Журнал учета путевых листов

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Не секрет, что перевозка грузов — это сложный и ответственный процесс. Для исполнителя важно доставить вверенное из точки А в точку Б с минимальными расходами и риском. Снизить степень последних помогает как своевременное обслуживание автомобиля, так и правильное ведение документации. Материал статьи расскажет о заполнении журнала учёта путевых. В тексте также приводится описание документа и пример его заполнения.

Журнал путевых листов – понятие, цели правовое регулирование

Внутренние документы компаний часто оформляются с учётом требований локальных документов. Предприятие устанавливает образцы заполнения нужных форм, которых сотрудники придерживаются в работе.

Сотрудник компании перед тем, как сесть за руль автомобиля, должен пройти медосмотр и получить допуск, получить инструктажи и проверить исправность ТС. После выполнения этих и других предусмотренных процедур водитель получает путевой лист, который регистрируется в журнале.

Сотрудник, выдающий путевые листы, должен иметь соответствующие полномочия, скрепляемые трудовым договором, должностной инструкцией или отдельным распоряжением. Обычно этим занимается механик автотранспортной службы.

Журнал учёта путевых листов относится к категории унифицированных документов (Форма 0345008). Утверждён Постановлением Госкомстата № 78. Человек, в чьих полномочиях ведение журнала, отвечает за сохранность документа и корректность вносимых данных.

Основная цель журнала состоит в контроле выданных путевых листов. На основании вносимой информации формируется бухгалтерская и статистическая отчётность. В ходе разных проверок документ может стать предметом исследования службы безопасности или контролирующих органов.

Начальник автотранспортной службы, механик или иное назначаемое лицо будет ответственным за сохранность и наполнение журнала, если такая обязанность прописана в соответствующих документах. Утеря такого документа прервёт учёт и станет невозможным анализ выдачи листов за прошлые периоды. Поэтому предприятию следует проверить состояние локальных документов в этой части.

Какая информация вносится в журнал путевых листов

Собственную форму журнала, к сожалению, изобрести не получится. Но это и не нужно, так как установленный образец журнала учета путевых листов 2020 года содержит всё необходимое.

Например:

  • Порядковый номер листа. Нумерация ведётся в хронологическом порядке, при этом она сквозная.
  • Дата выдачи.
  • Должность, Ф.И.О. водителя, табельный номер. Не рекомендуется сокращать данные. Особенно если компания небольшая и в журнале много свободного места.
  • Гаражный номер автомобиля. Обычно все водители закреплены за конкретным транспортном согласно квалификации, опыту вождения, открытых категорий. Назначение выполняет начальник АТС, который подтверждает действия приказом или другим локальным актом. Автомобиль, номера которого вносятся в журнал, должны соответствовать реквизитам водителя, указанным в листе.
  • Личные подписи. Причем, напротив сведений о каждом листе ставятся сразу три автографа – водителя, диспетчера и бухгалтера. Первый подписывает журнал сразу при выдаче листа. Диспетчер ставит подпись, когда получает нужные данные в конце маршрута. Бухгалтер, ответственный за работу с АТС, анализирует данные и подписывает документ в соответствующей графе.
  • Примечания, которые нужны для внесения данных, которые, по мнению исполнителя, важны для учёта.

Надо заметить, что унифицированный бланк актуален до 2013 года. После этого предприятия получили возможность вносить коррективы в форму документа.

Журнал ведётся до тех пор, пока не закончится. Когда последний лист исписан, документ сдаётся в архив.

Если автотранспортных средств много, для оптимизации процесса можно разрешит дублировать информацию ещё и в электронном виде. Но это не аннулирует необходимость ведения журнала.

Образец заполнения журнала путевых листов 2020, на что обратить внимание

Пустые документы должны быть у начальника автотранспортной службы, который отвечает за качественное ведение внутренней документации. Недопустимо, чтобы перед рейсом закончился журнал, поэтому управленец заранее заказывает формы у материально-технической службы.

Скачать журнал учёта путевых листов можно из любых источников. Главное требование – наличие положения о делопроизводстве или другого документа, который бы устанавливал образец заполнения. К тому же нельзя забывать и о приказе, утверждающем полномочия механика или другого работника в вопросе хранения и ведения документа.

Кстати, бытует мнение, что журнал нужно нумеровать и прошивать после заполнения, то есть перед сдачей в архив. Дело в том, что автотранспортная служба отличается большими расходами на обслуживание автопарка. Соответственно это подразделение попадает под надзор как отдела безопасности компании, так и внешними органами.

Каждый журнал хранится минимум 5 лет архивным отделом компании. Сведения могут понадобиться надзорным и правоохранительным органам, в ходе судебных разбирательств и т.д.

Непрошитый журнал, находящийся в использовании механика подвержен риску физического устранения листов. Цель таких действий может быть разной: случайность или намеренное сокрытие данных, которые могут создать проблемы для нарушителя. При отсутствии номеров и прошивания проступок рискует остаться безнаказанным.

Чтобы исключить негативные последствия недобросовестного ведения журнала, рекомендуется:

  • Прошить журнал капроновой нитью, связать узел на обороте и приклеить часть к внутренней стороне обложки.
  • На склейке указать фамилию, инициалы, должность, личную подпись директора. Как только журнал будет завизирован, поставить оттиск фирменной печати.
  • Там же указать точное количество листов, которое было пронумеровано перед прошиванием.

Таким образом шансы порчи журнала будут сведены к нулю, так как такое действие окажется бессмысленным. Тем не менее, шанс на уничтожение данных всё же есть, поскольку документ можно вынести за пределы компании. Чтобы этого не произошло, рекомендуется соответствующий инструктаж охранников.

Расходы на топливо, отслеживание пробега автомобилей, виды грузов и маршруты – эти данные также содержатся в путевых листах. Для удобства управленец может дополнить журнал соответствующими графами.

Таким образом, следуя рекомендациям и вовремя внося данные в журнал, предприятие сможет обеспечить бесперебойный учёт путевых листов. Администрации стоит акцентировать внимание подчинённых на сохранность журналов, содержащих статистические и учётные данные. За утерей следует ответственность директора и только потом самого исполнителя.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (19 голос., средний: 4,60 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>