Записка расчет о предоставлении отпуска работнику

Отпуск для работника — всегда желанное событие. Но для его коллег, занимающихся оформлением этой процедуры, ситуация обстоит иначе. Чтобы отправить сотрудника отдыхать, нужно составить множество документов, провести корректный расчёт и выплату отпускных. В этом процессе важное значение имеет составление записки расчета на отпуск. Что это за документ и как его написать, раскрыто в материале этой статьи.

Что такое записка расчёт о предоставлении отпуска и зачем она нужна

Официальное трудоустройство позволяет рассчитывать на ряд привилегий, предоставляемых государством, в частности – на право на ежегодный отпуск. Вместе с днями отдыха работнику полагаются отпускные выплаты. Чтобы предоставить эти деньги работнику, необходимо произвести соответствующие расчеты.

Законодатель устанавливает сроки выплаты отпускных. Это – три дня до начала отпуска.

Директор любого предприятия отвечает за правильность начисления денег каждому работнику. Необходимо контролировать их документальное сопровождение, хранение этих документов и выдачу нужной информации по запросу.

Так, чтобы рассчитать объем отпускных, используется записка расчёт о предоставлении отпуска.

Работник может в любой момент запросить такой документ. Цель неважна, а работодатель обязан выдать его копию в обязательном порядке.

Составление записки расчёта о предоставлении отпуска работнику происходит после составления соответствующего приказа.

Оформление записки расчёта на отпуск, какие документы нужно составить

Рассматриваемый документ утверждён правительством. Разработана его унифицированная форма Т-60. Можно придерживаться этой формы, но закон не запрещает создавать собственный бланк. Предприниматель вправе использовать образец, разработанный на его предприятии и регламентируемый внутренним локальным правовым актом.

Перед тем, как рассмотреть сам документ, стоит напомнить основные этапы ухода лица в отпуск:

  • Работник пишет заявление.
  • В случае согласия работодателя издаётся приказ о предоставлении отпуска.
  • Производится расчёт и начисление отпускных.
  • Вносится информация о выплаченных средствах в кадровую документацию
Для работодателя важно своевременно внести информацию о выплаченных денежных средствах, поскольку если этого не произойдёт, в перспективе могут возникнуть проблемы.

После того, как работник написал заявление, уже на этом этапе работодателю нужно приступать к подсчёту причитающихся денежных средств. Официальная информация об их количестве вносится бухгалтерией лишь после издания приказа.

Записка расчет отпускных представляет собой двухсторонний лист. Лицевую часть должен заполнить кадровый инспектор, а обратную – бухгалтер.

На первом листе фиксируется:

  • Информация о предприятии, указывается его наименование, ОКУД и код ОКПО.
  • Сведения о работнике, уходящем в отпуск. В специальных полях нужно написать его Ф.И.О, полное название структурного подразделения, должности и табельного номера.
  • Наименование вида отпуска, его период, количество календарных дней.

Если помимо основного отдыха, работнику предоставляются дополнительные дни отпуска, то информация о них указывается ниже, при этом нужно написать основание для их использования, отпускной период и количество дней.

Конечная сумма опускных денежных средств должна быть написана не только числом, но и прописью.

Итоговая информация о периоде отпуска указывается в окончании листа, где также должна присутствовать подпись кадрового инспектора, составившего документ.

На втором листе указывается:

  • Информация о годовом заработке работника. При расчёте эти сведения берутся за основу и напротив каждого отработанного месяца пишется выплаченная сумма. В соседней колонке указывается суммарное количество дней расчётного периода, из которого высчитывается среднедневной заработок.
  • Сведения о начислении. В этом блоке бухгалтер указывает сумму денежных средств, начисленных работнику. Среднедневной заработок умножается на количество дней отпуска, а получившийся итог суммируется с дополнительными выплатами, если они должны быть.
  • Удержанные денежные средства. Из полученной суммы вычитается размер подоходного налога. Полученный результат и будет теми отпускными, которые нужно выдать работнику.

Таким образом, составление этого документа позволит нанимателю в полной мере выполнять свои обязанности по письменному уведомлению работника о составных частях отпускных, размерах и основаниях произведенных удержаний.

Образец заполнения записки расчёта о предоставлении отпуска

В приведенном ниже примере будет рассмотрена стандартная ситуация, когда работник не берёт дополнительный отпуск. Соответственно, блок начислений по нему также опущен.

С учётом вышеуказанных рекомендаций, образец заполнения записки расчета на отпуск будет выглядеть следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Хризантема»

ОКУД 1234567, ОКПО 12345678

№123 от 20.05.2016 г.

Записка-расчёт

о предоставлении отпуска работнику

Иванову Ивану Ивановичу, табельный номер N 1234

Отдел коммуникации и связей с общественностью

Специалист

Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск за период работы с 1 мая 2015г. по 30 апреля 2016 г. на 28 календарных дней с 24мая 2016    г. по 20 июня 2016 г.

Инспектор отдела кадров ООО «Хризантема»                                                           Петрова О.А.

Оборотная сторона

Расчет оплаты отпуска

Расчётный период                                      Количество календарных дней расчётного периода,

(год, месяц, сумма выплат                        информация о среднедневном заработке:

с учётом среднемесячного заработка):

2015, май, 20 000 руб.                                             351,6 ч.                                              683 руб.

2015, июнь, 20 000 руб.

2015, июль, 20 000 руб.

2015, август, 20 000 руб.

2015, сентябрь, 20 000 руб.

2015, октябрь, 20 000 руб.

2015, ноябрь, 20 000 руб.

2015, декабрь, 20 000 руб.

2015, январь, 20 000 руб.

2015, февраль, 20 000 руб.

2015, март 20 000 руб.

2015, апрель, 20 000 руб.

Итого: 240 000 руб.

Начислено:    за 8 дней отпуска в мае 2016 г. ­ 5 464 руб.

                        за 20 дней отпуска в июне 2016 г. ­ 13 660 руб.

Всего:             19 124 руб.

С учётом 13% подоходного налога удержано 2 486 руб., 12 коп.

Итого 16 637 руб., 88 коп. (шестнадцать тысяч шестьсот тридцать семь рублей восемьдесят восемь копеек).

Согласно расходному ордеру №1234 от 21 июля 2016г.

Бухгалтер ООО «Хризантема»                                                                                       Сидорова С.С.

Заполненный документ нужно подписать кадровому инспектору и бухгалтеру предприятия, после чего следует зарегистрировать в канцелярии. При этом, подписывать его у директора нет необходимости.

Анализируя составленный документ, несложно сделать вывод, что числа, отражённые в нём, попадают под пристальное внимание контролирующих органов. Таким образом, записка расчет на отпуск представляет собой внутренний документ, подлежащий учёту и обязательному хранению, доступ к которому должен быть постоянно, поскольку он может понадобиться не только проверяющим, но и самому работнику.

Записка расчёта на отпуск должна храниться не менее 5 лет. А если организация не располагает лицевыми счетами работников, то 75 лет.

Описанные в документе сведения должны основываться на содержании приказа о предоставлении отпуска, в котором прописывается количество отпускных дней. Особое внимание нужно обратить на правильность расчётов среднедневного заработка, поскольку именно это число умножается на дни отдыха, что в конечном счёте влияет на общую сумму денег. Если документ составлен и заполнен правильно, то на его основе смело можно проводить положенную выплату отпускнику и не беспокоиться о негативных последствиях.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (11 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>