Внутренняя опись документов личного дела

Во время работы на предприятии «Личное дело» сотрудника постепенно обрастает множеством важных документов и справок. Прежде всего, в этой папке появляется заявление о приеме на работу и автобиография. Сюда же отправляется приказ руководства о зачислении человека в штат. Это — минимум. В зависимости от стажа, профессиональной, гражданской и общественной активности сотрудника может накапливаться много других документов. Для того чтобы не потерялся ни один из них, инспекторы кадровой службы должны вести внутреннюю опись документов «Личного дела».

Опись документов: зачем нужна

Ответственность за сохранность описи возлагается на сотрудника кадровой службы. К сожалению, встречаются случаи обращения в суд из-за потерянных документов, которые не были своевременно описаны.

Особенно актуален этот вопрос для трудящихся предпенсионного возраста. Известно, что для оформления пенсии важен непрерывный стаж. А подтвердить его иногда бывает возможно только путем предоставления в ПФР всех справок и локальных документов, удостоверяющих переводы по служебной лестнице.

Описи подлежит не вся документация, которая хранится в личных делах персонала. Она прилагается к:

• Папкам, имеющим заголовок «Личное дело». Это значит, что на папке не указывается, какие именно документы здесь находятся, в каком количестве и на какой срок они здесь размещены.
• Папкам, отправляющимся на долговременное хранение в архив учреждения. При этом срок хранения должен превышать 10 лет. Перед отправкой в архив ответственный кадровик должен составить опись.

Ответственный сотрудник за данный вид работы назначается локальным приказом. В крупных компаниях эта работа поручается отделу кадров. В небольших учреждениях, а также частных фирмах и ИП, с данным видом работы вполне может справиться офис-менеджер.

Она не требует профессиональной подготовки. Главное, что должен знать ответственный сотрудник, это как составлять опись и заполнить все графы в соответствии с нормативами современного русского языка.

В настоящее время федерального единого образца описи не существует. Абсолютное большинство компаний пользуется локальным шаблоном.

Какие документы подлежат описи

В момент трудоустройства гражданин уже приносит какие-то документы в отдел кадров. Все, что предоставляет новый сотрудник, необходимо сразу же фиксировать в описи.

Дальнейшая практика очень проста. Каждая бумага, вновь поступающая от администрации, профсоюза или иного внутреннего органа, прежде всего, фиксируется в описи. Здесь же отмечается, если какие-то документы изымаются и возвращаются назад.

Описи подлежат:

• трудовые книжки;
• документы, подтверждающие образование;
• справки о прохождении курсов переподготовки;
• любые локальные приказы, в которых отражаются нюансы трудовой жизни сотрудника;
• наградные листы;
• сведения о переводе в структурное подразделение;
• благодарности;
• поощрения;
• данные о наличии ученой степени;
• перечень публикуемых трудов;
• перечень рационализаторских предложений;
• перечень особых профессиональных достижений.

В каждом отдельном случае опись может дополняться или сокращаться. Поэтому рациональная организация данного процесса требует оформления таблицы. Это позволит наглядно распределить всю информацию. При каждом поступлении нового документа или справки ответственному понадобится только заполнять графы.

Как правило, опись хранится внутри папки «Личное дело». Обычно секретарь, офис-менеджер или кадровик приклеивают ее к внутренней стороне титульного листа. В большинстве случаев опись составляется на обычном листе формата А4, если нет корпоративного бланка.

Несмотря на то, что опись составляется в произвольной форме, желательно придерживаться определенных правил. Прежде всего, в заголовке должно стоять наименование этого документа и полные личные данные (фамилия, имя, отчество) работника. Кроме того, здесь же необходимо указать название предприятия или учреждения.

Графы таблицы распределяются следующим образом:

1. Порядковый номер.
2. Индекс документа. Обычно это номер, идентичный внутреннему документообороту.
3. Дата поступления.
4. Название документа. В этом пункте обязательно следует указать, вносится ли в «Личное дело» копия или подлинник.
5. Общее количество листов вносимого документа. Например, трудовой договор может быть достаточно большим, если работник принимается на несколько должностей или выполняет обязанности совместителя. Кроме того, иногда в трудовом договоре особенно оговариваются условия работы. Это, например, может касаться режима работы кормящих матерей, студентов или сотрудников, на иждивении которых находятся престарелые родители или больные дети, нуждающиеся в постоянном уходе. В этом случае работодатель может пойти навстречу и установить особый режим работы.
6. Примечание. В этом пункте указывается причины, по которым документ выносится или изымается. Для наградных листов и благодарностей обязательно указывается повод, по которому они подаются. Здесь же вносятся отметки о физическом состоянии документов, о замене какого-то из них на копию и так далее.
7. Итоговая запись. Внизу описи цифрами и прописью следует указать точное количество хранимых в папке документов и справок. Кроме того, итоговая запись должна содержать число листов самой описи.

Образец внутренней описи «Личного дела»

Итого: 5 (пять) документов

Число листов описи: _1 (один)_____

Дата: 15.09.2014

Начальник отдела кадров: Егорова О. И.

Действия с описью после увольнения

Ведение «Личного дела» сотрудника прекращается в момент его увольнения. Поскольку не существует закона, обязывающего работодателя выдавать личные дела сотрудников в момент увольнения, они (дела) отправляются в архив. Перед отправкой в архив сотрудник кадровой службы обязан перечеркнуть оставшиеся строки. Это исключит возможность внесения (умышленно или по халатности) какой-либо информации.

Преимущества хранения в архиве «Личного дела» состоит в том, что даже по истечении длительного времени в распоряжении уволившегося сотрудника будут документально подтвержденные факты его трудовой биографии. Работодатель будет обязан предоставить их ему для предъявления по месту требования.

С этим читают

С этим читают

Опись передаваемых документов

Журнал регистрации входящих документов

Опись дел постоянного хранения

Инвентаризационная опись

Автор: Князева Ирина Олеговна

(30 голос., средний: 4,60 из 5)

Загрузка...