Уведомление о начале отпуска

Как известно, для эффективного отдыха от повседневной работы и восстановления жизненных сил наемных работников существует ежегодный отпуск, положенный по закону каждому сотруднику. Для того, чтобы руководитель мог документально оформить отпускника и не создать для себя лишних проблем, нормативная база страны предусматривает определённый алгоритм действий, которому нужно следовать. В данной статье будут разобраны все детали, касающиеся уведомления о начале отпуска, в частности рассмотрены вопросы его оформления, обязательные элементы и, конечно же, образец заполнения.

Правовое регулирование ежегодного отпуска, документальное оформление

Прежде чем приступить к рассмотрению вопроса о составлении уведомления об отпуске, важно обратиться к законодательству страны и понять, какими документами регламентируется уход на ежегодный отдых.

Рассматриваемый процесс закреплён статьями 114,115,122 и 123 ТК РФ. Именно они обязывают работодателя предоставлять для своих сотрудников ежегодные отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней.

На предприятии должен быть разработан график отпусков, из которого будет видно, в какое время работнику нужно отдыхать. Такой документ составляется кадровым подразделением и должен быть утверждён за две недели до наступления нового года.

График отпусков на 2020 год должен быть составлен не позднее 18.12.2019 г. Документ нужно не только утвердить у руководства предприятия, но и ознакомить с ним под подпись каждого сотрудника.

На основании графика можно не только понять, какому работнику и когда нужно идти отдыхать, но и своевременно подбирать ему замены и распределять работу между другими.

Кроме графика отпусков, документальным основанием для ухода в ежегодный отпуск является:

Также стороны трудовых отношений зачастую упускают такой документ как уведомление о начале отпуска. На первый взгляд может показаться, что он необязателен, так как существует график, но это не так.

Согласно ст.123 ТК РФ, каждый сотрудник должен получить такое уведомление не позднее, чем за две недели до начала отпускного периода. В нём он должен поставить свою подпись, тем самым подтвердив своё ознакомление с датами начала и окончания отпуска.

Если по каким-то причинам отдых был перенесён на более поздний срок, то повторно уведомлять сотрудника не нужно, если при этом им было написано соответствующее заявление. В этом случае ему достаточно подписать приказ.

Важно понимать, что отсутствие уведомления может привести к негативным последствиям, в частности, применению штрафных санкций для предприятия. Если при проверке будет обнаружено, что работодатель не уведомил подчинённого о предстоящем отпуске, то штраф может колебаться от 1000 до 50000 рублей в зависимости от формы собственности провинившейся организации.

Таким образом, даже если работник идёт отдыхать по графику отпусков, уведомление о начале отпуска остаётся неотъемлемой частью рассматриваемой процедуры.

Как оформить уведомление о начале отпуска

Любой кадровый документ должен соответствовать определённым стандартам и иметь юридическую силу, которая наступает при наличии определённых реквизитов.

В настоящее время уведомление об отпуске не относится к документам, для которых разработана обязательная, унифицированная форма. Управленец должен сам составить бланк уведомления и закрепить его образец в локальных правовых актах предприятия. Следует учесть, что способ заполнения также должен быть предусмотрен локальным нормативом.

Уведомление составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), которые имеют равную юридическую силу.

В большинстве случаев документ пишется на фирменном бланке организации, где в верхней части располагается «шапка» с указанием наименования предприятия, его ИНН, ОГРН, КПП, а также юридического адреса.

Уведомление подлежит обязательной регистрации, поэтому ниже, в левой части должно находиться поле для номера и даты составления документа. Информация о получателе также обязательна и указывается в правой части.

Озаглавив документ, следует перейти к текстовой части, которая должна содержать:

  • Дату начала и окончания отпуска.
  • Общее количество календарных дней отдыха.

Эти сведения и будут являться главными элементами уведомления о начале отпуска.

В завершении документ подписывается руководителем предприятия, а исполнитель указывается в нижнем левом углу, где также должна быть его подпись.

Наличие оттиска печати организации не является обязательным элементом, если иного не предусмотрено регламентирующими документами.

Заключительная часть представляет собой информацию о вручении документа. Тут обычно указывается дата, подпись, фамилия и инициалы работника, в адрес которого было направлено уведомление.

Образец заполнения уведомления о начале отпуска

Рассмотрев теорию, следует приступить к изучению примера составления рассматриваемого документа.

С учетом вышеприведенных рекомендаций, заполненный образец уведомления о начале отпуска будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Эпиграф»

123456, г. Тосно, ул. Художников 43, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

N1234 от 05.06.2015 г.

                                                                       Инженеру по организации управления производством

                                                                       ООО «Эпиграф»

                                                                       Иванову И.И.

Уведомление

о времени начала и окончания отпуска

Уважаемый Иван Иванович!

На основании ст. 123 ТК РФ, сообщаем Вам, что согласно утверждённому графику отпусков на 2015 год, Вам предоставляется ежегодный, основной, оплачиваемый отпуск в количестве 28 календарных дней.

Начало Вашего отпуска – «01» июля 2015 г.

Дата окончания – «28» июля 2015 г.

Дата выхода на работу – «29» июля 2015 г.

Директор ООО «Эпиграф»                                                                                    Петров П.П.

Уведомление получил, с датами отпуска ознакомлен:

Инженер по организации управления производством

ООО «Эпиграф»                                                                                          Иванов И.И.

05.06.2015 г.

Исп. Сидорова С.С.

т. 333-22-11

После составления документа необходимо определиться, каким образом будет уведомлен работник о предстоящем отпуске. Законодатель позволяет это сделать не только по месту работы, но также посредством почтового отправления по адресу проживания сотрудника.

Вне зависимости от избранного способа, ключевым будет наличие даты и подписи работника на экземпляре работодателя. Подписанный документ следует хранить вместе с заявлением и приказом на отпуск.

Случаи отказа от подписи довольно редки, поскольку периоды отпусков обычно согласовываются сторонами, однако имеют место конфликтные ситуации.

Столкнувшись с такой проблемой, исполнителю важно зафиксировать этот факт в специальном акте, составляемом в присутствии не менее двух свидетелей произошедшего. В документе нужно описать причины отказа от подписи, подтверждённые автографами присутствующих лиц.

Если ситуация близка к судебным разбирательствам, то любой подтверждающий документ будет играть на пользу нанимателя и, тем самым, увеличит вероятность позитивного исхода.

Итак, подводя итог, следует отметить, что уведомление о начале отпуска – это неотъемлемый документ при грамотном юридическом сопровождении оформления отпускного периода. Чтобы оградить свой бизнес от ненужных споров и штрафов, предпринимателю достаточно своевременно уведомлять о начале отпуска каждого сотрудника, который по графику в него уходит. При этом важно понимать, что не только инспекция по труду или другой контролирующий орган могут выявить отсутствие уведомления. Работник также может посчитать это нарушением его прав и самостоятельно обратиться в соответствующую структуру.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (28 голос., средний: 4,21 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>