Журнал регистрации служебных записок

Для стабильной и правомерной деятельности любая компания должна наладить внутреннюю систему документооборота. Среди небольших организаций популярен способ журнальной регистрации бумаг. В свою очередь, когда количество документов за год превышает 650-750 штук, большинство из подобных предприятий переходят на регистрационно-карточную систему. Тем не менее, даже при таких условиях регистрационные журналы должны находиться в сохранности еще длительный период. С целью упрощения работы управленец небольшой компании должен позаботиться о наличии образца журнала регистрации служебных записок.

Понятие и назначение журнала регистрации служебных записок

Регистрация служебных записок в организации происходит посредством заполнения соответствующего журнала. Данный документ должен носить целенаправленный характер и не содержать сведений о других бумагах (если иное не установлено локальными нормативами).

Вести подобный журнал рекомендуется, так как регистр является целесообразным простым инструментом грамотного документооборота в компании, а отсутствие доказательной базы наличия той или иной бумаги может привести к неблагоприятным последствиям в дальнейшем.

Впрочем, регистрация документов рассматриваемым способом не является обязанностью компании, закрепленной законодательно. Как следствие, контролирующие инстанции не вправе требовать ведение книги учета подобных бумаг, а также привлекать управленцев к ответственности ввиду отсутствия регистра учета служебных записок.

В случае, когда управленец допускает отсутствие рассматриваемого регистра, данное административное решение необходимо закрепить в локальном нормативе (в перечне документов, не подлежащих оформлению).

При наличии журнал имеет соответствующую юридическую силу и может правомерно использоваться в качестве доказательной базы в суде или любых иных контролирующих органах.

Ответственными субъектами за ведение рассматриваемого регистра выступают кадровые служащие. Однако, в отдельных ситуациях данные обязанности могут возлагаться на секретаря или делопроизводителя. Конкретное решение относительно выбора ответственного сотрудника принимается также управленцем.

Преимущества регистрации служебных записок в организации посредством журнала

В основном, служебные записки являются документами внутреннего пользования, отражающими многие факты хозяйственной жизни (отсутствие тех или иных сотрудников на рабочих местах, необходимость в выдаче предметов труда и так далее).

Следовательно, любая компания, рано или поздно, столкнется с проблемой их фиксации. Если на вопрос, нужно ли регистрировать служебные записки внутри организации, управленец ответит положительно, журнал заводится. Но это – далеко не единственная причина его оформления.

Так, журнал регистрации служебных записок позволяет организации:

  • оперативно выявлять число входящих бумаг;
  • быстро получать требуемую информацию относительно конкретного сотрудника или происшествия;
  • прослеживать в разрезе дат исполнительность субъекта, который является ответственным лицом за визирование служебных записок;
  • предупреждать неправомерное проведение документов задним числом;
  • подтверждать, что документ был подан в конкретную дату, а также рассмотрен впоследствии должностным лицом.

Впрочем, в небольших фирмах журнал оформляется с целью фиксации как служебных, так и докладных бумаг. Особенно это актуально для тех компаний, где ведется активная переписка между коллегами, а также где сотрудников регулярно поощряют.

Так, докладные бумаги составляются, в основном, для донесения до руководителя негативной информации относительно работы или поведения члена коллектива. В свою очередь, служебные документы являются средством коммуникации между штатными единицами.

Особенности оформления журнала

Поняв, как регистрировать служебные записки, необходимо разобраться с внешним видом регистра. Следует отметить, что этот вопрос также не регулируется законодательством. Практически во всех случаях компании используют готовый шаблон, который закрепляют, как образец, в локальном нормативе.

В обязанности управленца, помимо прочего, также входит обеспечение подчиненным свободного доступа к тексту образца, инструкциям и иным внутренним нормативам, регламентирующим оформление документа.

Если в компании не утвержден образец регистра, но определена необходимость его ведения, то ответственное лицо вправе заполнять документ в вольной форме, поставив в известность о своем намерении руководителя.

К наиболее распространенным рекомендациям по оформлению шаблона журнала можно отнести следующие:

  • сведения необходимо вносить в заранее составленную таблицу;
  • одна строка предполагает внесение записи только об одном документе. Подразумевается, что даже три записки, поданные одновременно по одному и тому же поводу, должны регистрироваться отдельно;
  • в журнале должна проставляться индивидуальная порядковая нумерация;
  • один журнал должен заполняться на протяжении одного календарного года, после чего документ необходимо обновить.

