Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Ситуация с отсутствием кадрового учета или его ненадлежащим ведением на хозяйствующем субъекте в кадровой практике нередка. Зачастую руководство не уделяет этому достаточно важному вопросу должного внимания, следствием чего является не только хаос в бумагах, но и определенные меры со стороны государства. Исправить и предотвратить это поможет восстановление кадрового учета. С чего он начинается и на что обращать внимание в процессе, рассмотрено далее.

Восстановление кадрового делопроизводства – сущность понятия

Под восстановлением делопроизводства следует понимать приведение имеющейся кадровой документации в норму, обусловленную отечественными законодательными актами, а также разработка недостающих бумаг.

Целями подобных исправлений ситуации являются систематизация документооборота, касающегося штатных единиц, предотвращение спорных ситуаций с ними, а также минимизация негативных последствий проверок хозяйствующего субъекта.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Сотрудник, решивший восстановить кадровый документооборот, должен действовать по определенной схеме.

Первое, что он должен сделать, – ознакомиться с наличием таких документов, выдаваемых при регистрации субъекта, как:

• Устав;
• решение о назначении гендиректора;
• свидетельство о присвоении ОГРН;
• свидетельство о постановке на учет в налоговой;
• банковские документы, подтверждающие открытие счетов;
• извещение из ПФР и ФСС.

После изучения регистрационных бумаг проверяют наличие и комплектность кадровых. Согласно трудовому законодательству, они делится на:

1. обязательные;
2. рекомендуемые.

К первым относится:

Кроме того, обязательными, согласно Постановлению № 225 от 16.04.2003 г., являются также личные карточки подчиненных (ф. Т-2).

Ко второму типу документации (рекомендуемым) относят различные учетные журналы (например, договоров и приложений к ним, распоряжений администрации), положения (о выплате премий) а также должностные инструкции.

Вторым шагом сотрудника после анализа наличия и комплектности документов является проверка их содержания и формы, в ходе которой следует обращать внимание на:

• правильность утверждения бумаг;
• наличие в них всех обязательных пунктов.

Без этого дальнейшее восстановление кадровой документации будет невозможным.

Так, в Уставе содержится:

• полное и краткое название хозяйствующего субъекта;
• сведения о месте его нахождения;
• информация о составе и функционале ее управленческих органов, размере УК, правах и обязанностях участников, порядке документооборота;
• иные сведения.

В процессе ознакомления с ПВТР проверяется наличие пунктов о порядке трудоустройства и расторжения рабочих отношений с подчиненными, их основных правах, обязанностях и ответственности, трудовом режиме, а также иных, определенных ст. 189 ТК.

В трудовых соглашениях проверяется указание рабочего места подчиненного, его функционала, отражение начала работы и ее условий, трудового режима и так далее.

Проверка трудовых договоров всех штатных единиц – достаточно трудоемкая процедура, сократить которую (например, путем выборочного ознакомления) нельзя.

Параллельно с ТД подчиненного, проверяется:

• приказ о его трудоустройстве (важно, чтобы информация в двух документах была одинаковой);
• его должностная инструкция (на наличие обязательных глав, требований к текущей деятельности, знаний и функционала).

В штатном расписании, часто требуемом налоговиками в ходе налоговых проверок, должны быть зафиксированы:

• наименование отделов или подразделений, а также должностей;
• объемы оплаты труда и поощрений.

Проверка приказов по основной деятельности, созданных по инициативе управленца с целью контроля ключевых рабочих процессов, заключается в контроле наличия:

• виз ответственных лиц и подчиненных;
• корректных формулировок целей приказов.

Изучение содержания трудовых книжек подразумевает проверку:

• наличия записей о трудоустройстве подчиненных, их внутренних передвижениях, поощрениях и увольнениях;
• соответствия записей законодательным требованиям и фактическому состоянию дел.

Также немаловажно при восстановлении учета кадров определить:

• ответственных за разработку и хранение недостающих или некорректных документов лиц и тех, кто, в будущем, будут отвечать за восстановленный документооборот;
• участников разработки и утверждения новых документов.

Следует также проверить оформление дополнительной работы (совмещения, расширения функционала, увеличения объёма работы) на наличие таких ошибок:

• совмещение имеет место де-факто, но де-юре не отражено;
• дополнительная работа вменена подчиненного без полученного от него согласия (возложена распоряжением управленца);
• вместо совмещения оформлено совместительство.

На этом этапе также проверяется документирование переводов, перемещений увольнений. На практике имеют место следующие нарушения:

• полученные от штатных единиц соглашения на перевод составлены некорректно либо отсутствуют;
• отсутствуют приказы на перевод;
• в приказах на перевод отсутствуют подписи подчиненных;

Что касается внутренних перемещений (в пределах одного субъекта), то согласия работника на них не требуется в том случае, если они не влияют на определенные сторонами трудовых отношений условия трудового договора (ст. 72.1 ТК). Если же в ТД отмечено наименование подразделения, перемещение в другой отдел требует получения согласия.

Наиболее распространенной ошибкой при оформлении увольнений является отсутствие документов-оснований. Если восстановить их не получится, об этом следует доложить руководству. Также важно проверить, всем ли уволенным выданы их трудовые книжки и положенные средства (ст. 140 ТК).

