимоотношений — книжка должна быть оформлена для каждого трудящегося, который проработал пять и более дней на предприятии.

Исключением в этом случае являются работодатели — физические лица, не являющиеся при этом индивидуальными предпринимателями. Они не обязаны обеспечивать ведение трудовых книжек. Также, может не оформляться этот документ для дистанционных трудящихся.

Большая часть аспектов ведения рассматриваемой документации достаточно подробно регулируется действующим российским законодательством. Поэтому кадровикам и предпринимателям следует прежде всего ознакомиться с таковыми нормами и правилами, которые раскрываются в положениях следующих нормативно-правовых актов:

  • Ст.66 ТК РФ содержит как определение того, что является трудовой книжкой, так и предполагает конкретные принципы использования этого документа в рамках трудовых взаимоотношений.
  • Ст.66.1 ТК РФ регулирует принципы ведения электронной документации, в том числе касательно сведений о трудовой деятельности, которые могут полностью заменять собой применение трудовой книжки.
  • Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 регламентирует в целом конкретные принципы использования подобной документации в России, устанавливая точную форму бланков используемых документов и порядка ведения и хранения документации о трудоустройстве граждан и нерезидентов на российской территории.
  • Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003 содержит в себе точную инструкцию по заполнению книжек, которой должны следовать российские работодатели и трудящиеся, ответственные за ведение подобной кадровой документации на предприятии.

С 2020 года в Российской Федерации также начинают использоваться электронные трудовые книжки. Более подробно о них можно прочитать в отдельной статье. В целом, подобный способ ведения документооборота позволяет обходиться без использования физической документации, однако бумажные книжки не отменяются, и работодатели все так же будут обязаны при трудящегося работника обеспечивать их ведение и заполнение.

Непосредственно бланки книжек изготавливаются спецпредприятием ГОЗНАК, и могут быть приобретены исключительно работодателями. Однако стоимость затрат на документацию может быть потребована от сотрудника или вычтена из его первой заработной платы, если трудящийся ранее не имел такого документа.

Обязанность по хранению и ведению рассматриваемой кадровой документации возлагается на работодателя. Все время трудовых взаимоотношений означенный документ хранится на предприятии и выдается сотруднику только при увольнении. При этом трудящийся может потребовать выписку из трудовой книжки или копию документа в любой момент ведения взаимоотношений — и работодатель не имеет права на отказ в удовлетворении такой просьбы.

Правила заполнения трудовой книжки 2020

Сейчас, как уже было отмечено ранее, существуют достаточно строгие правила ведения трудовой книжки. И в случае, если работодатель нарушит установленный порядок обращения с такой документацией, он может быть привлечен к административной ответственности. А в сам документ может потребоваться вносить дополнительные изменения или исправления. Поэтому далее будут представлены основные правила заполнения трудовой книжки в 2020 году, которые позволят понимать общие принципы работы с подобной кадровой документацией.

Так, к общим правилам можно отнести следующие характерные особенности работы с подобной кадровой документацией:

  • Образец заполнения трудовой Все даты фиксируются строго с использованием арабских цифр в формате ХХ.ХХ.ХХХХ — число, месяц и год соответственно.
  • При заполнении трудовых книжек должны использоваться ручки синего, черного и фиолетового цвета — поэтому во многих образцах документа специально стараются выделять текст заполнения трудовой книжки такими цветами. Нельзя использовать гелевые ручки.
  • Отсутствие сокращений. Все наименования, в том числе организаций или используемых нормативных актов в трудовой книжке фиксируются без сокращений.
  • Право на ознакомление. Каждый сотрудник всегда должен иметь право ознакомиться с любой записью, которая вносится в трудовую книжку.

Оформление титульного листа трудовой

Заполнение первого (титульного) листа книжки осуществляется работодателем, который непосредственно впервые оформляет этот документ для трудящегося — практически всегда это означает, что титульный лист заполняется по первому месту трудоустройства. На титульном листе документа фиксируются следующие сведения:

  • ФИО сотрудника.
  • Дата рождения.
  • Образование.
  • Профессия и специальность.
  • Дата заполнения документа.
  • Подпись владельца трудовой книжки.
  • Подпись сотрудника компании, ответственного за ведение трудовых книжек.

Следует понимать, что в отдельных случаях сведения на титульном листе могут подлежать изменению. Так, если работник сменил имя или фамилию — неактуальные сведения зачеркиваются, а вместо этого указывается исправленная информация. При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки, находящейся на том же развороте, что и титульный лист, указывается дата внесения исправлений, лицо, внесшее исправление, а также основание для внесения подобных исправлений. При необходимости расширения сведений об образовании или профессии можно не зачеркивать старую информацию, а лишь дополнить ее — однако это также должно быть отражено как внесение новой информации.

