Журнал регистрации приказов по личному составу

Если деятельность предприятия сопряжена с достаточно большой численностью сотрудников, то на долю отдела кадров выпадает непростая работа. Вся внутренняя документация требует постоянного учета и контроля, действенным инструментом которых становится журнал регистрации приказов по личному составу.

Что представляет собой журнал регистрации

Рассматриваемый документ представляет собой бланк фиксации поступающих официальных бумаг, заверенный живой подписью должностного лица. Необходимость заполнения вызвана потребностью в совершенствовании кадровой нагрузки, а также тенденцией стремления к упрощению документооборота.

Грамотное ведение журнала позволяет:

  • своевременно отразить информацию о кадровых перестановках;
  • аккумулировать данные из распоряжений высшего руководства в адрес подчиненных;
  • оперативно найти необходимый документ, узнать дату его регистрации;
  • предоставлять бумаги, служащие доказательством при составлении судебного иска в пользу одной из сторон (работодателя или сотрудника);
  • разрешать спорные моменты между отделами;
  • определять должностные инструкции на конкретный период исполнения работником своих профессиональных обязанностей;
  • уточнять хронологический порядок поступления приказов.

Некоторые организации могут заводить одновременно несколько обобщающих журналов, если это не противоречит нормативным положениям.

Документы, подлежащие регистрации

Поскольку трудовым законодательством не определено понятие приказов по личному составу, условно большинство компаний к ним причисляют все документы, фигурирующие в кадровой политике.

Личный состав подразумевает совокупность людей, исполняющих полномочия, согласно положениям заключенного трудового договора. Службы на предприятии по итогам принятых решений самостоятельно, опираясь на правовую базу, создают перечень документов. Последний остается открытым в течение нескольких лет. Как показывает практика, такой список включает приказы по поводу:

Важно отметить, что приказы директора и главного бухгалтера проходят по иным потокам документооборота, следовательно, регистрировать их вместе с остальными в данном журнале не нужно.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по личному составу

Существуют несколько правил ведения, выработанные многолетней практикой функционирования кадровых служб. Образец журнала регистрации приказов по личному составу заполняется, исходя из представленных положений:

  • количество учитываемых книг по документации, ответственное лицо и их заместителей, период хранения определяется руководством;
  • порядок оформления устанавливается директором предприятия;
  • журналы подлежат нумеровке, прошивке, опломбированию;
  • обязательное соблюдение хронологии поступающих приказов;
  • ответственность за ведение может возлагаться на одного из работников, имеющего доступ к документообороту (специалист отдела кадров, канцелярии или консультант по юридическим вопросам);
  • целесообразно формирование книги в двух формах: рукописной и электронной (без передачи в печатном варианте);
  • организация может использовать как бланки фирменного типа, так и листы бумаги стандартных размеров;
  • печать необязательна, если это не противоречит внутренним актам компании;
  • каждый лист подлежит нумерации;
  • запрещается внесение в перечень недействительных приказов без необходимых подписей.

Основные составляющие журнала

Поскольку не существует унифицированного варианта журнала приказов, при его составлении могут возникать различные вопросы и ошибки. Чтобы их избежать, составителю требуется обратить внимание на готовые типовые формы или спросить рекомендаций у высшего руководства.

В целом, основные составляющие книг регистрационного типа можно условно разбить на преамбулу (указываются ключевые данные) и табличную хронологию. В преамбуле прописываются:

  • юридический статус и наименование предприятия;
  • название документа;
  • охватываемый период (дата начала и дата конца);
  • сроки хранения;
  • лицо, отвечающее за грамотное ведение;
  • дата создания, подпись сотрудника.

Табличная хронология содержит несколько колонок (название и их количество определяются, исходя из принятых норм). Обязательные столбцы:

  • номер по порядку;
  • дата поступления приказа;
  • номер акта;
  • вид приказа;
  • Ф.И.О. оформителя.

Необязательные элементы:

  • должность отправителя документа;
  • структурное подразделение;
  • основание;
  • классификация акта (прием, увольнение, перевод);
  • номер трудового договора.

В отдельных случаях вносится дополнительная информация, имеющая особую значимость для кадровой деятельности.

В качестве альтернативного варианта журнал можно поискать в специализированных магазинах.

Требования к хранению журнала

После того, как последние страницы журналов регистрации будут заполнены, документ отправляется в архив организации для хранения. Это связано с тем, что различным отделам в своей работе могут понадобиться копии приказов, занесенных в книгу, а также обязательность определена на законодательном уровне. В связи с этим необходимо ознакомиться с основными требованиями по хранению:

  • документы, находящиеся под контролем отдела кадров, действительны в течение 75 лет;
  • отдельные приказы хранятся не больше 5 лет (отпуск, дежурство, командировки);
  • доступ к данным, которые уже находятся в распоряжении архива, распространяется на ограниченный круг сотрудников;
  • по истечению срока журнал утилизируется, согласно положениям соответствующего акта.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (5 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
COMMENT_ADD_TEXT
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>