Также следует проверить содержание документов по ОТ. Особенно внимательно следует ознакомиться с результатами спецоценки условий труда.

В заключение проверяется рабочее время коллектива, которое должно соответствовать законодательно определенному (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Для этого сопоставляются все устанавливающие и регулирующие его рабочие документы (в частности, табель учета ф. Т-12 и ф. Т-13, который, согласно ст. 91 ТК РФ, должен иметься на любом хозяйствующем субъекте).

Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверки:

• в документах не указан режим рабочего времени подчиненных;
• документы противоречат друг другу либо отсутствуют.

Третьим шагом сотрудника станет непосредственно восстановление учета, в ходе которого важно помнить следующее:

• разработка локальных актов возлагается на управленца, а, в некоторых случаях, требует участия профсоюза (ст. 8, 372 ТК РФ);
• ТД должны быть составлены в 2-х экземплярах (один из них, согласно ст. 67 ТК РФ, передается подчиненному) и распечатаны, но не на фирменном бланке, поскольку они представляют собой соглашение равных между собой сторон. В случае, если изменения ТД нигде не отражались, со штатными единицами заключаются допсоглашения, содержащие точную дату вступления в силу корректировок;
• электронные распоряжения администрации должны быть распечатаны, подписаны руководством и работниками (ст. 68, 84.1 ТК РФ), а также иметь дату ознакомления подчиненных;
• все имеющиеся электронные карточки ф. Т-2 должны быть распечатаны, недостающие — оформлены и продемонстрированы подчиненным, причем они должны расписаться о том, что ознакомлены с документом;
• трудовые книжки подчиненных не должны находиться у них на руках. Они хранятся в отделе кадров (либо бухгалтерской службе, если его нет). Отсутствующие заменяются на дубликаты (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
• приказы об отпусках должны быть распечатаны. Они хранятся на протяжении трех лет и более ранние восстанавливать не нужно. Недостающие за последние три года восстановить надо, с учетом данных бухгалтерских записок-расчетов, заявлений на отпуск от подчиненных и т. д.;
• приказы о трудоустройстве и увольнении подчиненных следует восстановить полностью. Если завизировать их нельзя, можно подшить в дело неподписанный документ с пометкой «восстановлено»;
• табель учета рабочего времени должен храниться в печатном виде в отделе кадров;
• график отпусков на текущий год должен быть распечатан. Восстанавливать их за предыдущие годы не нужно, поскольку срок их хранения – 12 месяцев. Документ за предыдущий календарный период хранится до завершения того периода, который следует за периодом завершения его делопроизводства (ст. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558).

Начинать восстановление кадровых документов легче всего с трудовых договоров, особенно по работающим и недавно уволенным подчиненным, которых можно пригласить для визирования исправленного или оформленного документа.

В теории, восстановление должно проходить с учетом временных отрезков, то есть дат принятия ТД либо его корректировок. Но на практике это возможно не всегда (например, имеет место смена руководства и уволившийся управленец не может завизировать составленный документ).

В таком случае алгоритм действий следующий:

• сотрудник в письменном виде уведомляется об отсутствии заключенного с ним при трудоустройстве ТД и необходимости его составить;
• текущей датой составляется ТД с указанием реальной даты трудоустройства подчиненного и актуального оклада, и визируется действующим руководством. К нему прикладывается уведомление штатной единицы, объясняющее расхождение в датах.

Если ТД имеется, но отсутствуют его изменения, которые, тем не менее, должны обязательно быть зафиксированы согласно ст. 72 ТК РФ, следует составить допсоглашения.

При восстановлении трудовых книжек (корректировке записей в них или замене на дубликат) следует руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Пример корректировки записи в трудовой

Запись в трудовой книжке Иванова О.О. о его трудоустройстве сделана некорректно. Дальнейшие записи оснований для ее аннулирования не содержат.

Для исправления ошибки делается следующая запись:

№/текущая дата/ Запись № ___ недействительна, «правильная формулировка и дата трудоустройства».

Что касается восстановления личных карточке ф. Т-2, то, для начала, их следует распечатать (если они ведутся электронно) и предоставить сотрудникам для ознакомления под роспись. В имеющиеся карточки можно вручную вписать недостающие сведения, если имели место корректировки.

Восстановление штатного расписания проводится по периодам. Его порядок зависит от хронологии утверждения приказов по подчиненным, поскольку внутренние перемещения или изменения выплаты трудового вознаграждения оказывают прямое влияние на структуру расписания. К примеру, при переводе работника в другое подразделение проверяется утверждение в действующем на тот период документе его новой должности и оклада.

Законодательно разрешенные способы восстановления штатного расписания:

• утверждение нового;
• корректировка существующего путем издания руководителем соответствующего приказа.

Из вышеприведенного можно сделать вывод, что восстановление кадрового учета – весьма кропотливое дело, охватывающее многие аспекты деятельности хозяйствующего субъекта. Тем не менее, его следует осуществить, чтобы оградить себя от разбирательств с работниками и проверяющими органами.