Чтобы разобраться с базовыми правилами заполнения титульных листов документации, воспользоваться наглядными образцами, подставив необходимую информацию на бланк документа.

При приёме на работу

Оформляя нового трудящегося, работодатель должен обеспечить в течение пяти дней отражение информации в трудовой книжке соискателя. Как можно ознакомиться в примерах заполнения трудовых книжек, все сведения о приеме на работу трудящихся отражаются в разделе «сведения о работе».

При этом обязательно указание даты приема соискателя на работу (а не даты, на которую приходится внесение записи в книжку), а также порядкового номера записи и документа, на основании которого кандидат был принят на работу. Непосредственно же формулировка сведений о приеме на работу традиционно выглядит следующим образом:

  1. Сначала указывается наименование субъекта хозяйствования в полном виде, либо в полном виде с отдельным указанием сокращенного названия в скобках. При этом указание наименования организации идет выше последующих сведений — в том числе и выше записи о приеме на работу, а также выше порядкового номера и наименования документа, обосновывающего прием на работу. Более подробно с образцом подобной записи в трудовой книжке можно будет ознакомиться далее.
  2. После этого указывается фраза «Принят(а) в (название отдела или структурного подразделения) на должность (название должности)».
Должность, отраженная у трудящегося в документации при трудоустройстве, должна соответствовать дословно наименованию должности в штатном расписании предприятия и трудовом договоре с соискателем.

При переводе

В рамках трудовой деятельности часто может возникнуть необходимость перевести трудящегося с одной должности на другую. Часто это происходит при повышении сотрудника. В таком случае тоже вносится отдельная запись.

Как и записи о приеме на работу, информация о переводе сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Вносится запись аналогичным образом — указывается порядковый номер, дата осуществления перевода, документ на основании которого осуществляется перевод трудящегося.

Прямая формулировка самого перевода обычно выглядит следующим образом:

«Переведен(а) на должность (название должности)».

При совместительстве

Заполнение трудовой при совместительствеМногие трудящиеся в Российской Федерации могут одновременно работать на нескольких должностях в рамках одного предприятия, или даже на нескольких предприятиях. Подобная практика называется совместительством, и оно имеет свои особенности правового регулирования. Более подробно о том, что такое совместительство, можно прочитать в отдельной статье.

Запись о работе по совместительству вносится в книжку лишь по желанию трудящегося — она не является обязательной. Если трудящийся хочет, чтобы эта запись была отражена в его документе, то он обращается именно к работодателю по месту своего основного трудоустройства — который хранит книжку. Вносится запись о совместительстве в  книжку после предоставления трудящимся документов, каковые фактически подтверждают факт трудоустройства на другую работу,

Данная запись точно так же, имеет строгий порядковый номер, дату начала работы или ее окончания, а также перевода по месту совместительства и ссылку на документ. Формулировка обычно выглядит так:

«Принят(а) на работу по совместительству в (полное наименование субъекта хозяйствования) на должность (название должности)».

При увольнении

При прекращении взаимоотношений, информация о таковом тоже вносится в раздел «Сведения о работе». Для таковой записи устанавливается свой порядковый номер, и точно так же дается отсылка на документ, на основании которого осуществляется увольнение.

В рамках осуществления увольнения, необходимо в обязательном порядке указывать законодательные основания, на базе которых происходит увольнение. Эти основания указываются в основной графе с соответствующей формулировкой. Например:

«Уволен (а) в связи с сокращением штата, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

В ситуации увольнения, также в основной графе книжки должна быть указана должность сотрудника отдела кадров или иного трудящегося, ведущего данный документ, вместе с его подписью. Под этой записью также проставляется и подпись увольняемого.

После увольнения сотруднику выдается его трудовая книжка на руки, вместе с выплатой окончательного расчета и компенсации невыплаченных отпускных.

Вкладыш в трудовую книжку

Учитывая, что книжка является документом, для использования которого предусмотрены официальные бланки, и в них есть ограниченное количество страниц, может возникнуть ситуация, когда свободные страницы в документе закончатся. При этом человек может продолжать трудовую деятельность и нуждаться в подтверждении факта рабочих отношений и получения стажа.

В таких ситуациях используется специальный вкладыш. Вкладыши, так же как и сами книжки, оформляются на специальных бланках. Они содержат все те же графы документа, однако предполагают наличие обязательной отсылки на действующую книжку. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию в самой книжке.

При выдаче трудящемуся вкладыша, предполагается обязательное указание «Выдан вкладыш» с номером документа на обратной стороне первого листа (обложки) трудовой книжки. В случае дальнейшей выдачи новых вкладышей эта информация отражается аналогичным образом. Сведения о выдаче вкладышей должны в полной мере фиксироваться в книге учета.

