Уведомление о получении трудовой книжки

Темы: КадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка

По факту снятия сотрудника с должности он должен получить основной кадровый документ, который отражает факты его профессиональной деятельности, − трудовую книжку. Однако нередко происходят ситуации, в которых субъект в силу разных причин не забирает в установленный срок указанный документ из компании. Существуют случаи, в которых подобное совершается бывшими работниками с целью дальнейшего требования компенсации. Поэтому нанимателям необходимо знать порядок действий, если уволившийся подчиненный не забрал свою трудовую книжку своевременно.

Обстоятельства, в которых требуется уведомление о получении трудовой книжки

Алгоритм получения служащим своей трудовой книжки регламентируется положениями ТК РФ и ФЗ № 255 от 16.04.2003г. На основании предписаний указанных нормативов, управленец не может держать на предприятии трудовую книжку бывшего сотрудника более трех дней с момента его снятия с должности. В ситуации, если бывший подчиненный по любым причинам не забрал бумагу, руководитель фирмы должен направить субъекту письменное извещение, которое напомнит лицу о том, что требуется забрать трудовую.

Обстоятельства, обуславливающие необходимость составления извещения, заключаются в следующем:

  1. Уведомление о получении трудовой книжки составляется при увольнении работника. На основании ст. 84 ТК РФ при разрыве профессиональных отношений сотрудник должен получить трудовую книжку на руки в последний день нахождения на фирме. В условиях, когда субъект не появляется на предприятии в фиксированный срок и, соответственно, не забирает книжку, управленец должен сразу же направить ему письменное уведомление. При этом также важно подчеркнуть, что факт пересылки и доставки данного извещения должен быть документально подтвержден почтой.
  2. Снятие с должности происходит ввиду судебного осуждения субъекта. В указанных условиях трудовая книжка, тем не менее, должна быть возвращена владельцу. Законодательство предполагает вариант предоставления подобной документации почтой, в том числе, и в места содержания заключенных. В рассматриваемых обстоятельствах3 заключенный должен либо письменно подтвердить свое согласие на отправку документа по почте, либо составить доверенность на третье лицо, которое получит книжку на руки. Однако во втором варианте доверенность должна быть заверена нотариусом, либо, исходя из ст. 185 ГК РФ, начальником колонии.
  3. Сотрудник был призван в армию. В соответствии со ст. 83 ТК РФ, если субъект был призван в армию для прохождения службы, индивидуальный контракт с ним по умолчанию аннулируется ввиду обстоятельств, не зависящих от воли сторон. Предполагается, что гражданин должен получить свою трудовую книжку по стандартному алгоритму. Однако если гражданин не смог получить документ в установленный день, наниматель также вправе переслать бумагу почтой, либо передать адресату посредством его доверенного лица.
  4. Сотрудник погиб. В таких условиях забрать трудовую книжку погибшего субъекта вправе только его родственники. В их правах осуществить данную процедуру лично, посредством почты или предоставления расписки. Если же за трудовой книжкой к нанимателю родственники умершего не приходят, то извещение о потребности в получении документа должно быть направлено одному из близких людей погибшего.
  5. Уволенный субъект отказывается забирать рассматриваемый кадровый документ у нанимателя. Иногда возникают ситуации, когда лицо по тем или иным причинам выражает четкое нежелание получать у начальника книжку. В указанных обстоятельствах наниматель должен направить подчиненному оповещение о необходимости явиться в компанию за документом. При этом в основном тексте бумаги обязательно должна быть позиция, визирующая, что существует возможность пересылки по почте.
Наниматель в случае игнорирования уведомления уволенным подчиненным и наличия у субъекта соответствующего нежелания забирать книжку должен составить акт об отказе лица. Данный акт должны подписать составитель (зачастую, начальник структурного подразделения, где трудился субъект), главный бухгалтер, кадровый служащий и секретарь.

Порядок оформления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой, способы ее получения

Грамотно оформленное уведомление о необходимости забрать трудовую содержит в себе следующие сведения:

  • полное название и общие реквизиты компании. Уместно составлять рассматриваемый документ на фирменном бланке организации;
  • номер и дата формирования бумаги;
  • общая информация о сотруднике, в частности, его ФИО, должность и структурное подразделение, где он осуществлял свою трудовую деятельность;
  • наименование документа, в данном случае «Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку»;
  • основное требование к уволенному подчиненному явиться в компанию и забрать документ;
  • предложение нанимателя переслать книжку по почте;
  • заканчивается рассматриваемый документ подписью должностного субъекта и печатью компании.

