Журнал регистрации заявлений работников
Оглавление:
1. Общая информация о журнале регистрации заявлений работников
2. Заполнение журнала регистрации заявлений работников
3. Какие обращения необходимо регистрировать
4. Журнал регистрации заявлений работников – срок хранения
Общая информация о журнале регистрации заявлений работников
Журнал регистрации заявлений работников необходим для фиксации и хранения заявлений специалистов на имя руководителя компании.
Заявление – документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.
Согласно требованиям Трудового Кодекса, каждое зафиксированное обращение должно содержать необходимый объем сведений, таких как наименование места работы специалиста (компания, фирма, филиал), должность обратившегося и его работодателя, ФИО обеих сторон, дата и подпись – всё это даёт заявлению юридическую силу.
Стоит отметить, что руководитель обязан каждое учтённое заявление изучить и дать на него ответ в письменном виде.
Для контроля документооборота перед внесением обращения в журнал регистрации заявлений работников каждому заявлению присваивается индивидуальный код или порядковый номер, а также указывается дата, когда документ был передан.
При обработке обращения в журнал вписываются основные сведения о документе, излагается суть и подшивается его копия. Строгих требований ведения подобной документации нет, что позволяет каждой фирме решать данный вопрос самостоятельно. Однако, как всякий регистрационный документ, журнал должен содержать титульный лист, пронумерованные и прошнурованные страницы, бумажную пломбу на развороте последнего листа. Ответственным лицом за ведение вышеуказанного журнала обычно назначают секретаря либо сотрудника отдела кадров, а в организациях с большим количеством работников этот вопрос находится в ведении кадровой службы или канцелярии. Исполнителя назначают приказом, который доводят до его сведения под подпись вместе с ознакомлением с обязанностями.
Журнал регистрации заявлений работников – это кадровый документ, напрямую связанный именно с работниками. А журнал входящей корреспонденции (документов) – это журнал, где регистрируются не только входящие документы, но и вся входящая корреспонденция.
Заполнение журнала регистрации заявлений работников
Форма и структура журнала регистрации заявлений работников не унифицирована. Как правило, исходя из широкого опыта кадрового производства, для его оформления используется стандартная таблица, содержащая следующие сведения об обращениях:
порядковый или регистрационный номер документа,- дату его передачи,
- ФИО и должность обратившегося,
- резолюцию руководителя и номер приказа при наличии такового.
Стоит отметить, что сроки совершения кадровых действий с заявлением работника начинают исчисляться не с даты написания, которую сотрудник указывает в заявлении, а с момента поступления документа в кадровую службу и его регистрации в журнале учёта.
Таким образом, процесс внесения информации в журнал регистрации заявлений работников можно разделить на несколько этапов. Прежде всего, сотрудник пишет и подаёт заявление, которое регистрируют и фиксируют в журнале, присваивая ему номер и указывая дату получения. Здесь же указывается ФИО и должность обратившегося работника. Далее кратко излагается основная мысль заявления и на завершающем этапе вносится информация о резолюции руководителя по данному документу.
Ввиду отсутствия единой формы журнала регистрации заявлений работников, многие ответственные за его ведение лица допускают ряд ошибок. Во избежание подобных ситуаций, следует учесть несколько нюансов:
- Необходимо фиксировать заявления и обращения любого характера.
- Документы необходимо всегда передавать в двух экземплярах.
- Дата подачи обращения должна быть заполнена корректно.
Ответственное за ведение журнала лицо должно быть ознакомлено с регламентом по вопросам правил ведения данного журнала.
Какие обращения необходимо регистрировать
Что касается содержания документов, то фиксации подлежат следующие формы обращений: о приёме на работу, об увольнении, об отпуске/отгуле, о переводе специалиста на другую должность, о других вопросах обеспечения кадровой работы (к примеру, выдача трудовой книжки).
Журнал регистрации заявлений работников – срок хранения
Согласно законодательным требованиям личные дела всех сотрудником подлежат хранению в течение 5 лет. Из этого следует, что срок хранения журнала регистрации заявлений работников, как и всех копий приказов, соответствует данному сроку, так как относится к документации по личному составу. В дальнейшем журнал можно направлять в архив или уничтожать.
Таким образом, для обеспечения грамотного документооборота журнал регистрации заявлений работников является необходимой составляющей. Особенно важно это для компаний, в которых работает большое количество людей. Предпочтительной формой ведения журнала является таблица с перечнем необходимых для регистрации заявления данных.