Оформление вкладыша в трудовую книжку имеет множество особенностей и нюансов, более подробно о которых можно прочитать в отдельной статье.

Как заверить копию трудовой книжки

Как уже было отмечено ранее, каждый российский трудящийся вправе потребовать от работодателя предоставления ему копии книжки или выписки из нее. При этом работодатель также вправе обеспечить заверение такой документации — и должен его произвести по требованию сотрудника.

Заверить копию трудовой книжки достаточно просто, но это необходимо сделать в четком соответствии с законодательством. Так, заверение должно содержать слова «Верно» на каждом развороте копии, а также дату выдачи копии, должность, подпись и ФИО заверяющего лица и место хранения подлинника документа. При этом если организация обладает печатью — она также проставляется на каждой странице в месте, где производится заверение копии.

Для заверения копии можно использовать специальные унифицированные печати, а не писать все сведения на каждой странице от руки.

Как восстановить трудовую книжку

Достаточно частой может быть ситуация, когда человек потерял трудовую книжку по тем или иным обстоятельствам, или же она была уничтожена по её месту хранения или утеряна. В таком случае ему необходимо прийти к действующему работодателю, или же, если на момент утери книжки, у него нет места работы — к предыдущему работодателю, и потребовать изготовить дубликат.

Порядок действий в этой ситуации предполагает, что восстановление этого документа возможно на основании документов о трудоустройстве и прекращении трудовых взаимоотношений — все записи в дубликат вносятся по текущему месту работы или же по последнему месту работы трудящегося.

На текущий момент, в связи с введением электронного документооборота, восстановление этого документа уже не является чрезмерной сложностью. Несмотря на то, что полноценный бумажный дубликат можно по-прежнему получить только по текущему месту работы или по предыдущему, в случае отсутствия работы, всегда можно получить справку о трудовой деятельности в МФЦ или территориальном отделении ПФР, которая по своему функционалу является фактически тождественной полноценному документу.

Копии трудовых книжек, даже заверенные, не являются основанием для выдачи дубликата и внесения в него данных. Поэтому в любом случае именно самому трудящемуся придется получать информацию о своем предыдущем трудоустройстве.

Также, может возникнуть ситуация, когда субъект хозяйствования был ликвидирован. Это не значит, что получить информацию невозможно. Все документы, касающиеся личных данных работников и обязательные к хранению на предприятии, должны в случае его ликвидации храниться в государственном архиве. В этом случае следует обратиться за отсутствующей документацией в территориальное отделение государственного архива по прошлому месту работы для получения документального подтверждения факта работы в ликвидированных субъектах хозяйствования.

Следует отметить, что отсутствие документа и стажа в нем не должно являться основанием для уменьшения размеров пенсионного обеспечения и иных гарантий. Однако фактически все обязанности по подтверждению факта работы где бы то ни было, ложатся на плечи самого пенсионера, поэтому заниматься преодолением бюрократических препятствий все равно придется.

Заключение

В целом, сейчас трудовая книжка — это важнейший документ, касающийся множества аспектов трудовой деятельности сотрудника. Конечно, в случае утери трудовой книжке работник все же может доказать свои права на пенсионное и социальное обеспечение и реализовать иные возможности, но это будет сопряжено со значительными трудностями. При этом сейчас отмечается переход на электронные трудовые книжки — однако бумажные пока еще не отменяются и не будут отменяться. Поэтому кадровикам следует знать принципы порядка работы со всеми видами такой документации. Простым работникам тоже будет полезно понимать, как ведется работа с трудовой книжкой, чтобы не допустить ущемления своих прав в процессе трудовой деятельности.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (12 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение (16)
  1. Ann:

    Трудовые книжки сейчас часто заполняются ужаснейшим образом. Неаккуратность просто поражает!

    Было бы просто замечательно, если бы их ввели в дублированном виде с одинаковыми записями, чтобы одна — была у работодателя, а вторая — у сотрудника: тогда не выдавали бы пустые и новые как это сделали в случае Алины (см. комментарий выше)

  2. Маркова Елена:

    Имею ли я право потребовать дополнительную запись в трудовую книжку, если работаю по внутреннему совместительству

  3. Александр:

    Алине
    Как это сдала другую? Новую что-ли? Такого не бывает. Обращаетесь в суд для установления юридического факта. Суд сам разошлет запросы по всем Вашим предыдущим местам работы, а после того как получит от них ответы, обяжет Ваше последнего работодателя восстановить трудовую книжку в полном объёме.

  4. Алина:

    Добрый день! Что делать? Пожалуйста, помогите. Уволилась и при увольнении отдают трудовую книжку, но не мою — совершенно новую. Запись только последнего работодателя, а записей предыдущих 3-х работодателей нет. Теперь узнала, что доказать то, что я сдала ей другую можно только в суде. Что вы думаете и кто с этим сталкивался. Да и как в суде доказывать?

