Заявление на выдачу подотчетных сумм

В процессе работы часто приходится оплачивать те или иные расходы, например представительские, за приобретение канцелярских товаров и иные. При этом, каждый потраченный рубль нужно учитывать и понимать, кто, когда, на что и сколько потратил денег. Чтобы подчиненный смог ими воспользоваться, необходимо написать заявление на выдачу подотчетных сумм. О том, как правильно его составить, − в материале этой статьи.

Как проходит процедура выдачи подотчётных сумм

Для наибольшей эффективности и удобства, рассматриваемую процедуру стоит отразить во внутреннем локально правовом акте предприятия. В нём должно быть прописано всё, начиная от круга подотчётных лиц, заканчивая сроками выдачи денег.

Кстати, наличие такого локального норматива на предприятии может стать альтернативой заявлению на выдачу подотчетных сумм. Дело в том, что согласно п.6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У, предприниматель может использовать оба документа.

Денежные средства в подотчёт могут получить не только работники организации, но и те лица, с которыми работодатель заключил гражданско-правовой договор.

Если деятельность фирмы сопровождается частой выдачей сотрудникам денег в подотчёт, то целесообразно грамотно организовать этот процесс и издать соответствующий приказ. Если же нет, ­ денежные средства могут быть выданы исключительно при наличии заявления, заверенного директором фирмы.

Ранее управленцу запрещалось выдавать денежные средства в подотчёт работнику, который ещё не погасил задолженность за предыдущее получение. Сейчас, в связи с изменениями в законодательстве, такое ограничение отменено.

Выдача денег в подотчёт происходит поэтапно:

  • Работник пишет заявление на имя директора. Если на предприятии имеется соответствующий локальный норматив, то делать это необязательно.
  • Кассир на основании подписанного документа выдаёт необходимую сумму.
  • По прошествии срока, отмеченного в заявлении, работник отчитывается о расходе денежных средств. Если имеется остаток, то возвращает их предприятию, а если перерасход – указывает на необходимость­ погашения долга.

Многие организации используют безналичный расчёт. Если деньги перечисляются на зарплатную карту работнику, то в заявлении на выдачу подотчетных сумм нужно указать банковские реквизиты.

Получив деньги, работник должен в течение трёх дней сообщить, куда и в каком количестве они были потрачены. В противном случае по истечению срока деньги будут высчитаны из его зарплаты в порядке ст. 137 ТК РФ.

Изначально запрошенная сумма может оказаться выше фактически необходимой. В этом случае работник должен вернуть остаток на расчётный счёт предпринимателя. Сделать это он может по приходному кассовому ордеру.

Оформление заявления на выдачу подотчётных сумм в 2019 году

Законодатель не устанавливает особых требований и форм для составления этого документа. Работник пишет заявление на чистом листе формата А4, если иного бланка не установил работодатель в локальном правовом акте. В выборе метода составления тоже нет ограничений – работник может написать заявление от руки или же воспользоваться компьютером.

Заявление на выдачу подотчётных сумм пишется на имя директора предприятия. Его должность, фамилия и инициалы должны находиться в правом верхнем углу. Ниже, в родительном падеже, сотрудник указывает занимаемую должность и свои Ф.И.О.

Следом за данными работника также могут быть указаны табельный номер, контактный телефон или какие-либо другие сведения. При этом необходимость их отметки должна регламентироваться ЛПА организации.

После этого пишется текст, начинающийся с описания работником цели, на которые ему нужно выделить подотчётные средства. Это может быть приобретение канцелярских товаров, горюче-смазочных материалов и так далее. После этого пишется сумма в числовом и буквенном выражении.

Далее нужно указать дату составления, подписать и отдать руководителю предприятия. Как только заявление попадёт ему на рассмотрение, он должен принять решение и завизировать документ.

Далеко не всегда первое лицо организации занимается визированием такого рода документа. В разных фирмах директор посредством доверенности может уполномочить это делать, к примеру, своего заместителя.

Некоторые фирмы также могут установить правило подписывать заявление главным бухгалтером, однако, на данный момент, делать этого не обязательно.

Образец заявления на выдачу подотчётных сумм

Рассмотрев основные требования к написанию заявления, следует перейти к практике. Ниже будет отражена ситуация, когда водитель автотранспортных средств обращается к директору для получения денег на приобретение бензина.

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм будет выглядеть следующим образом:

Директору ООО «Жасмин»

                                                                                                          Иванову И.И.

                                                                                                          от водителя автотранспортных

                                                                                                          средств ООО «Жасмин»   

                                                                                           Петрова П.П.

                                                                       Заявление

                                                           на выдачу подотчетных средств

С целью приобретения ГСМ на 3 (три) рабочих дня, прошу выдать мне под отчет денежные средства в размере 2 000,00 руб. (две тысячи рублей) наличными.

05.06.2017 г.                                                                                                Петров П.П.

Разрешаю:

Выдать денежные средства в размере 2000 руб.

На срок до 07.06.2017 г. включительно.

Директор ООО «Жасмин»                                                                         Иванов И.И.

05.06.2017 г.

После того, как заявление написано и подписано руководителем, с дня составления будет отсчитываться срок, за который нужно использовать денежные средства.

Вместе с подписанием документа кассир может приступить к оформлению расходного кассового ордера, который составляется в единственном экземпляре.

Стоит отметить, что такое заявление должно иметься по каждой операции, для которой выделяются деньги в подотчёт. При проверке контролирующие органы всегда обращают внимание на их наличие. И если не будет хотя бы одного из них, то организация вполне может получить штраф по ч.1, ст.15.1., КоАП.

Как правило, в подотчёт выдаются небольшие суммы денег. Однако, если предприятие всё же будет проводить большое количество денег таким образом, то рано или поздно этим могут заинтересоваться правоохранительные или контролирующие органы.

Операции с денежными средствами требуют повышенной концентрации и внимания. Кроме этого, уполномоченные работники также должны следить за своевременностью составления всех положенных документов. В заключение важно отметить, что процесс выдачи денежных средств в подотчёт должен в любом случае регламентироваться положениями ТК РФ, а также Указаниями ЦБ РФ. На предприятии должен быть либо соответствующий нормативный акт, либо заявления на выдачу подотчётных сумм по каждой операции. В противном случае при проверке могут возникнуть вопросы касательно движения денежных средств.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (17 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>