Выдача денег под отчет сотрудникам организации в 2019 году — проводки, порядок

Ситуация, когда может потребоваться выдача денег под отчет сотрудникам, может встречаться при ведении бизнеса достаточно часто. А в некоторых направлениях хозяйственной деятельности выдача денег в подотчет должна происходить регулярно и постоянно, чтобы обеспечивать эффективную деятельность предприятия. Поэтому каждому работодателю, бухгалтеру и сотруднику следует знать, как происходит выдача денег под отчет сотрудникам организации в 2019 году, и как обеспечивается проводка этой процедуры в бухгалтерской отчетности.

Выдача денег под отчет сотрудникам — когда она может быть необходима

Необходимость выдать деньги сотрудникам под отчет может быть продиктована самыми разнообразными обстоятельствами. Чаще всего руководители проводят такие операции для того, чтобы обеспечить приобретение каких-либо материалов или компенсировать расходы сотрудников на выполнение их должностных обязанностей. Так, деньги под отчет могут выдаваться, например:

  • Курьерам для оплаты проезда.
  • Завхозам для закупки необходимых компании расходных материалов.
  • Кадровикам для оплаты услуг по подбору персонала.
  • Сотрудникам охраны для приобретения униформы.

Ключевой особенностью выдачи денег под отчет является обязательный возврат этих средств, если они не были использованы, либо — предоставление документов, подтверждающих факт использования денег в каких-либо целях. Так, например, в случае если средства предоставлялись работнику для закупки материалов, он может отчитаться об их использовании, приложив кассовые чеки продавца данных материалов.

Если работник не отчитается по средствам, предоставленным ему под отчет, то выдача этих средств может быть квалифицирована контролирующими органами в качестве дохода сотрудника, что потребует перечисления с них НДФЛ и уплаты страховых взносов.

В целом, средства под отчет выдаются в первую очередь работникам компании для выполнения ряда их трудовых обязанностей или приказов вышестоящего руководства. Однако законодательство не запрещает также обеспечивать предоставление финансовых средств и другим контрагентам компании, например, лицам, которые работают с ней по договору гражданско-правового характера. А вот выдача средств абсолютно никак не связанным с компанией лицам подобным способом действительно запрещена, равно как и нецелевая выдача средств или выдача средств без дальнейшего отчёта по ним.

Для упрощения вопросов о предоставлении подотчетных средств, эта процедура в рамках предприятия может регламентироваться отдельными внутренними локальными нормативными актами и документами. Например, работодатель может установить перечень лиц, которым необходимо регулярно выдавать определенные суммы под отчет в конкретных целях, или же установить отдельный регламент для обращения за подотчетными суммами и их выдачи.

Независимо от того, как на предприятии происходит выдача денег в подотчет, документы должны однозначно фиксировать цели, в которых предоставляются средства и сроки, в течение которых должен быть получен отчет об их использовании либо же возврат неиспользованных средств.

Как обеспечивается выдача денег под отчет сотрудникам организации в 2019 году

В российском законодательстве длительное время действовали достаточно строгие нормативные требования по предоставлению денег в подотчет сотрудникам. Однако с августа 2017 года порядок данных мероприятий был значительно упрощен. Несмотря на это многие субъекты хозяйствования до сих пор используют ранние нормативы, чем усложняют себе деятельность. Поэтому не лишним будет упомянуть ключевые особенности изменений, связанных с выдачей денег в подотчет сотрудникам организации:

  • Оформление документации. Ранее в обязательном порядке выдача средств сопровождалась как написанием заявления от получателя средств, так и написанием соответствующего приказа о выдаче денег в подотчет. Теперь достаточно лишь одного документа — либо приказа на выдачу средств, либо заявления с резолюцией ответственного лица.
  • Возможность повторной выдачи средств. Сотруднику, который не отчитался за полученные средства, ранее было запрещено выдавать новые деньги под отчет. Сейчас эта норма отменена, и наличие незакрытого подотчета не влияет на возможность выдавать работнику новые суммы.
  • Электронная документация. До августа 2017 года необходимо было в обязательном порядке фиксировать кассовые ордеры в бумажном виде, а сейчас есть возможность ведения электронной документации.
  • Ведение кассовой книги. Ранее кассовую книгу мог вести только кассир организации, теперь же вносить в нее сведения о выдаче подотчетных средств может любой уполномоченный на это сотрудник компании.

Таким образом, для выдачи средств в подотчет сотрудникам сейчас необходимо соблюдать следующий порядок действий:

  • Сотрудник подает заявление на предоставление ему средств. Данный этап можно пропустить, если средства выдаются на основании приказа работодателя или руководителя.
  • Работодатель издает приказ либо подписывает на заявлении трудящегося резолюцию. В резолюции или приказе должен быть указан срок использования подотчетных средств и предоставления отчета. При отсутствии такого срока считается, что средства должны быть использованы с составлением отчета или возвращены до конца дня составления приказа.
  • На основании приказа или резолюции бухгалтерией из кассы выдаются средства работнику. Также средства могут быть переведены трудящемуся на его карту — это не запрещено.
  • По окончании периода выдачи средств сотрудник отчитывается об их использовании и возвращает неиспользованные средства.

Следует отметить, что выдача денег под отчет сотрудникам организации в 2019 году не предусматривает каких-либо лимитов и ограничений на размер предоставляемых сумм. В том числе не действуют и ограничения по лимиту расчетов, так как выдача средств под отчет не относится к расчетным операциям по договорам. Предоставление средств под отчет директору предприятия, даже если он является единственным учредителем и даже единственным работником организации, проводится точно так же, как и предоставление средств сотруднику в общем случае.

Выдача денег под отчет — проводка

При выдаче денег под отчет необходимо в обязательном порядке учитывать действующие нормативы и правила бухгалтерского учета. В частности, основным счетом, по которому проводятся операции с подотчетниками, является счет 71. Соответственно, если средства выдаются из кассы предприятия, то проводка выглядит следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50.

При выдаче средств с расчетного счета, эта процедура отображается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 51 (или 52)

Излишек средств возвращается так:

Дебет 50 Кредит 71

А списание задолженности производится в соответствии с целью использования подотчетных сумм и относится непосредственно к расходам предприятия. Так как чаще всего деньги в подотчет выдаются для закупки материалов, то так будет выглядеть соответствующая проводка:

Дебет 41 (10) Кредит 71.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (36 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>