Письмо на возврат денежных средств от поставщика

Бизнес-процессы иногда требуют обратного действия – отмены сделки и возврата предоплаты. Такие факторы учтены на законодательном уровне: прописан порядок совершения процедур с обратным действием. Одним из них является возврат денег от поставщика. Процедура совершается на основе официального запроса и подчинена строго установленным правилам. Далее вы сможете ознакомиться и скачать образец письма на возврат денежных средств от поставщика.

Зачем нужно письмо на возврат товара?

Просьба формулируется в письменном виде. Унифицированных шаблонов не предусмотрено, поэтому она составляется в произвольной форме. В письме в обязательном порядке должны содержаться следующие пункты:

• Сведения о компании. Если документооборот предполагает использование фирменных бланков, то в этом случае ими нужно воспользоваться. В них реквизиты уже прописаны;
• Расчетный счет в банке, на который должны быть возвращены средства;
• Инициалы руководителя компании-партнера – его фамилия, имя и отчество;
• Повод для обращения. Здесь следует лаконично и коротко описать суть ситуации. Следует обязательно ссылаться на документ, подтверждающий совершения торгово-обменной операции. Например: договор, счет договора, акт приема-передачи или иное;
• Предмет обращения.

Также следует приложить платежные документы, опись и акт сверки. Все они подписываются руководителем и главным финансовым менеджером.

Ознакомиться с правилами возврата денежных средств покупателю можно в статье по ссылке

Как оформить письмо?

Составление письма на возврат денежных средств от поставщика не предусматривает строго установленной нормы, но подчинено ряду общих правил. Пункты должны располагаться в следующем порядке:

• Исходный номер документа во внутреннем документообороте компании;
• Дата: день, месяц, год;
• Полные сведения о партнере: название, адрес, ИНН, КПП и др.;
• Текст обращения имеет заголовок «Заявление»;
• Суть: «Название компании» просит вернуть денежные средства в размере (сумма), оплаченные по счету № ________ в связи с ненадлежащим качеством (или другая причина);
• Сведения о компании-отправителе: ИНН, адреса, расчетный счет;
• Пункт «генеральный директор» заполняется его инициалами и закрепляется подписью;
• Таким же образом оформляется пункт «главный бухгалтер/финансовый руководитель»;
• Документ заверяется печатью компании.

Образец письма на возврат денег от поставщика можно скачать ниже:

Письмо на возврат денежных средств от поставщика — образец

Дополнительные документы

Для получения возврата одного только обращения недостаточно. Дело в том, что каждое действие отражается в бухгалтерии и документообороте контрагента. Поэтому все операции сопровождаются определенным числом бухгалтерских и юридических документов. Простое письмо на возврат товара — не исключение. К нему в обязательно прикладывают акт сверки независимо от причин возврата. С помощью этого документа стороны легко выявляют расхождения в счетах и ошибки.

В таком же порядке можно возвращать и товары, купленные у контрагентов. Порядок оформления документов идентичен. Только вместо рассматриваемого документа оформляется запрос на возврат товара. Образец письма на возврат товара можно найти на нашем сайте. Он доступен для широкого круга пользователей и для пользования в документообороте любой компании.

Производственная деятельность не застрахована от человеческого фактора, следует знать, что любую ошибочную операцию можно исправить путем возврата активов.

На практике распространены следующие виды денежных возвратов:

• переплата за оказанные товары или услуги;
• авансовый платеж от контрагента;
• приобретение товарно-материальных ценностей.

Каждый документ на возврат составляется парно: один для инициатора, другой – для контрагента. Стороны подшивают свои экземпляры в соответствующей корреспонденции и хранят в течение 5 лет. В отдельных случаях, если одна из компаний состоит из нескольких структурных подразделений, количество экземпляров может быть больше. Эта информация также должна находить отражения в описи документов.