Журнал регистрации входящих документов

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

журнал регистрации входящих документовДелопроизводство – это важная часть работы любой компании или предприятия. От того, как будет организован данный процесс, зависит достижение экономического результата. В статье рассматривается журнал для регистрации входящей корреспонденции, как один из элементов работы с документами.

Что такое журнал регистрации входящих документов и для чего нужен

Как известно, движение документов как внутри, так за пределами предприятия подлежит фиксации. Крайне важно знать, когда поступила та или иная бумага, так как от этого зависит исполнение сроков, установленных законом. По общим правилам делопроизводства необходимо надлежащим образом фиксировать бумаги, адресованные другими компаниями, физическими лицами и государственными учреждениями.

В пределах юрисдикции предприятия его руководство формирует локальные акты, согласно которым должна происходить процедура приёма, регистрации, ответа на входящие документы. Отклонение от имеющихся норм являются нарушениями, за которые может быть предусмотрена дисциплинарная ответственность.

Положение по делопроизводству обычно содержит перечень образцов и порядки заполнения тех или иных бумаг. Данный акт в том числе должен регламентировать процесс регистрации входящих документов.

Журнал необходим для:

  • Записи сведений об отправителе документа.
  • Фиксации даты поступления и присвоения номера.
  • Информирования о категории документа – письмо, жалоба, претензия, распоряжение и т.д.
  • Раскрытия фабулы и иных ключевых данных (к примеру, количества листов).

Вышеуказанный перечень назначений не является исчерпывающим. Опираясь на записанные данные, при подготовке ответа будет легче найти нужный документ среди других. Кроме этого, при контроле выполнения (если речь идёт, к примеру, о жалобе) можно отследить сколько времени есть для информирования стороны.

Таким образом, закон не обязывает предприятие создавать и вести такой документ, однако он необходим для эффективной работы. Ведение журнала целесообразно регламентировать локальными актами, установить круг лиц, полномочных принимать и регистрировать документы (обычно это делает референт, делопроизводитель, секретарь).

С целью исключения возможных недоразумений в процессе обработки почты необходимо заранее вменить обязанность регистрировать входящую корреспонденцию конкретному лицу.

Как заполнять журнал регистрации входящих документов

Поскольку по закону этот документ не причисляется к категории обязательных, его ведение также осуществляется на усмотрение компании. Журнал чаще всего имеет физическую форму (амбарная книга). Однако по мере развития технологий всё большее распространение получает электронный вид.

По действующему законодательству данный формат существует для удобства пользования, однако не отменяет необходимость наличия физических аналогов. Иными словами, учёт входящих документов может вестись в электронной форме, но при условии наличия бумажного варианта журнала.

Любой регистрационный журнал должен быть прошит, пронумерован, оформлен и скреплен печатью компании, которая регламентирует процесс делопроизводства. Для удобства пользования целесообразно составить небольшую инструкцию и поместить ее на последний лист журнала. Обращаясь к этой памятке, исполнитель может устранить пробелы в понимании процесса заполнения и с меньшей вероятностью допустит ошибки.

Документ имеет несколько столбцов:

  • Порядковый номер входящего документа. С помощью этого элемента удобно посчитать общее число корреспонденции за месяц, год.
  • Дата фактической регистрации, то есть день, когда документ поступил на предприятие.
  • Дата создания.
  • Категория.
  • Данные об отправителе (авторе) документа.
  • Фабула, то есть краткое содержание (о чём документ).
  • Количество листов.

Следует заметить, что не каждый документ помещается на один лист. Ко многим из них прикрепляются приложения – о каждом из них необходимо упомянуть не только в фабуле, но и в количестве листов.

В качестве дополнительных можно указать сведения о дальнейшем движении документа (к примеру, передаче исполнителю).

Образец журнала регистрации входящих документов

Различные предприятия неодинаково относятся к процедуре учёта входящей корреспонденции. Одни считают, что достаточно номера, даты и наименования, а другие прибегают к подробному описанию. В любом случае основная цель рассматриваемого журнала – облегчить исполнение действующего законодательства. Поэтому для надлежащей организации должен быть разработан оптимальный вариант регистрации входящих документов.

Оформив журнал целесообразно позаботиться о его внешнем виде – поместить в обложку, прикрепить ручку и расположить в удобном для пользования месте. Однако при этом нужно помнить об ограничении доступа.

Оформляя журнал, необходимо заранее оценить объём документооборота. Для крупного предприятия потребуется объёмная книга, чтобы не было нужды часто менять документ.

Прошитый и пронумерованный журнал подаётся на подпись первому руководителю, который визирует и ставит печать в месте скрепления. После этого информационный документ может использоваться.

Хранение, уничтожение журнала регистрации входящих документов

Ведение рассматриваемого документа подразумевает большую ответственность, внимание исполнителя к деталям. В процессе работы журнал не должен подвергнуться порче, утере, повреждению. Ответственность за фактическое состояние обычно возлагается на секретаря, который и ведёт документ (или другого ответственного подчиненного).

В случае обнаружения пропажи журнала ответственному следует немедленно принять меры по его поиску. Если предпринятые действия не дали результата, нужно сообщить в службу безопасности или напрямую руководителю.

Исчезновение журнала – это серьёзный инцидент, по факту которого обычно проводится внутренняя проверка. Изучаются обстоятельства, предшествовавшие пропаже, место хранения документа, доступ к нему. Если в ходе проверки выяснится, что референт проявил невнимательность, халатность, может последовать дисциплинарная ответственность.

Ведя журнал, необходимо своевременно отслеживать количество оставшихся страниц. Это особенно важно для предприятий с высокой «текучкой» входящих документов.

Когда журнал заканчивается, на титульном листе ставится дата фактического прекращения ведения. Затем журнал по служебной записке списывается в архив, где находится в течение срока, установленного номенклатурой предприятия (обычно это 10 лет).

В течение данного периода может возникнуть необходимость обратиться к определенному временному промежутку (к примеру, подтвердить или опровергнуть факт регистрации документа). Кроме этого, оригинал журнала может быть в установленном порядке изъят правоохранительными органами.

Впоследствии журнал уничтожается по решению экспертной комиссии, созываемой руководством предприятия. Рассмотрению подлежат документы с истёкшим сроком хранения, необходимость в которых исчерпана. В случае положительного решения журнал измельчается, сжигается или сдаётся на переработку.

Таким образом, в статье рассмотрена практика обращения с журналом входящей корреспонденции. Нюансы его ведения зависят от уровня организации делопроизводства предприятия, его масштабов деятельности.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (32 голос., средний: 4,00 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>