  5. Елена:

    Трудовая книжка — серьезный документ. Хранится в сейфе организации. Выдается обычно только при увольнении. Важно отслеживать правильность её заполнения, потому как непонятно в будущем при оформлении пенсии как тебя это коснётся. Нередка ситуация когда бывшие работники приходят в организации с просьбой сделать выписку от стаже, а книжки нет или записи плохо читаются. Это им нужно при перерасчете пенсии.

  6. Иван Шевелев:

    На предприятии я работаю по совместительству. В отделе кадров мне отказали сделать запись в трудовой книжке.

  7. Сергей:

    Трудовая книжка пока ещё очень важный документ, хотя на неё осуществляются периодические нападки с требованием отменить. Учёт трудового стажа важен для пенсионного фонда, будущей пенсии. В своё время была проведена конвертация трудового стажа на основании записей в трудовой книжки. В любом случае в нашей стране очень важно иметь такой документ и пока непонятно чем его можно заменить.

  8. Иван Анатольевич:

    В настоящее время многие молодые люди не заботятся о подтверждении своего рабочего стажа. Отдельные даже трудовой книжки не имеют. А зря для получение пенсии по старости даже очень не плохой документ.

  9. Sweet Kitty:

    Хах! Мне так один раз трудовую испортили: на одной работе страницу пропустили, а на следующей эту страницу заполнили.

  10. Виктор:

    Друзья, пожалуйста, следите за качеством заполнения вашей трудовой книги со стороны работодателя. У меня была плохая ситуация, когда девушка в бухгалтерии (где я ранее работал) написала всё настолько невнятно, что текст был попусту нечитаем. Потом компания свернула деятельность, а 4 года трудового стажа, фактически, вылетели в трубу.
    И спасибо за познавательную статью!

  11. Светлана:

    К данной статье хочу добавить, что срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет две недели с момента заверения, позже копия считается не действительной.

  12. Дмитрий:

    В дополнение всего вышесказанного, в частности, что касается печатей. Следите за тем, что бы печать была полная. При подаче трудовой книжки в соответствующие инстанции, и в случае если печать имеет не полный оттиск, даже если вошли все слова и цифры, а не поместилась исключительно окружность, могут отказать в регистрации и учете записи, которая заверяет данная печать. Особенно это обидно при оформлении на пенсию, и вдвойне обидно когда большой стаж был выработан, а из-за некомпетентности человека который так безалаберно отнесся к своей работе, начинаются лишние, по сути, никому не нужные разбирательства. И хорошо, если организация эта еще существует, и может подтвердить то, что это их печать и то, что она заверяет, ну а если уже произошла реорганизация или вовсе банкротство или ликвидация… Поэтому, будьте бдительны!

  13. ольга:

    К вопросу о заполнении трудовых книжек — подходите серьезно, потому как это ваша история и ваш документ. Сейчас книжки заполняют кто угодно и как угодно, особенно в частных компаниях. Поэтому работнику необходимо заранее просмотреть всю необходимую информацию по этому поводу, особенно о переводах и увольнении. Вся неверная информация скажется на стаже.

  14. Яна:

    Вообще до сих пор не утихают споры, есть ли ценность в трудовой книжке или уже нет. В мою книжку были внесены некорректные изменения, когда я это обнаружила, совершенно случайно, читая статьи в интернете. Когда вернулась в эту организации с запросом внести корректные изменения, то оказалось, что этой организации уже не существует, считайте, что два года работы коту под хвост!

  15. Марина:

    А у меня на прошлой работе потеряли мою трудовую книжку. За 2 года, что я там проработала, сменились по нескольку раз кадровики — кто-то нашел новую работу, кто-то ушел в декрет и т. д. Мне для получения кредита необходимо было предоставить заверенную работодателем копию трудовой, обратилась — а мне ее не нашли. Так как потеря была по вине работодателя, то восстанавливать пришлось ему. Длилось все это около полугода. Конечно же, кредит я вовремя не получила, и с теперешней ситуацией уже не получу. Так что внимательнее выбирайте место работы!

  16. Юра Андреев:

    Доброго всем дня! Каждый работающий задумывается о том документе, который будет подтверждать его место работы, стаж, качество, чтобы в последствии получать пенсию. Когда мне исполнилось 18, то мне предложили сделать трудовую, дабы она работала и люди могли получать какие-то деньги с предприятия, а я стаж для пенсии. И моя профессия стала называться — дворник. Тогда я думал, мол, это же первая профессия, какая разница. Но когда пришел устраиваться на нормальную работу, то мне стало стыдно и я решил завести новую трудовую. Но не учел тот факт, что есть определенная база, где все эти вещи хранятся. Так вот, друзья, не делайте таких ошибок!

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>