Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Вопрос перехода на электронные трудовые книжки активно обсуждался в правительстве и среди СМИ не один год. Однако только в конце 2019 в правовую базу государства был официально внедрен закон о переводе бумажных носителей информации о рабочей деятельности трудоустроенного населения в электронные. В данных обстоятельствах нанимателям необходимо уведомить сотрудников о грядущих изменениях, а сотрудникам – подать управленцу заявления, в которых субъекты будут выражать свое согласие с вводимыми изменениями, и отмечать желаемый вариант ведения книжек.

Нормативная база перехода на электронные трудовые книжки в РФ

В конце декабря 2019 года Правительством РФ был принят ФЗ № 439, который обуславливает нововведения в трудовое законодательство, а именно – необходимость формирования сведений о трудовой деятельности персонала в электронном виде.

ФЗ № 439 постулирует необходимость внедрения данного порядка с 01.01.2020г. В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, наниматель должен оформлять базовые сведения о рабочей деятельности и стаже по каждому кадру в электронном формате. Затем данная информация должна передаваться в ПФ РФ для хранения также в электронном формате.

В частности, в сведения о профессиональной деятельности персонала учитываются такие данные, как место трудоустройства работника, его должность, основные трудовые функции, возможные переводы, факты снятия с должности с отметкой причины, а также иные важные нюансы.

Закон также регламентирует особенности получения сотрудником информации на бумажном носителе в дальнейшем. Так, субъект может обратиться к нанимателю, либо в локальное отделение ПФ РФ. Электронную информацию лицо сможет взять с официального портала госуслуг.

Так как данный закон вносит существенные изменения в порядок профессиональных отношений между нанимателем и подчиненными, управленец должен до 30.06.2020г. уведомить персонал о нововведениях, а также о праве персонала выбрать способ хранения сведений о его трудовой жизни – по новому электронному порядку, либо в бумажном варианте. Заявления сотрудники должны предоставить до конца 2020 года. Если же субъект проигнорирует необходимость подать заявление, то наниматель продолжит вести трудовую книжку в бумажном варианте.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки и ее преимущества

Электронный формат трудовой книжки не предполагает бумажного носителя, хотя и не исключает его актуальность, если бумажный вариант уже есть у гражданина.

Формирование электронной базы началось с 01.01.2020г. В настоящий момент переход на новую систему является добровольным.

Как отмечалось ранее, до 31.12.2020г. персонал должен направить нанимателю заявления, в которых работники обозначат свою позицию – хотят ли субъекты перейти на электронный формат или предпочтут продолжать работать с бумажным носителем. В первом случае наниматель будет обязан выдать трудовую книжку подчиненному на руки. Последней записью в документе будет являться отметка о подаче соответствующего заявления, а также об актуальности электронной трудовой книжки. Те субъекты, которые захотят остаться на старой системе, продолжат быть владельцами бумажных трудовых книжек.

К преимуществам электронной трудовой книжки уместно отнести:

• оперативный и быстрый доступ сотрудников к необходимой информации о фактах их профессиональной деятельности;
• снижение вероятности допущения ошибок, внесения неверных данных и фальсификации информации о стаже;
• дополнительные возможности электронных ресурсов для обработки и хранения данных;
• минимизация затрат нанимателя на обеспечение порядка оформления, ведения и хранения бумажных вариантов рассматриваемого документа;
• возможность электронного оформления пенсионных выплат по сведениям, взятым с лицевого счета без необходимости предоставления дополнительных бумаг;
• возможность применения электронной трудовой книжки для оперативного использования государственных услуг;
• дополнительные возможности анализа и аналитики фактов профессиональной жизни трудоустроенного населения РФ;
• повышенный уровень безопасности и сохранности предоставляемых сведений.

Что необходимо знать нанимателям о переходе на электронные трудовые книжки

С 01.01.2020 г. была внедрена необходимость для нанимателей не позже 15-го числа следующего за отчетным месяца, в котором фиксируется какой-либо факт трудовой жизни сотрудника, подавать данную информацию в локальное отделение ПФ РФ для оформления электронной системы трудовых книжек. В частности, к фактам трудовой жизни относятся не только трудоустройство, перевод, увольнение и прочее, но также и подача субъектом заявления, в котором он раскрывает свое волеизъявление относительно получения с 2021 года электронной книжки или продолжения ведения бумажного варианта.

Подача информации в локальное отделение ПФ РФ будет осуществляться нанимателями в рамках уже существующего формата обмена сведениями. Однако уже с 2021 года факты трудовой жизни должны будут предоставляться в ПФ РФ не позже рабочего дня, следующего за датой публикации распорядительного документа, например, о приеме на должность нового кадра. При этом данная процедура будет происходить в электронном режиме.

На протяжении 2020 года наниматели должны осуществить следующий перечень мероприятий по переходу на новую систему:

• публикация или корректировка локальных нормативов, которые регламентируют нюансы перехода компании на электронную систему относительно ведения трудовых книжек. При изменении и публикации подобного правового акта в обязательном порядке должно учитываться мнение представителя профсоюза;
• переговоры с профсоюзом относительно публикации новой редакции коллективных соглашений в части внедрения электронных трудовых книжек;
• подготовка технической составляющей перехода на новую систему;
• уведомление об электронных трудовых книжках каждого отдельного сотрудника до 30.06.2020г.

Важно также подчеркнуть, за что наниматель несет ответственность в вопросе перевода компании на режим электронных трудовых книжек:

• за задержку выдачи бумажной трудовой книжки, либо за задержку предоставления информации о рабочей деятельности субъекта при его увольнении. Важно подчеркнуть, что ответственность наступает в случае, когда в проступке имеется вина нанимателя;
• за внесение некорректной или фальсифицированной информации о трудовой деятельности субъекта в отчеты, подаваемые в ПФ РФ для создания электронной базы;
• за неподачу в определенный срок информации о персонале компании в локальное отделение ПФ РФ.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: образец 2020

Уведомление персонала о переходе на новую систему является необходимым документом для всех российских компаний.

На начало 2020 года бланк уведомления о переходе на электронные трудовые книжки не регламентирован, что обуславливает право нанимателя составлять документ в свободной форме. При оформлении бумаги настоятельно рекомендуется внесение следующей информации:

• оповещение персонала о грядущих нововведениях в порядке кадровой деятельности. Необходимо отметить ссылку на закон, обуславливающий изменения (ФЗ № 439 от 16.12.2019г.);
• отметить необходимость подачи заявления от сотрудников нанимателю до 31.12.2020г. Также следует прописать, что в заявлении необходимо указать, каким именно способом субъект хочет в дальнейшем вести свою трудовую книжку;
• оповестить персонал о последствиях не своевременного предоставления заявления, об алгоритме действий нанимателя по обеспечению работников бумажными носителями трудовых книжек, если кадры выбирают дальнейший электронный способ ее ведения и т.д.

Таким образом, оповещение сотрудников о грядущих нововведениях относительно внедрения электронных трудовых книжек, должен происходить планомерно до 30.06.2020г. Нанимателям рекомендуется воспользоваться приведенным образцом, так как законодательство не регламентирует бланк документа, а юридическая практика относительно его оформления еще не успела сложиться.

С этим читают

С этим читают

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Две трудовые книжки

Уведомление о получении трудовой книжки

Автор: Куницкий Игорь Сергеевич

(39 голос., средний: 4,00 из 5)

Загрузка...