Подготовить указанное уведомление должны служащие кадрового подразделения. Бумага составляется как минимум в двух экземплярах, один из которых высылается субъекту, а второй – подшивается в личное дело гражданина.

Компании необходимо получить уведомление от почты, что письмо было доставлено по адресу.

В таких обстоятельствах наиболее распространенным способом является дальнейшая передача самой трудовой книжки по почте, так как в большинстве ситуаций сотрудник не забирает свою трудовую вовремя ввиду того, что живет в другом городе, либо вся процедура происходит в многомиллионном мегаполисе.

В таких условиях сотрудник должен составить заявление на отправку документа по почте. Это удобнее всего сделать, если субъект находится в компании. Однако если подобное невозможно, то получение подобного заявления также правомерно посредством почты.

Рассматриваемая форма заявления не имеет регламентированного законодательством образца, и должна составляться только в соответствии с общими требованиями правовых нормативов. Так, в заявлении в обязательном порядке должны присутствовать:

  • причина увольнения и дата последнего рабочего дня;
  • адрес, куда необходимо направить трудовую книжку;
  • прошение к нанимателю об осуществлении пересылки.

Данный документ, как и иные официальные бумаги, в конце визируется датой его формирования и личной подписью субъекта.

Прошение переслать трудовую книжку по почте ввиду отсутствия возможности лично явиться за ней в компанию также правомерно в таких условиях:

  • субъект находится в отъезде и не может своевременно попасть в фирму;
  • снятие с должности происходит сразу после командировки, из которой нельзя вернуться быстро;
  • если лицо заранее понимает, что не сможет в силу различных обстоятельств лично присутствовать в компании в нужный день.

Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой

Образец уведомления о получении трудовой книжки выглядит следующим образом:

ООО «Малиновое варенье»
ОКПО 59858585
адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 454, оф. 55.

 

01.12.2021г. Кошечкину Юрию Павловичу
№ 49/ДЕК г. Тула, ул. Первомайская, д. 8, кв. 102

 

УВЕДОМЛЕНИЕ

о необходимости получения трудовой книжки

 

Ув. Юрий Павлович, просим Вас срочно явиться в кадровое подразделение ООО «Малиновое варенье» для получения Вашей трудовой книжки в связи с увольнением по собственному желанию от 30.11.2021г.

В случае если личное появление в компании не представляется возможным, Вы можете дать письменное согласие на пересылку Вашей трудовой книжки по почте.

 

Начальник кадрового подразделения

Бирюкова О.С.                                                                                             Бирюкова О.С.

Так, уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении настоятельно рекомендуется отправлять бывшему сотруднику уже на следующее утро после его последнего рабочего дня. Если не сделать этого своевременно, существует высокая вероятность, что работник воспользуется положением, чтобы обратиться в суд. В свою очередь судебная инстанция может постановить обязательство о выплате компенсации за несвоевременное возвращение кадрового документа, ввиду отсутствия каких-либо доказательств, что наниматель пытался оповестить работника.

Ответственность за отсутствие уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

На основании ст. 234 ТК РФ, а также п. 35 ПП РФ № 255 от 16.04.2003г., если уведомление явиться за трудовой книжкой не было направлено уволенному сотруднику, то компания будет обязана:

  • опубликовать новое распоряжение о прекращении действия трудового соглашения с конкретным субъектом. При этом новым днем снятия с должности следует признавать день фактической выдачи сотруднику трудовой книжки;
  • внести на основании указанного распоряжения дополнительную запись в книжку, тем самым аннулировав предыдущую запись об увольнении;
  • компенсировать субъекту весь период, пока книжка не была у него на руках в соответствии с его средним заработком. Предполагается, что сотрудник, ввиду отсутствия основного кадрового документа, не мог устроиться на работу, пока предыдущий наниматель не вернул ему книжку.
Компенсация в рассматриваемом вопросе рассчитывается путем умножения количества дней, прошедших с даты увольнения до фактического получения трудовой книжки лицом, на среднедневной заработок сотрудника.

Помимо указанного, наниматель также будет обязан:

  • в соответствии со ст. 236 ТК РФ, компенсировать уволенному подчиненному не менее 1/150 ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки;
  • исходя из ст. 237 ТК РФ, возместить моральный ущерб, нанесенный лицу противоправными действиями или отсутствием действий компании, что повлекло за собой неблагоприятные последствия.

Таким образом, уведомление о необходимости получения уволенным сотрудником трудовой книжки позволит нанимателю избежать неприятных последствий в виде суда и необходимости выплачивать компенсацию.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (11 голос., средний: 4,90 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>