Выписка из приказа

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Выписка из приказа Оформление выписки из приказа может оказаться достаточно сложной задачей как для простого сотрудника, которому потребовался этот документ, так и для работника отдела кадров, в задачи которого входит непосредственно ведение кадровой документации и ее предоставление трудящимся. Узнайте, как правильно оформить выписку из приказа о приеме на работу, увольнении или отчислении — в этом могут помочь образцы готовой документации, пользуясь которыми можно не допустить распространенных ошибок и понять принципы составления документа.

Для чего необходима и какие бывают выписки из приказа

При ведении предпринимательской деятельности наличие выписки из приказа может потребоваться во множестве ситуаций. В первую очередь, это касается необходимости  подтверждения каких-либо обстоятельств или задач стороннему лицу или иному структурному подразделению предприятия относительно определенного работника. Так, например, выписка из приказа может подтверждать факт того, что заключение договора является прямой задачей сотрудника. Либо же — свидетельствовать о том, что работник действительно был трудоустроен на предприятии.

Часто выписки из приказов требуются различным государственным учреждениям и службам, в том числе и контролирующим органам для проверки деятельности компании. В иных же ситуациях оформление выписки из приказа позволяет быстрее донести необходимую и важную информацию непосредственно до работников. Например, когда сам приказ является объемным документом, содержащим значительное количество сведений, однако конкретным трудящимся или структурным подразделениям важно иметь доступ только к небольшой части документа.

Выписка из приказа является документом, который в обязательном порядке проходит процедуру заверения уполномоченным сотрудником предприятия, и за счет этого она сама по себе часто является достаточной документацией для сторонних лиц. При этом предоставление выписки позволяет не обеспечивать доступ ко всему приказу в целом, а значит — не разглашать какую-либо конфиденциальную информацию или коммерческую тайну, если приказ сам по себе может ее содержать. Выписки из приказов могут выдаваться различными видами учреждений. Наиболее распространенными случаями, в которых может потребоваться выписка из приказа можно назвать ситуации, в которых оформляются:

  • Выписка из приказа о приеме на работу.
  • Выписка из приказа об увольнении.
  • Выписка из приказа об отчислении.
Это лишь небольшой перечень существующих вариантов выписок из приказов. Например, выписка из приказа о принятии положения о порядке обработки персональных данных и обеспечения защиты информации может гарантировать контрагенту факт сохранности его информации и давать понимание того, каким образом осуществляется обеспечение безопасности его сведений, если это важно для такового лица.

Выписка из приказа об увольнении

Наиболее частым случаем, в рамках которого может потребоваться оформление выписки из приказа об увольнении, можно назвать ситуацию, когда человек сталкивается с необходимостью восстановления утраченной трудовой книжки. Для подтверждения факта работы на предприятии в течение определенного периода может быть нужна в том числе и выписка из приказа об увольнении. Также, после прохождения воинской службы в целях ведения военного учета на предприятии может быть необходимо предоставление выписки из приказа об увольнении в запас.

Кроме этого, сотрудники или контролирующие органы также могут потребовать предоставления им выписки из приказа об увольнении в случае, если имеется подозрение на незаконное увольнение работника — как в рамках трудового спора, так и вне его, в том числе для подготовки документации для начала трудового спора.

Выписка из приказа об отчислении

Иногда человек может быть по тем или иным причинам отчислен из образовательного заведения. И если он хочет оспорить свое отчисление, или же сообщить сведения об отчислении сторонним лицам — может потребоваться оформление выписки из приказа об отчислении. Также, подобные документы могут быть необходимы контролирующим органам и иным учреждениям. Например — данные выписки направляются в военкоматы и органы социального обеспечения, ответственные за выплату стипендий студентам.

Выписка из приказа о приеме на работу

Так же, как и в случае документов, подтверждающих факт увольнения, чаще всего выписка из приказа о приеме на работу может быть необходима простым сотрудникам для восстановления их трудовой книжки, которая была утрачена. Однако такая документация тоже может требоваться различным контролирующим органам. Например — центру занятости, чтобы подтвердить факт трудоустройства сотрудника. Или же — в случае, когда возникает необходимость проверить сведения о приеме на работу и правомерность трудоустройства человека.

Как оформить выписку из приказа

Оформление выписки из приказа достаточно строго регламентировано действующим законодательством. В случае обращения любого сотрудника, которого затрагивает приказ, или уполномоченного третьего лица за выпиской из приказа путем подачи соответствующего заявления, такой документ должен быть оформлен в течение трех суток с момента принятия субъектом хозяйствования заявления.

Форма выписки из приказа не закреплена в законодательных нормативах, поэтому она может быть свободной. Однако, следует понимать, что чтобы выписка из приказа была полноценным юридически значимым документом, она должна как минимум иметь определенные реквизиты, а именно:

  1. Оформление выписки из приказаСведения о компании.
  2. Дата и номер приказа.
  3. Конкретная часть приказа, с которой необходимо ознакомление обратившегося лица.
  4. Должность и данные лица, подписавшего приказ.
  5. Заверение — надпись «Верно» и печать компании, если она имеет место, а также подпись и данные удостоверяющего лица.
  6. Дата оформления выписки.

Для упрощения процедуры оформления выписки из приказа, большую часть информации специалисты копируют из самого приказа. Например, как в выписке, так и в приказе, будут идентичными шапка документа. Сам текст выписки должен полностью соответствовать тексту в приказе, без каких-либо изменений — однако не обязательно копировать весь текст приказа, лишь ту часть, относительно которой делается выписка.

Чем отличается выписка из приказа от копии

Отличие от копии приказа Любой сотрудник, в отношении которого мог быть издан какой-либо приказ, всегда вправе потребовать как ознакомления с приказом, так и предоставления ему копии этого документа — либо может снять такую копию самостоятельно. При этом следует помнить, что выписка и копия приказа не являются идентичными документами. Так, выписка содержит лишь часть сведений, имеющих место в приказе, в то время как копия включает в себя абсолютно всю информацию.

Кроме этого, выписка из приказа в обязательном порядке должна заверяться субъектом хозяйствования, в то время как копия, хоть и может быть заверенной, но не должна быть такой в каждом исключительном случае. При этом выписка из приказа не требует ознакомления с политикой конфиденциальности и не предполагает ответственности за разглашение информации, которая могла бы быть в копии приказа, но будет отсутствовать в выписке.

Наконец, если копия приказа была выдана без заверения, или же если ее самостоятельно по своей инициативе оформлял сам сотрудник — этот документ не нуждается в обязательной регистрации в книге учета и движения документации. В то же время выданные по запросу выписки из приказов обязательно регистрируются и сведения о выписках хранятся на предприятии.

Порядок регистрации выданных по запросу документов

Любая выписка, заверенная и выданная по запросу работника или контролирующего органа, фиксируется в книге учета движения документации на предприятии. Сведения о выданных выписках должны храниться на предприятии в течение 75 лет, если они могут входить в состав личных дел. Если же выписка не затрагивает личную информацию сотрудников и не относится к личным делам — достаточно хранить сведения о ее выдаче в течение пяти лет с момента выдачи.

Заключение

Выписка из приказа является достаточно распространенным видом кадровой документации, который часто используется при взаимодействии работодателей и иных учреждений с различными контролирующими органами или контрагентами. При этом часто выписки из приказов могут упрощать управление персоналом и облегчать взаимодействия между структурными подразделениями или же доносить до личного состава субъекта хозяйствования какую-либо актуальную и важную информацию. Поэтому знать порядок оформления выписки из приказа будет полезно любому кадровику и простому работнику.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (23 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>