Письмо на возврат денежных средств от поставщика
Оглавление:
1. Зачем нужно письмо на возврат товара?
2. Как оформить письмо?
3. Дополнительные документы
Зачем нужно письмо на возврат товара?
Просьба формулируется в письменном виде. Унифицированных шаблонов не предусмотрено, поэтому она составляется в произвольной форме. В письме в обязательном порядке должны содержаться следующие пункты:
Сведения о компании. Если документооборот предполагает использование фирменных бланков, то в этом случае ими нужно воспользоваться. В них реквизиты уже прописаны;
- Расчетный счет в банке, на который должны быть возвращены средства;
- Инициалы руководителя компании-партнера – его фамилия, имя и отчество;
- Повод для обращения. Здесь следует лаконично и коротко описать суть ситуации. Следует обязательно ссылаться на документ, подтверждающий совершения торгово-обменной операции. Например: договор, счет договора, акт приема-передачи или иное;
- Предмет обращения.
Также следует приложить платежные документы, опись и акт сверки. Все они подписываются руководителем и главным финансовым менеджером.
Ознакомиться с правилами возврата денежных средств покупателю можно в статье по ссылке
Как оформить письмо?
Составление письма на возврат денежных средств от поставщика не предусматривает строго установленной нормы, но подчинено ряду общих правил. Пункты должны располагаться в следующем порядке:
- Исходный номер документа во внутреннем документообороте компании;
- Дата: день, месяц, год;
- Полные сведения о партнере: название, адрес, ИНН, КПП и др.;
- Текст обращения имеет заголовок «Заявление»;
- Суть: «Название компании» просит вернуть денежные средства в размере (сумма), оплаченные по счету № ________ в связи с ненадлежащим качеством (или другая причина);
- Сведения о компании-отправителе: ИНН, адреса, расчетный счет;
- Пункт «генеральный директор» заполняется его инициалами и закрепляется подписью;
- Таким же образом оформляется пункт «главный бухгалтер/финансовый руководитель»;
- Документ заверяется печатью компании.
Образец письма на возврат денег от поставщика можно скачать ниже:
Письмо на возврат денежных средств от поставщика — образец
Дополнительные документы
Для получения возврата одного только обращения недостаточно. Дело в том, что каждое действие отражается в бухгалтерии и документообороте контрагента. Поэтому все операции сопровождаются определенным числом бухгалтерских и юридических документов. Простое письмо на возврат товара — не исключение. К нему в обязательно прикладывают акт сверки независимо от причин возврата. С помощью этого документа стороны легко выявляют расхождения в счетах и ошибки.
В таком же порядке можно возвращать и товары, купленные у контрагентов. Порядок оформления документов идентичен. Только вместо рассматриваемого документа оформляется запрос на возврат товара. Образец письма на возврат товара можно найти на нашем сайте. Он доступен для широкого круга пользователей и для пользования в документообороте любой компании.
Производственная деятельность не застрахована от человеческого фактора, следует знать, что любую ошибочную операцию можно исправить путем возврата активов.
На практике распространены следующие виды денежных возвратов:
- переплата за оказанные товары или услуги;
- авансовый платеж от контрагента;
- приобретение товарно-материальных ценностей.
Каждый документ на возврат составляется парно: один для инициатора, другой – для контрагента. Стороны подшивают свои экземпляры в соответствующей корреспонденции и хранят в течение 5 лет. В отдельных случаях, если одна из компаний состоит из нескольких структурных подразделений, количество экземпляров может быть больше. Эта информация также должна находить отражения в описи документов.
А что делать, если мы уже два письма отправили поставщику на возврат денежных средств, а в ответ тишина, он находиться в другом городе, отправляли туда нашего представителя, их контора закрыта, не ужели нарвались на фирму однодневку ?
Светлана, добрый день.
В данном случае следует обращаться в организацию по защите прав потребителей.
Сталкивался неоднократно с подобной ситуацией, когда товар надо возвратить продавцу, но сталкивался периодически с проблемами. Сейчас уверен, что таких вопросов в будущем у меня получится избежать, спасибо.