Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка

Использование электронного формата учёта трудового стажа – одно из главных нововведений первого полугодия 2020 г. Хотя процедура может показаться простой, существует ряд важных особенностей, о которых можно случайно забыть. Статья посвящена процедуре приёма заявления о переходе на электронные трудовые книжки. Также внимание уделяется работе с персональными данными заявителя.

Что нужно знать об изменениях в учёте трудового стажа в 2021 году

Ст. 314 ТК РФ устанавливает, что трудовой стаж работника нужен в качестве элемента социальной гарантии, а также для получения компенсаций. Общее количество проработанных лет, с разбивкой на места труда и обязательным их указанием, согласно ст.66 ТК РФ фиксируется в трудовой книжке.

В конце прошлого года Правительством обсуждалась инициатива ввести электронный формат ведения таких документов. Предполагалось и предполагается до сих пор, что нововведение позволит:

  • Более оперативно работать с данными. Причём удобство пользования касается как работодателя, так и владельца книжки. Доступ возможен из личного кабинета на сайте ПФР, кроме этого, документ можно отправить через электронную почту и распечатать в случае надобности.
  • Сокращение влияния внешних факторов на ключевые записи. При электронном виде станут невозможны опечатки и внесение недостоверных сведений. О каждом несоответствии пользователь уведомляется.
  • Возможность дистанционного оформления услуг и льгот. Если пользователь располагает электронной подписью, ряд процедур станет возможен без посещения государственных органов.
  • Более гибкая аналитическая работа. Этот плюс касается служащих налоговой, ПФР. Благодаря электронному формату упрощается взаимодействие с большим массивом данных.
  • Безопасность. Исключение физического носителя устраняет возможность утери, порчи, хищения книжки.

В дополнение к этому работодатель может значительно сэкономить на приобретении бумажных бланков. Кроме этого, сократится спрос на производство, что частично может пойти на пользу экологии.

Нужно понимать, что нововведение вводится поэтапно.

Согласно изменениям в ТК РФ, с 2021 года молодые люди, не имеющие трудового стажа, априори оформляют бумагу в электронном формате вместо бумажного.

Нужно также понимать, что не каждый сотрудник может знать о нововведениях. Для этого персоналу выдаются именные уведомления под подпись до 30.06.2020. В ответ на них изъявить желание о переходе или выразить отказ может каждый уже сегодня. Процедура возможна только при наличии письменного обращения в адрес работодателя. Но писать заявление за подчиненного или принуждать к этому не может ни один работодатель.

Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Для этой процедуры законодатель не предусмотрел обязательного бланка. Пользоваться можно образцом, установленным локальной политикой. Главное условие – соблюдение правил делопроизводства, а также отражение явного желания работника.

Получать электронные книжки в 2021 году могут все желающие. Но работодателю нужно помнить и о тех, кто решил сохранить физический бланк. Эти люди также пишут заявление, где вместо желания получить электронную трудовую акцентируют внимание на отказе.

По общим правилам документооборота, заявление пишется на стандартном листе А4 или фирменном бланке. В правом верхнем углу заявитель пишет должность основного административного лица, фамилию, инициалы. Ниже указывает собственные данные, включающие профессию, полные Ф.И.О., табельный номер. В этой части не следует ничего сокращать.

Далее, посередине, документ озаглавливается, а затем, с «красной» строки работник излагает основной текст. Кадровому инспектору, которому поручено заниматься процедурой, целесообразно заранее подготовить единые формулировки для всех сотрудников.

Читая документ, любой проверяющий должен удостовериться в том, что конкретный работник изъявил желание или наоборот воздержался от получения ЭТК.

Завершает заявление резолютивная часть. Под основным текстом инициатор пишет «написано собственноручно», если документ оформляется от руки. Затем ставит дату, личную подпись и расшифровку.

При написании не рекомендуется использовать пасту чёрного цвета.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Подписанный документ вместе с бумагами других работников должен попасть к генеральному или исполнительному директору. На каждом должна быть соответствующая резолюция. Если работник изъявил желание получить электронный документ, издается распоряжение кадровому отделу и IT-сектору.

С момента подписания заявление имеет юридическую силу. Без него работодатель не может приступать к дальнейшим действиям.

С учётом указанных рекомендаций, образец заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку будет иметь следующий вид:

Генеральному директору

ООО «Аметист»

Иванову И.И.

От

Петрова Петра Петровича

Специалиста отдела

по безопасности

табельный номер N1234

Заявление

В соответствии с требованиями ст. 66, 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации выражаю своё согласие на ведение записей о моём трудовом стаже в электронном виде.

«12» марта 2020 г.                                                                                                  Петров П.П.

Если работник желает сохранить физический носитель, то в тексте можно руководствоваться этими же статьями ТК РФ.

Если выбран электронный вид, заявлением можно дополнить требованием выдачи физической трудовой книжки. При этом нужно помнить, что с момента передачи работник несёт личную ответственность за сохранность.

Законодатель предусмотрел право выдачи бумажного носителя, однако с практической точки зрения это невыгодно. Дело в том, что даже если работодатель получил согласие на ведение ЭК, записи о трудовой деятельности должны дублироваться в книжке. Если последняя будет на руках у сотрудника, это может вызвать неудобства.

Особенности работы с персональными данными заявителя

В 2021 году заявление о переходе на электронную трудовую книжку следует анализировать и с позиции безопасности. Дело в том, что процесс сопровождается обязательным пересмотром иной локальной документации. В частности, нововведение касается работы с персональными данными сотрудников.

Прежде всего нужно обратить внимание на бланк согласия на обработку ПД, подписанный работником. В содержании целесообразно включить электронный вид учёта трудового стажа. Кроме этого, нужно быть готовым обеспечить безопасность ПД.

Процедура добровольная и с интеграцией обновлений спешить не стоит. Возможно, есть смысл провести ряд совещаний, выполнить анализ технических возможностей реализации нового подхода. Важно понимать, что компания должна владеть внутренним сервером, где будут храниться данные сотрудников. Также, согласно приказу, нужно назначить ответственное за него лицо.

Кроме этого, следует учесть следующее:

  • Доступ к локальной сети должен быть регламентирован соответствующим положением. Работать с ПД сотрудников должен обозначенный круг лиц.
  • Необходимо принять меры по отграничению доступа к ЭТК из сети Интернет. Важно понимать, что электронный формат хранится в ПФР и у работодателя. Если сегодня государственный орган может заявить о наличии совершенной системы безопасности, гарантии сохранности дает далеко не каждый работодатель.
  • Необходимо завести корпоративную почту. ЭТК обуславливает повышенную активность в сети, поэтому вопрос безопасности должен учитываться. Не следует передавать ЭТК на незнакомую почту. Опечатка в адресе приведёт к передаче данных не по назначению, что является нарушением работы с ПД.

Важно добавить, что если работодатель не примет мер безопасности, то рискует быть оштрафованным. Перед внедрением ЭТК нужно подготовиться, провести беседы с персоналом, довести существующие риски. Если в процессе подготовки возникают вопросы, лучше обратиться в ПФР за разъяснениями.

Резюмируя сказанное, нужно отметить, что заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку становится шагом к работе в новом формате. Переходный период сопровождается непредсказуемыми ситуациями, поэтому к письменным обращениям и персональным данным подчиненных нужно подойти с осторожностью. Чтобы обеспечить защиту компании и сотрудников, нужно тщательно изучать закон и вовремя обращаться за помощью компетентных органов.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (19 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>