К рекомендуемым реквизитам для оформления регистра относятся:

  • дата регистрации бумаги и ее номер по порядку;
  • наименование документа;
  • автор. При этом подразумевается ФИО составителя, его должность, а также структурное подразделение, где лицо работает;
  • спектр рассылки/адресат. Подразумевается, что записка может быть распространена на один или несколько отделов (в соответствии с чем и ставится отметка, например, «По всем сотрудникам маркетингового подразделения»), либо на одного субъекта (в данном случае ставится ФИО и должность адресата);
  • примечания.
Записка должна регистрироваться один раз даже в тех условиях, когда адресатов несколько. Подразумевается не просто указание отдела, а конкретных фамилий и должностей.

Дополнительно в журнал также могут вноситься следующие данные:

  • номер бумаги. Важно отметить, что данный номер отличается от порядкового / регистрационного, и должен указываться отдельно;
  • ФИО и должность субъекта, который подписал записку;
  • дата предоставления/визирования документа. Важно подчеркнуть, что указанная информация может отличаться от даты составления записки;
  • отметка об исполнении. Хотя, как демонстрирует практика, некоторые субъекты проставляют указанные сведения в графе «примечания».

Порядок заполнения журнала регистрации служебных записок

Журнал должен иметь твердый переплет, что обусловлено необходимостью длительной сохранности подобных документов. При этом ликвидация журнала ввиду того, что он обветшал, противозаконна. В частности, исходя из Приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010г., срок хранения журнала регистрации служебных записок составляет 5 (пять) лет после окончания его ведения не зависимо от состояния.

Наличие нумерации страниц, клеевой прошивки и безопасные условия хранения позволят предотвратить изымание или добавление листов в регистр. Также уместно концы нитей, которыми прошивают документ, склеить на обороте обложки бумажным квадратом, где следует указать количество страниц и проставить подписи ответственных лиц. В случае наличия печати, необходимо проставить штамп так, чтобы часть заходила на приклеенный квадрат, а часть – на заднюю обложку документа.

На лицевой стороне журнала требуется обозначить полное название компании, а также дату, когда регистр был заведен.

В целом, рекомендуется опираться на стандартные правила оформления регистрационных журналов для внутренней переписки. В частности:

  • уместно проставлять альбомную ориентацию страницы с угловым расположением нумерации в верхней части листа;
  • рекомендуется использовать стандартный шрифт Times Now Roman, 14 pt;
  • дату формирования журнала и дату окончания его действия следует проставлять в нижнем правом углу;
  • наименование компании должно располагаться по центру документа;
  • нумерация должна начинаться со второго листа.
Последняя страница документа не должна до конца заполняться. Подразумевается, что потребуется место для итогового сведения информации. Также в конце журнала необходимо зафиксировать пропуски номеров, ошибки, описки и точное количество входящих бумаг.

По факту окончания журнала ставится подпись ответственного лица, ее расшифровка и штамп компании, если таковой имеется.

Образец оформления журнала регистрации служебных записок

После теоретического описания того, как регистрировать внутренние служебные записки, необходимо обозначить, как выглядит образец журнала регистрации рассматриваемых документов на практике:

Номер документа Дата регистрации Заголовок к тексту Автор Адресат Срок исполнения Примечание
54 02.02.2019 О предоставлении информации Начальник инженерного подразделения Сухов А.М. Начальник производст-венного подразделения Куров К.С. 07.02.2019
55 05.02.2019 О внесении корректировок в штатное расписание Начальник бригады № 5 Караулов А.В. Кадровый служащий Лидиева Л.Е.
56 05.02.2019 О редакции строительного проекта Начальник проектного отдела Янопуло Д.К. Сметчик Железняк И.Ф. 06.02.2019 Срочная

 

Таким образом, журнал регистрации служебных записок является удобным документом для фиксации внутреннего перемещения служебных записок. Управленцам рекомендуется заводить рассмотренный регистр с целью предотвращения нарушений и повышения оперативности передачи информации внутри коллектива.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (23 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>